Administrative and Financial Associate[ ouvert aux niveaux 1 & 2] at UNDP

Bamako, Bamako, Mali -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

25 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

27 May, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Budget Monitoring, Financial Reporting, Procurement Planning, Contract Management, Logistics Coordination, Audit Risk Management, Compliance Monitoring, Microsoft Office 365, Event Organization, Financial Analysis, Administrative Support, UNDP POPP Procedures

Industry

International Affairs

Description

Tiered Approach Conformément à l’engagement visant à préserver les capacités et à soutenir le personnel déjà au sein de l’Organisation, la majorité des postes vacants du PNUD, du FENU et des VNU sont publiés selon un processus de candidature par niveaux , selon lequel : * Niveau 0 : Personnel international du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA), dont les postes seront supprimés, ou dont les contrats seront résiliés ou non renouvelés en 2026 * Niveau 1 : Autre personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA) * Niveau 2 : Personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat temporaire (TA), personnel sous contrat PSA régulier, et Volontaires des Nations Unies Experts et Spécialistes * Niveau 3 ou aucun niveau indiqué : Tous les autres types de contrat du PNUD/FENU/VNU et d'autres agences, ainsi que les candidats externes Veuillez noter le(s) niveau(x) indiqués dans le titre du poste vacant, le cas échéant, et assurez-vous de remplir les conditions d’éligibilité pour postuler. Background Le Mali, pays sahélien particulièrement exposé aux effets du changement climatique, fait face à une intensification des aléas climatiques, notamment les sécheresses récurrentes, les inondations, l’élévation des températures et les invasions acridiennes. Ces phénomènes, identifiés comme risques climatiques majeurs dans le Plan National d’Adaptation (PNA) du Mali (2024–2033), affectent profondément les secteurs clés du développement socio-économique, notamment l’agriculture, les ressources en eau, l’énergie, la santé, les déchets, ainsi que les infrastructures et les transports. Le PNA souligne que les inondations et les sécheresses constituent les principales sources de pertes humaines, économiques et environnementales, exacerbant l’insécurité alimentaire, la pauvreté et les dynamiques de fragilité sociale et territoriale. Malgré les efforts engagés à travers le PANA, la CDN révisée et les cadres sectoriels existants, le PNA met en évidence des contraintes structurelles persistantes qui limitent l’efficacité de la planification et de la mise en œuvre de l’adaptation au changement climatique. Ces contraintes concernent notamment la fragmentation institutionnelle, l’insuffisance des capacités techniques et organisationnelles, la faiblesse du système national d’observation et de production de données climatiques, ainsi que la disponibilité limitée d’analyses de vulnérabilité et de risques climatiques à des échelles adaptées à la prise de décision. Le projet de préparation du PNA identifie également des défis importants en matière de coordination intersectorielle, de gouvernance climatique et d’intégration effective des thématiques transversales, telles que le genre, l’inclusion sociale et la protection, la réduction des risques de catastrophes, ainsi que le lien climat–paix–sécurité. Dans ce contexte, la mise en œuvre effective du PNA du Mali requiert un renforcement ciblé des capacités nationales afin de traduire les priorités stratégiques d’adaptation en programmes et projets concrets, intégrés et bancables, capables de mobiliser des financements climatiques à grande échelle, notamment auprès du Fonds vert pour le climat (FVC). Cette exigence est pleinement alignée avec les objectifs du programme de préparation (Readiness) PNUD/FVC, qui vise à renforcer les cadres institutionnels, techniques et programmatiques des pays afin d’améliorer l’accès aux financements climatiques et l’impact des actions d’adaptation. Le projet sera mis en œuvre selon la modalité d’exécution directe (DIM) en étroite collaboration avec l’AEDD . Le présent projet de soutien préparatoire s’inscrit ainsi directement dans la logique du Readiness PNUD/FVC, en contribuant aux trois résultats clés attendus du programme, tels que définis dans le cadre de la préparation à l’adaptation : 1. Renforcement de la gouvernance et de la coordination institutionnelle de l’adaptation, à travers l’amélioration de l’alignement entre le PNA, la CDN révisée et les cadres sectoriels, ainsi que le renforcement des mécanismes de coordination interinstitutionnelle et multi-acteurs ; 2. Amélioration de la planification de l’adaptation fondée sur des données probantes, notamment par le comblement des lacunes en matière d’évaluations de vulnérabilité, d’analyses de risques climatiques, d’analyses socio-économiques et de prise en compte des dimensions transversales clés (genre, inclusion sociale, paix et sécurité, mobilité humaine) ; 3. Renforcement des capacités nationales à mobiliser des financements pour l’adaptation, en appuyant la structuration d’un portefeuille