Adjoint.e à la direction at PAQ

Montreal, Quebec, Canada -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

23 May, 26

Salary

22.56

Posted On

22 Feb, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Strategic Support, Coordination, Board Support, Logistics Planning, Stakeholder Communication, Agenda Management, Document Formatting, Meeting Transcription, Record Keeping, Prioritization, Autonomy, Initiative, Adaptability, Bilingualism, Microsoft Office Suite

Industry

Non-profit Organization Management

Description

Titre du poste : Adjoint.e à la direction Type d’emploi : Temps plein permanent, 35 heures par semaine Horaire : Du lundi au vendredi, 8h30 – 15h30 Le travail en soirée ou en fin de semaine est parfois requis afin de pouvoir participer à des événements. Période de probation : 3 mois Salaire et avantages : À partir de 22.56 $ / heure ; Assurances collectives payées à 100% par l’employeur (après 3 mois) + service de télémédecine ; 3 semaines de vacances payées par an ; 10 jours de maladie payés par an ; Cellulaire et ordinateurs corporatifs. Emplacement : Bureaux administratifs de PAQ : 338 rue Saint-Antoine Est, Montréal, QC, H2Y 1A3, Suite #402 Le ou la candidate doit pouvoir se déplacer sur tous les sites de PAQ selon les besoins de l’organisation et selon les projets menés. PAQ1 :169, rue de la Gauchetière Est Transition de Bullion :1065, rue de Bullion PAQ2 : 2060 rue, Saint-Dominique La Maison Akhwà:tsiré | MAP : 1019, rue Saint Hubert La Maison ᐊᓐᓇᒋᐊᕐᕕᒃ Annagiarvik - 3702, rue Sainte Famille La Maison Jeunesse : 1668-1670 rue Saint-Germain Mission de l’organisation PAQ existe pour offrir un continuum de milieux de vie et de ressources aux personnes des Premières Nations, Inuit et Métis à Tio’tià:ke / Montréal, qui sont en situation d’itinérance ou à risque de l’être. Elle le fait à travers des approches ancrées dans les valeurs et traditions autochtones, et en favorisant un environnement culturellement sécurisant. Notre organisation célèbre cette année ses 21 ans d’opérations et continue de diversifier ses champs d’activité afin de répondre au mieux à cette crise qu’est l’itinérance en milieu urbain. Sommaire du rôle et des responsabilités Le ou la titulaire du poste appuie étroitement la direction générale dans l’exécution de ses responsabilités administratives et stratégiques. Il ou elle assure une coordination efficace entre la direction, les gestionnaires de l’équipe, ainsi que les partenaires internes et externes. La personne joue également un rôle clé dans le soutien au conseil d’administration, notamment en assurant la logistique et la planification des rencontres mensuelles. Le ou la titulaire sera amené(e) à représenter PAQ, et plus particulièrement la direction générale, dans ses communications avec les parties prenantes externes. Il ou elle doit donc incarner un haut niveau de professionnalisme et de sens politique, tout en représentant avec intégrité les valeurs, la vision et les engagements de Projets Autochtones du Québec. VOLET 1 – Soutien à la direction générale Assister le dirigeant ou la dirigeante dans l'exécution des tâches administratives et la gestion de ses priorités ; Gérer un agenda complexe en fonction des priorités organisationnelles ; Organiser les déplacements de Le dirigeant ou la dirigeante ; Accompagner Le dirigeant ou la dirigeante lors de certains déplacements ; Assurer un suivi des dossiers administratifs ; Répondre à la ligne principale téléphonique et rediriger les appels ; Recevoir et traiter les commandes et le courrier ; Des tâches variées surviennent chaque jour, touchant à différents dossiers. VOLET 2 – Soutien général Rédiger et formater divers documents corporatifs (notes de service, courriels, rapports, présentations, etc.) ; Effectuer les transcriptions écrites des réunions mensuelles et en produire les comptes-rendus ; Collaborer avec l'équipe de gestion et soutenir les opérations des sites ; Organiser les réunions internes et externes (logistique, documentation, salle, matériel, achats de collations, suivi, etc.) ; Mise à jour des dossiers auprès des différents gouvernements (Registraire des entreprises du Québec, Revenue Québec, Agence du revenu du Canada, etc. ; Traduire des documents de l’anglais au français sur une base hebdomadaire ; Gérer les achats de fournitures de bureau / meubles et produits d'entretien ; Aide à la planification d’évènements ; Apporte un soutien ponctuel aux autres services de PAQ selon les besoins. VOLET 3 – Soutien au conseil d’administration Organiser les rencontres du CA ; Collecter et envoyer les documents (ordre du jour, registre des actions, documents connexes) ; Rédiger et corriger les procès-verbaux des réunions ; Assurer le suivi des actions et demandes des membres ; Planifier l'Assemblée Générale Annuelle et toutes les tâches connexes à ce sujet. Valeurs attendues et attributs pour occuper ces fonctions Forte capacité à travailler sous pression et dans des délais courts ; Bonne organisation, car plusieurs tâches sont à gérer en même temps, et un suivi rigoureux des dossiers ; Bonne gestion des priorités et des délais demandés ; le poste exige de jongler avec plusieurs responsabilités à la fois. Il ou elle doit démontrer une grande rigueur dans la planification, le suivi et la priorisation des tâches ; Forte éthique de travail ; gestion de dossiers confidentiels ; Communication claire et efficace ; Grand sens de l’autonomie, le travail se fait sans supervision constante de Le dirigeant ou la dirigeante ; Prise d’initiatives; Capacité d’adaptation. Exigences académiques et qualifications AEC en technique d'administration ou en bureautique ; Posséder un minimum de trois (3) ans d’expérience pertinente dans un rôle similaire ; Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit ; Bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit ; Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Team ; Débrouillardise, capacité à travailler sous pression et aptitude à gérer plusieurs projets simultanément. *Chez PAQ, bien que le français soit la langue principale de travail, de nombreux bénéficiaires autochtones que nous desservons parlent d'abord leur langue maternelle et l'anglais comme deuxième langue, le français étant rarement utilisé. Afin d’offrir un soutien efficace, la maîtrise de l'anglais est requise pour ce poste. Cette exigence repose uniquement sur la nature des fonctions et la nécessité de communiquer efficacement avec nos bénéficiaires, en conformité avec les lois linguistiques du Québec. **Seules les personnes dont la candidature répond aux exigences seront contactées. ***Les candidat.e.s autochtones sont fortement encouragé.e.s à postuler. Location Montréal, Quebec Employment Type Full-time permanent - 35 hrs/wk Minimum Experience Mid-level Compensation À partir de 22.56 $ / heure

Responsibilities

The role closely supports the Executive Director in administrative and strategic responsibilities, ensuring effective coordination between management, team leaders, and internal/external partners. This person also plays a key role in supporting the Board of Directors, including planning monthly meetings, and may represent the organization in external communications.