Asistente Administrativa

at  ColgatePalmolive

Ningún apoyo económico por reubicación 153434 - Panamá, Panamá, Panamá**Colgate-Palmolive se complace en invitar solicitudes para el puesto de asistente administrativo que reporta al vicepresidente y gerente general para la región de América Central. Esta función apoyará principalmente al vicepresidente y gerente general y también a los miembros extendidos del equipo de liderazgo (finanzas y recursos humanos), con tareas administrativas generales, como la planificación de reuniones, informes, eventos y viajes. El Asistente Administrativo brindará apoyo al VP y Gerencia General, Director de Finanzas y Director de Recursos Humanos resolviendo tareas administrativas diarias a nível práctico de acuerdo con las políticas y procedimientos internos, sirviendo de enlace entre el ejecutivo y otros departamentos y países relacionados. El puesto requiere que el individuo demuestre un alto nível de iniciativa, buen juicio y la capacidad de manejar información confidencial de una buena manera.

Este rol es reconocido en toda la Compañía como un experto en el campo administrativo.Hablemos de principales responsabilidades: - Calendario y Agendas:

• * Coordina el calendario maestro para el GM y toda la organización*:
• * Coordina la agenda y calendario de la GM*:
• * Realiza un seguimiento y coordina los calendarios de una o más personas y programa reuniones*:
• * Proporcionar apoyo administrativo para las reuniones en el sitio para incluir la planificación de reuniones y la coordinación logística con personas de múltiples ubicaciones y/o funciones.*:
• * Proporcionar planificación de reuniones y coordinación logística para los comités liderados por VP y GM*:
• * Brinda apoyo administrativo integral antes, durante y después de grandes reuniones de conferencias.*:
• * Coordina con frecuencia reuniones con personas de múltiples ubicaciones para reuniones fuera del sitio.*:
• * Es posible que deba estar físicamente presente para brindar asistencia administrativa en reuniones fuera del sitio*:
• * Experto en coordinar reuniones utilizando nuevas tecnologías y es un recurso de capacitación y usuario avanzado para nuevas tecnologías de reuniones: video/auditoría/conferencias en red.*:
• Soluciona problemas de equipos en salas de conferencias antes y durante cualquier reunión y sabe a quién contactar para obtener asistencia técnica.:
• * Comunicarse clara y efectivamente en medios verbales, escritos y electrónicos.*:
• * Inicia y redacta correspondencia rutinaria (horarios, cartas, memorandos, correos electrónicos) y no rutinaria (encuestas, actas, planes de proyectos, anuncios e ideas de mejora continua) con una narrativa significativa*:
• * Crea y/o edita presentaciones que incluyen formatos, diseños y contenido con atención a los detalles y supervisión mínima*:
• * Influye en el enfoque de la presentación y juega un papel importante en el desarrollo del “producto” final para los miembros del departamento*:
• * Responde de forma independiente y realiza un seguimiento de las solicitudes de información en función del conocimiento adquirido del departamento/área*:
• * Comparte información confidencial con discreción y mantiene informados a los demás dentro del departamento. Los documentos escaneados/copiados se realizan correctamente para su distribución.*:
• * Recopila informes y/o información de fuentes internas/externas que requieren investigación y conocimiento de la organización (por ejemplo, extrayendo información de intranet/internet para obtener datos relevantes para el departamento).*:
• * Administración de la plataforma Cytric Travel & Expense, usuarios y otros requerimientos*:
• * Organiza con frecuencia viajes internacionales y coordina los arreglos de viaje para varias personas.*:
• * Prepara itinerarios de viaje de forma independiente*:
• * Prepara informes de gastos de viaje para el vicepresidente y gerente general, el director de finanzas y el director de recursos humanos a tiempo y con una supervisión mínima*:
• * Gestionar visas y otros documentos legales del VP & GM*:
• * Administra múltiples proyectos y eventos según lo requiera el vicepresidente y gerente general, el director de finanzas y el director de recursos humanos*:
• * Apoya al vicepresidente y gerente general (generalmente un expatriado) en sus necesidades personales, incluidas las necesidades familiares, relacionadas con vivir y trabajar en Guatemala.*:
• * Toma la iniciativa de simplificar los sistemas y procesos para eliminar el trabajo innecesario*:
• * Crea y utiliza redes informales para obtener apoyo y conseguir cosas*:
• * Sensibilidad extrema a la confidencialidad de los datos y la información*:
• ** Realiza otras tareas que se le asignen¿Qué necesitas para aplicar?:
• **Licenciatura en Administración de Empresas, Relaciones Internacionales o áreas afines o Carrera Técnica en Se

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