A titre d’Adjoint(e) de direction, vous avez pour mission de soutenir les membres de la haute direction de l’entreprise, surtout en ce qui concerne les aspects liés aux réservations et aux déplacements. Vous jouez un rôle essentiel dans l’optimisation des processus de voyage et la gestion des rapports de dépenses.

Plus précisément, vous aurez à :

• Offrir un soutien administratif au Chef des finances et à l’équipe des finances, notamment pour la planification et la préparation de documents.
• Gérer l’agenda du Chef des finances : filtrer et prioriser les courriels, organiser les rencontres, signaler les éléments urgents et assurer le suivi des communications et des actions à entreprendre.
• Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau en maintenant un environnement de travail propre, sécuritaire et bien organisé.
• Organiser les déplacements et l’hébergement des membres de l’équipe des finances.
• Prendre en charge la logistique des réunions : réservations de salles, rédaction des procès-verbaux et suivi des horaires.
• Agir comme personne-ressource principale auprès des fournisseurs, de la gestion de l’immeuble et des prestataires de services.
• Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et effectuer les commandes au besoin.
• Coordonner les événements du bureau et assurer la logistique entourant les visites.
• Participer à l’accueil de nouveaux employés : préparation du poste de travail et gestion des accès.
• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les services de messagerie.
• Contribuer à certaines tâches de base en comptabilité ou en finances, telles que le traitement des rapports de dépenses.
• Veiller au respect des politiques et procédures de l’entreprise.

QUALIFICATIONS

• Minimum de cinq années d’expérience dans un poste d’adjoint(e) de direction ou dans un rôle administratif similaire.
• Très bonne capacité d’organisation et aisance à gérer plusieurs responsabilités en parallèle.
• Excellentes capacités de communication en anglais et en français, à l’oral comme à l’écrit.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils de collaboration (ex. : Microsoft Teams).
• Attitude positive, esprit d’initiative, autonomie et souci du détail.
• Expérience dans un environnement de travail au rythme soutenu.
• Approche axée sur le service à la clientèle et l’excellence opérationnelle.

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