Administrativ medarbejder til stærkt og dynamisk sekretariat centralt på DT at Danmarks Tekniske Universitet

Copenhagen, Capital, Denmark -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

02 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

04 Mar, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administration, Purchasing Processes, Invoice Processing, Guidance, Support, Project Administration, Quality Assurance, Procedure Development, Oracle, Financial Systems, Reporting Systems, Flexibility, Structured Work, Attention to Detail, Service Minded

Industry

Research Services

Description

Har du erfaring med administration, indkøbsprocesser og fakturabehandling? Motiveres du af at være go-to person når der er brug for vejledning og support? Og trives du i en hverdag med en varieret opgaveportefølje og en bred kontaktflade? Så er du måske vores nye kollega i sekretariatet i Afdeling for Forskning, Rådgivning og Innovation (AFRI). Dine arbejdsopgaver Som administrativ medarbejder i AFRI’s Sekretariat bliver du en del af et lille og engageret team med stærkt sammenhold, humor og plads til, at du sætter dit præg på opgaverne. Du vil få en central rolle i afdelingens daglige drift, hvor dine opgaver blandt andet vil omfatte: * support i forbindelse med fakturabehandling, herunder ordre-/fakturamatch * vejledning i forbindelse med kreditkortafregninger og andre betalingsprocesser * håndtering af afdelingens indkøb samt dialog med leverandører * projektadministration i tæt samarbejde med projektlederne * kvalitetssikring og udvikling af administrative procedurer og processer * superbruger og support på DTU’s økonomi- og rapporteringssystemer (Oracle) * styring af diverse praktiske opgaver Vores forventninger til dig Du har en administrativ baggrund og har måske allerede arbejdet med fakturahåndtering og projektøkonomi – men vigtigst er, at du: * har god erfaring med administration samt med at yde vejledning og support * møder både opgaver og kollegaer med positivitet, fleksibilitet og gå-på-mod * er nysgerrig på digitale løsninger og kan bidrage til løbende procesforbedringer * har mod på at påtage dig nye ansvarsområder i takt med afdelingens udvikling * arbejder struktureret, selvstændigt og med øje for detaljen * trives i en dynamisk hverdag og er ikke bange for at tage fat – også når det gælder praktiske opgaver Uanset dit erfaringsniveau er du lærevillig og serviceminded. Vi lægger vægt på, at du aktivt bidrager til den gode kollegiale atmosfære, som kendetegner Sekretariatet og resten af afdelingen. Hvad tilbyder vi dig Vi tilbyder en uformel og dynamisk arbejdsplads med gode muligheder for både faglig og personlig udvikling - og et tæt samarbejde med engagerede og hjælpsomme kollegaer. Du får desuden: * et spændende og afvekslende job med stor kontaktflade * et professionelt arbejdsmiljø med stærke kollegiale relationer * en uhøjtidelig omgangstone, hvor vi vægter respektfuld sparring og samarbejde * en arbejdsplads, der værner om en sund balance mellem arbejde og privatliv * flekstid og mulighed for hjemmearbejdsdage. Om afdelingen AFRI er en central stabsfunktion, der spænder bredt fra forskningsstøtte, internationale alliancer, erhvervssamarbejde, kommercialisering, koncernjura og forskningsbibliotek. Afdelingen består af fire enheder og et sekretariat og har i alt 150 medarbejdere. Løn og ansættelsesvilkår Løn og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer m.fl. (HK/Stat) eller anden relevant overenskomst. Indplacering vil ske på grundlag af din baggrund, kvalifikationer og de stillede krav. Der er tale om en fuldtidsstilling. Stillingen ønskes besat snarest muligt. Arbejdsstedet er DTU Lyngby campus. Ansøgning og kontakt Vi skal modtage din online ansøgning senest den 20. marts 2026. Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser. Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte Sekretariatsleder Angela Silke Petersen, på tlf. 2179 8857. Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning. Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretage open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen. Teknologi for mennesker DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar mission om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den mission lever den dag i dag. DTU har 13.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.

Responsibilities

The role involves supporting daily operations within the department, focusing on tasks such as invoice matching, credit card reconciliation, handling procurement, and project administration in collaboration with project managers. The employee will also be responsible for quality assurance, developing administrative procedures, and acting as a super-user for DTU's financial and reporting systems (Oracle).