Administrativ koordinator – Stockholm at Sway Sourcing

Stockholm, , Sweden -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

04 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

06 Mar, 26

Experience

10 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administration, Coordination, Program Support, Executive Support, Meeting Documentation, Activity Coordination, Booking Management, Document Management, Project Driving, Microsoft Office, Administrative Tools, Hybrid Meetings, IT Terminology, Structure, Prioritization

Industry

Staffing and Recruiting

Description

Vi söker nu en koordinator/administratör till ett omfattande program hos en större offentlig organisation inom finanssektorn. Rollbeskrivning Uppdraget omfattar två huvudsakliga delar. Cirka 50 % av arbetstiden innebär att delta i ett större program kopplat till organisationens IT-sourcing. Programmet består av flera projekt med egna styrgrupper. Resterande 50 % av rollen innebär att ge administrativt stöd till en avdelningschef. Vid behov kan även stöd till övriga delar av ledningsgruppen och avdelningen ingå, i samarbete med en befintlig koordinator. Detta är en varierad roll där arbetsuppgifterna kan skifta från dag till dag och kräver god struktur samt förmåga att hantera flera parallella ansvarsområden. Ansvarsområden I rollen ingår bland annat att: föra protokoll och hantera mötesdokumentation koordinera aktiviteter och möten ansvara för bokningar och praktisk administration hantera olika typer av administrativ dokumentation Det kan även bli aktuellt att självständigt driva mindre uppdrag eller delprojekt. Skallkrav Minst 7 års dokumenterad erfarenhet av administration och koordinering i komplexa organisationer, med stöd till både projekt och ledning. Erfarenhet av arbete inom offentlig sektor. God teknisk kompetens utöver Microsoft Office, samt vana att snabbt sätta sig in i nya administrativa verktyg och hantera hybridmöten. Grundläggande förståelse för IT-terminologi och IT-relaterade begrepp. Mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på svenska. Börkrav Erfarenhet av att driva mindre projekt eller uppdrag. Erfarenhet av diarieföring och dokumenthantering. God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på engelska. Personliga egenskaper Vi söker en person som: har lätt för att bygga förtroende är strukturerad, flexibel och självgående har ett samarbetsorienterat arbetssätt är uthållig och stresstålig i komplexa miljöer har god prioriteringsförmåga. Övrig information Uppdraget kan komma att omfattas av en säkerhetsprövning vid ett senare tillfälle. Tillträde och ansökan: Startdatum: 2026-03-23 Slutdatum: 2028-09-22. Möjlighet till förlängning fram till den 2029-09-22 Sista ansökningsdagen: 2026-03-16 Ort: Stockholm Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher. Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.

Responsibilities

The role involves coordinating activities for a large IT sourcing program (50% of time) and providing administrative support to a department head (50% of time), requiring the ability to manage shifting daily tasks.