Veuillez référer au guide
Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.
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Sommaire du poste :
Sous la direction du responsable du programme et en étroite collaboration avec le directeur du programme d’études supérieures, le(la) titulaire du poste est chargé(e) d’apporter un soutien administratif aux activités administratives et aux affaires étudiantes. Il(elle) contribue au bon fonctionnement de l’unité. L’administrateur(trice) aux affaires étudiantes sera la principale personne de contact pour les professeurs, les enseignants et les étudiants diplômés et apportera un soutien administratif dans plusieurs domaines clés, comme indiqué ci-dessous

Principales responsabilités :

• Organiser et mener des activités visant à soutenir les opérations quotidiennes des affaires étudiantes pour le programme d’études supérieures.
• Fournir un soutien administratif pour mettre en place des comités opérationnels et académiques au sein du programme d’études supérieures. Coordonner leurs activités quotidiennes.
• Participer à l’élaboration de matériel promotionnel et à la sensibilisation afin de soutenir le recrutement et l’admission des étudiants diplômés.
• Planifier et participer activement aux réunions et aux initiatives des comités académiques, par exemple le comité d’admission. Être responsable de la planification, de la préparation des ordres du jour, des procès-verbaux et de la fourniture de mises à jour substantielles.
• Fournir un soutien administratif pour toutes les activités liées à l’admission, y compris l’examen des candidatures, des pièces justificatives et l’interprétation de la moyenne pondérée cumulative (CGPA) sur les relevés de notes nationaux et internationaux. Surveiller et assurer le suivi des correspondances par e-mail avec les candidats potentiels.
• Soutenir les activités pédagogiques du programme, notamment en apportant un soutien administratif aux cours et à leur mise en œuvre, ainsi qu’en assurant la gestion continue et l’intégration de ces activités sur des plateformes telles que SIS et MyCourses.
• Fournir un soutien administratif complet pour les activités/événements du programme d’études supérieures, notamment les journées d’orientation, les journées de recherche et les activités sociales des associations étudiantes.
• Aider l’administrateur des stages à coordonner des projets spéciaux liés au programme d’études supérieures, tels que la Journée de la santé publique, les journées d’orientation et les séances d’information pour les étudiants de première et deuxième année.
• Fournir un soutien administratif et assurer le suivi des progrès des étudiants diplômés, y compris les réunions de comité et les vérifications des diplômes.
• Tenir à jour des bases de données précises sur les membres actuels et passés du programme, par exemple les étudiants et les professeurs.
• Gérer tous les concours externes et internes de bourses d’études. Assurer la liaison avec les professeurs, les étudiants et le GPS afin de garantir le respect des dates limites des concours.
• Travailler avec les systèmes d’information sur les étudiants (SIS) et les systèmes d’information financière (FIS) nécessaires au soutien du programme d’études supérieures.
• Mettre à jour le contenu du site web du programme d’études supérieures, rédiger et envoyer des communications, publier du contenu sur MyCourses, gérer les listes de diffusion par courrier électronique et les comptes de médias sociaux.
• Maintenir un système de classement fonctionnel et facilement accessible à tous les membres concernés de l’équipe, établir l’accès et la sécurité des documents archivés, tenir les dossiers à jour.
• Communiquer avec les étudiants diplômés et les enseignants afin de s’assurer qu’ils connaissent les règles et règlements en vigueur concernant les études supérieures à McGill.
• Soutenir les activités liées aux affaires étudiantes, telles que l’inscription aux programmes et aux cours, la saisie et la modification des notes, le traitement des notes, les étapes importantes du cursus et les approbations de diplômes.
• Guider et conseiller les étudiants sur les exigences et les procédures des programmes d’études supérieures, les aider à trouver les ressources appropriées ou les orienter vers le responsable du programme en cas de problème. Tenir les étudiants informés des dates limites, des changements de réglementation, etc.
• Mettre en œuvre et servir de personne-ressource et de source d’information pour toutes les politiques et procédures de l’université et du département relatives à l’enseignement supérieur.
• Soutenir le corps enseignant dans le cadre des activités liées aux études supérieures (admissions, coordination des bourses d’études, planification des cours et réservation des salles, affectation des assistants d’enseignement, etc.).
• Assurer la liaison avec le GPS, l’ES et le service de comptabilité étudiante pour les questions spécifiques aux études supérieures.
• Faire preuve de flexibilité pour gérer toute autre activité liée au programme, selon les besoins.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.
Autres compétences et/ou aptitudes
Doit être orienté vers le client et le service, avec une capacité avérée à établir des relations de travail constructives avec toutes les parties prenantes. Capacité avérée à écouter et à aider les étudiants en difficulté. Expérience préalable dans le conseil individuel et collectif aux étudiants sur des questions académiques. Capacité avérée à transmettre et à recevoir clairement des informations en personne et par téléphone. Doit être motivé et orienté vers les résultats. Capacité avérée à travailler de manière indépendante et en équipe. Capacité avérée à gérer plusieurs projets. Excellentes compétences en matière de résolution de problèmes, y compris la capacité à faire preuve d’ingéniosité dans l’utilisation des plateformes de médias sociaux et des moyens de communication avec les étudiants. Grand souci du détail. Discrétion dans le traitement des informations confidentielles. Capacité à bien travailler sous pression. Capacité avérée à travailler dans un environnement PC en utilisant des logiciels de traitement de texte, des bases de données, des tableurs (PowerPoint, Excel), MINERVA, BANNER. La maîtrise de la gestion de sites web de base est un atout. Maîtrise de l’anglais et du français à l’oral et à l’écrit. Des tests seront organisés.

En tant qu’un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l’employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
• Régime enregistré d’épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles

Deux (2) congés flottants

• Neuf (9) « vendredis d’été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
• Jusqu’à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance du français et de l’anglais: L’Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 4 sur une échelle de 0-4.
Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer
ici.
Formation et expérience minimales requises :
DEC III 3 ans Expérience connexe avec DEC III /
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau H) $33.05 - $40.97
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Program Officer
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2025-09-11
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca

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