Accounts Payable Representative (Bilingual)

at  Roofmart

Fantastic Opportunity to Be Part of a Great Team!
Roofmart, Canada’s National distributor for Exterior Building Supply for Roofing, Siding, Metal and Building Envelope. With over 50 Roofmart locations across Canada, we are strategically positioned to handle all our customer needs. We are looking for Enthusiastic, Driven, Outside of the Box Thinkers to help us grow our business.
Job Description
Représentant des Comptes créditeurs (Bilingue) / Accounts Payable Representative (Bilingual)
Résumé du poste
L’équipe des comptes fournisseurs est un contributeur clé à la capacité de Roofmart à maintenir des relations solides et rentables avec les fournisseurs et à offrir une expérience client fluide. En tant que partie du Centre de soutien national, l’équipe des comptes fournisseurs dessert toutes nos succursales et centres de coûts à travers le Canada, en interagissant avec les achats, les finances et tous les directeurs de succursales et de districts. Le rôle nécessite une personne autonome avec d’excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, une attention aux détails et aux délais, et la capacité de coacher et de guider les membres de l’équipe. L’équipe des comptes fournisseurs relève du directeur financier.
Ce rôle soutiendra nos emplacements au Québec et doit être entièrement bilingue.

Responsabilités

• Recevoir et traiter les factures des fournisseurs et les remboursements des employés en temps opportun
• Veiller à ce que les contrôles internes soient respectés en vérifiant que les factures présentées pour paiement correspondent aux prix approuvés et aux quantités reçues
• S’assurer que les exceptions où les factures ne correspondent pas aux bons de commande ou aux documents de réception sont approuvées de manière adéquate et appropriée
• Assurer la conformité avec les politiques de l’entreprise exigeant que les achats soient préapprouvés par des bons de commande
• Assurer la conformité avec la politique de voyage de l’entreprise et l’adéquation de la documentation justificative
• Initier et traiter les cycles de paiement en temps opportun conformément au calendrier de paiement de l’entreprise, en veillant à ce que les remises pour paiement rapide des fournisseurs soient prises lorsque disponibles
• Surveiller et escalader les factures en litige pour assurer une résolution rapide
• Identifier les opportunités d’amélioration continue des processus, y compris le passage des fournisseurs au virement électronique ou au paiement électronique, et les obstacles à ces améliorations
• Assurer la conformité avec les exigences réglementaires et légales, y compris l’utilisation de l’entité juridique appropriée et correcte sur la documentation
• Collaborer avec les achats et le coordinateur du Centre de soutien national pour assurer des données précises sur les fournisseurs, y compris les opportunités de standardisation des conditions de paiement des fournisseurs
• Gérer les rapports non validés et travailler avec les fournisseurs pour s’assurer que les factures sont soumises en temps opportun
• Examiner et traiter les relevés de compte des fournisseurs pour s’assurer que les factures manquantes sont traitées en temps opportun
• Soutenir nos entreprises basées au Québec, en traitant avec les sites et les fournisseurs en français
• Autres tâches selon les besoins

• Receive and process incoming vendor invoices and employee reimbursements on a timely basis
• Ensure internal controls are upheld by verifying invoices presented for payment are matched and agree with approved pricing and quantities received
• Ensure adequate and appropriate approval is obtained on exceptions where invoices do not match PO or receiving documents
• Ensure compliance with company policies requiring purchases to be preapproved through Purchase Orders
• Ensure compliance with the Company’s Travel Policy and adequacy of supporting documentation
• Initiate and process payment runs in a timely manner in accordance with the Company’s payment schedule, ensuring vendor prompt payment discounts are taken when available
• Monitor and escalate invoices in dispute to ensure timely resolution
• Identify opportunities for continued process improvements, including moving vendors to EFT or E-Bill Pay, and barriers to making such improvements
• Ensure compliance with regulatory and legal requirements, including having the appropriate and correct legal entity on documentation
• Collaborate with Purchasing and the National Support Centre Coordinator to ensure accurate vendor master data, including opportunities for vendor payment term standardization
• Manage unvouchered reports and work with vendors to ensure invoices are submitted timely
• Review and action vendor account statements to ensure missing invoices are addressed timely
• Support our Quebec based companies, dealing with the sites and vendors in French
• Other duties as require