Adjoint.e exécutif.ve at Transat AT

Montreal, Quebec, Canada -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

01 Jan, 26

Salary

0.0

Posted On

03 Oct, 25

Experience

10 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Calendar Management, Communication Skills, Document Preparation, Event Coordination, MS Office Suite, Organizational Skills, Problem Solving, Project Management, Time Management, Bilingual Communication, Customer Service, Confidentiality, Attention to Detail, Initiative, Reliability

Industry

Travel Arrangements

Description

Description de l'entreprise Faites partie du voyage ! Notre mission, c’est d’être la compagnie aérienne préférée de notre clientèle et de notre équipe. L’ouverture d’esprit, le souci des autres, l’intelligence au travail et surtout une bonne dose de plaisir nous permettent chaque jour d’accomplir de grandes choses. Notre engagement nous a valu le titre de meilleure compagnie aérienne de loisirs au monde à plusieurs reprises, et ce n'est que le début. Envie de vous joindre à nous? Vous aurez la chance de profiter de privilèges voyage exclusifs pour explorer le monde et créer des souvenirs inoubliables. Vous aurez aussi l’occasion d’œuvrer dans des environnements de travail modernes et inspirants. Description du poste L’adjoint.e exécutif.ve joue un rôle clé dans le soutien administratif et organisationnel auprès de la haute direction. Elle, il s'acquittera proactivement de diverses fonctions administratives exigeant confidentialité, initiative et prise de décisions judicieuses. La personne occupant ce poste sera responsable de l'organisation, de la planification et de la coordination des activités administratives de son gestionnaire. L'adjoint.e exécutif.ve devra faire preuve d'un grand souci de l'image de l'entreprise dans toutes les communications, en assurant une excellente utilisation des langues française et anglaise lors de communications orales, de rédaction de documents, de traductions et de présentations internes et externes. Responsabilités Assurer la gestion du calendrier et résoudre tout problème de planification (planifier et organiser des réunions, des rendez-vous, des conférences, passer en revue et prioriser les invitations à des événements et les demandes de réunions) ; Filtrer les appels entrants, répondre aux questions, prendre les messages et renvoyer les appels aux membres des équipes concernées ; Prioriser, traiter et rédiger les courriels entrants et sortants ; Rédiger et transmettre les correspondances avec un haut degré de précision ; Préparer, réviser, mettre en page des présentations Word, Excel, PowerPoint, des ordres du jour, des rapports, des projets spéciaux et d'autres documents à l'appui des objectifs de l'organisation ; Développer et mettre en place un système de documentation et de classement efficace Interagir de manière appropriée et efficace avec les clients externes et les parties prenantes ; Préparer, coordonner toutes les dispositions et réservations de voyage ; Préparer et traiter les notes de frais; Gérez les projets ad hoc assignés - tels que certaines tâches personnelles, les événements et / ou les besoins familiaux ; Assister la directrice du bureau de la présidente dans divers projets comme l’organisation de rencontres et d’événements, la coordination de dossiers d’envergure, les suivis auprès de parties prenantes, la coordination au sein du Comité de direction. Qualifications Un baccalauréat ou diplôme d’études collégiales est préférable ; Un minimum de huit (8) ans d'expérience de travail connexe auprès d’un cadre supérieur ; Expert dans la suite MS Office (Excel, Word, PowerPoint et Outlook) ; La connaissance du logiciel SAP est un atout ; Un intérêt pour le secteur des compagnies aériennes, des voyages et/ou de l'hôtellerie; Excellentes compétences et aptitudes en matière d'organisation, de communication et de gestion du temps ; Capacité à travailler dans un environnement où le rythme est soutenu et où les priorités évoluent et changent ; Dynamique, rigoureux, fiable et motivé ; Méticuleux et débrouillard ; Doit assurer un excellent service à la clientèle. Excellentes compétences en communication verbale et écrite en français et anglais; Informations supplémentaires *Une bonne maîtrise du français est requise pour les postes au Québec. La personne en poste devra communiquer fréquemment en anglais, à l’oral et à l’écrit, avec des collègues, des clients ou d'autres parties prenantes, tant au Québec qu'à l’international. Équité en emploi Transat s’est engagée à favoriser un milieu inclusif et respectueux où l’équité a primauté. Nous nous efforçons de manière à rassembler un effectif qui reflète la diversité de nos clients ainsi que des communautés dans lesquelles nous voyageons. Nous encourageons alors les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes avec des handicaps à soumettre leur candidature. Transat accommodera les personnes avec des handicaps tout au long du processus de sélection et d’embauche. Si vous avez besoin des mesures d’adaptation, communiquez avec nous afin que nous puissions ensemble combler vos besoins convenablement.

Responsibilities

The executive assistant plays a key role in providing administrative and organizational support to senior management. Responsibilities include managing calendars, organizing meetings, and preparing various documents and presentations.