de projets d’adaptation prioritaires, techniquement robustes et alignés sur les exigences du Fonds vert pour le climat et des autres partenaires financiers. C’est dans ce cadre que le PNUD Mali souhaite recruter un associé administratif et financier en charge d’assurer le bon fonctionnement logistique, administratif et budgétaire du projet, en appui à l’unité de gestion, afin de garantir une mise en œuvre efficace, conforme aux procédures du PNUD et aux exigences du projet. Duties and Responsibilities L’associé administratif et financier projet assumera les responsabilités spécifiques suivantes : 1. Gestion financière et budgétaire * Suivi budgétaire : contrôler l’exécution du budget du projet, préparer les rapports financiers et assurer la conformité avec les règles du bailleur et du PNUD. * Traitement des paiements : gérer les demandes de paiement, les avances et les justificatifs. * Gestion des contrats : appuyer la préparation et le suivi des contrats des consultants, prestataires. * Prévisions financières : anticiper les besoins financiers pour les activités à venir et ajuster les projections. * Rapports financiers : produire des rapports périodiques nécessaires. * Contrôle de conformité : veiller au respect des procédures administratives et financières du PNUD et du GCF. * Préparation des audits et les évaluations : compiler les pièces justificatives et répondre aux observations. 1. Planification des achats et support logistique * Élaborer le plan d’approvisionnement en cohérence avec le budget et le calendrier des activités. * Appuyer la préparation des dossiers d’appel d’offres ou de consultation (TOR, cahiers des charges). * Contrôler la réception des biens et services (quantité, qualité, délais). * Gérer les paiements en lien avec les livrables et les conditions contractuelles. * Archiver les documents d’approvisionnement (contrats, factures, preuves de livraison). 1. Soutien transversal et technique * Suivi des risques opérationnels : identifier les goulots d’étranglement et proposer des solutions. * Contribution à la qualité : s’assurer que les livrables respectent les standards et délais. * Fournir une assistance administrative et logistique liée à l’UGP pour l’organisation de formations, ateliers et réunions. * Aider les consultants internationaux : organisation des déplacements, réunions, réservations, correspondances. d. Partage des connaissances et au renforcement des capacités Participer à des formations et organiser des séances d’information sur les procédures internes à l’intention du personnel du projet. Apporter un soutien à d’autres activités de renforcement des capacités, notamment à la conception et à la mise à disposition d’outils, de supports pour les ateliers ou de plateformes permettant de tirer parti de l’intelligence collective des communautés et de susciter des actions. Apporter un soutien à la diffusion et au partage des données pertinentes et des enseignements tirés au sein du bureau de pays et à l’échelle régionale. Se tenir informé des meilleures pratiques émergentes aux niveaux national, régional et international en rapport avec les activités du projet assigné. . Le titulaire du poste accomplit d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.  4. Dispositions institutionnelles L’associé administratif et financier exercera ses fonctions principalement au sein du Bureau Pays du PNUD, sous la supervision administrative et opérationnelle du Chef de l’Unité Environnement. Il/elle apportera un appui direct au projet, notamment dans la gestion financière, le suivi budgétaire, la conformité et la coordination administrative liée au financement du projet. Il/elle jouera également un rôle de liaison entre le PNUD et l’AEDD sur les aspects financiers et administratifs du projet, afin de garantir la fluidité des processus, la cohérence des données financières, et la conformité avec les règles de gestion du PNUD et du bailleur. Il/elle devra interagir régulièrement avec l’AEDD pour fournir les informations financières essentielles, consolider les besoins du projet et assurer le suivi approprié des engagements. Competencies Base Obtenir des résultats : .NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais Penser de manière innovante : .NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, est pragmatique dans la résolution de problèmes, apporte des améliorations Formation continue: NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage des connaissances, apprend de ses erreurs, demande des retours Adaptez-vous avec agilité : NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible Agir avec determination: NIVEAU 1 : Fait preuve d'enthousiasme et de motivation, capable de rester serein face à l'adversité, sûr de soi Engager et collaborer : NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives Promouvoir la diversité et l’inclusion : NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des biais inconscients, affronter la discrimination Compétences transversales et techniques Domaine Nom Définition Gestion d'entreprise Satisfaction client / Gestion de la clientèle Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée en faisant preuve d'un sens de l'urgence, à proposer des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre. Contribuer à l'élaboration de la stratégie de service client. Rechercher des moyens d'apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations futurs des clients. Finance Gestion du budget Savoir contribuer aux aspects budgétaires du processus de planification du travail, ainsi qu’à l’élaboration et à la gestion des budgets des équipes. Finance Gestion du risque d’audit Savoir aborder les risques et les questions d’audit soulevés au cours d’un audit et proposer des solutions afin de garantir la rigueur et l’impartialité de l’avis Finance Communication et impact en matière financière Être en mesure de communiquer clairement des informations financières à des responsables non financiers, y compris à divers organes directeurs tels que le Conseil d’administration Administration et opérations Planification et gestion de la continuité des activités Être en mesure d’identifier et d’évaluer les risques, de préparer, de mettre à jour et de maintenir des plans de continuité des activités, y compris de vérifier l’efficacité des protocoles de communication existants et des plans actualisés Achats Analyse financière Maîtriser l’évaluation des activités, des projets, des budgets et d’autres transactions financières pour déterminer leur performance et leur adéquation Required Skills and Experience Education: * L'enseignement secondaire est requis. OU * Un diplôme universitaire (Licence) en administration, gestion, ou équivalent en finances, comptabilité ou audit, économie, administration des affaires ou administration publique, ou tout autre domaine pertinent sera dument pris en considération mais pas un requis. Experience: Avoir au minimum 6 ans d’expérience (avec le diplôme d’études secondaires) ou 3 ans d’expérience (avec le diplôme de Licence) avérée dans des postes similaires impliquant : • La gestion administrative, financière et/ou logistique, de préférence dans un contexte de projet de développement, en lien avec l’environnement et/ou les changements climatiques. • La gestion et l’archivage des documents financiers, le traitement des paiements, les procédures de passation des marchés la logistique d’événements et le soutien aux équipes de projet. • Bonne connaissance des procédures administratives, financières et de passation des marchés dans les projets de développement. • Familiarité avec les règles de passation de marchés, les normes de rapports, et les exigences de conformité. • Maîtrise de l’environnement Microsoft Office 365 (Word, Excel, Powerpoint). • Capacité à organiser des événements (ateliers, formations, réunions) et à gérer la logistique associée. • Familiarité prouvee avec les procédures des Nations Unies, en particulier celles du PNUD, y compris le cadre POPP (Politiques et procédures de programme et d’exploitation) est souhaitable • Connaissance de l’environnement software des nations unies, notamment Quantum, UNALL, PIMS, serait un avantage. • Expérience dans un environnement multiculturel ou dans des projets liés au changement climatique ou à la gestion des ressources naturelles est un avantage. • La maitrise du français et de l’une des langues nationales est requise (le bambara) • La connaissance pratique de l’Anglais est souhaitée Non exigée mais des formations en gestion de projet, finance publique, approvisionnement, passation des marchés, ou POPP seraient un avantage. EÉgalité des chances En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances, le PNUD valorise la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l'organisation. Nos décisions d'embauche sont fondées sur le mérite et l'aptitude au poste, sans discrimination. Le PNUD s'engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s'épanouir et bénéficie d'opportunités de carrière ouvertes à tous. Harcèlement sexuel, exploitation et abus d'autorité Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination et l'abus d'autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs. Droit de sélectionner plusieurs candidats Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d'autres postes similaires au PNUD, au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducationnelles similaires. Alerte aux escroqueries Le PNUD ne facture aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d'informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert [https://eur03.safelinks.protection.outlook.com/?url=http%3A%2F%2Fwww.undp.org%2Fscam-alert&data=05%7C02%7Cndofene.senghor%40undp.org%7C530a84260a0c43a697c508dd686b7c5c%7Cb3e5db5e2944483799f57488ace54319%7C0%7C0%7C638781533057840233%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJFbXB0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpbCIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C0%7C%7C%7C&sdata=So%2F9alxJgmVDjZccrko5QoVietwlIt%2BwevjKUVNONyU%3D&reserved=0]. #LI-DNI

Responsibilities

The associate is responsible for the financial, budgetary, and administrative management of the project to ensure compliance with UNDP and GCF rules. This includes managing payments, procurement plans, and providing logistical support for workshops and international consultants.