Administrative Assistant (Asistente Administrativa/o) at UNDP

Panama City, Florida, United States -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

05 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

07 May, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Logistics Coordination, Document Management, Procurement Management, Microsoft Office 365, Financial Documentation, Human Resources Support, Asset Management, Event Planning, Report Writing, Quantum Platform, Public Relations, Archiving, Budget Tracking, Interinstitutional Coordination

Industry

International Affairs

Description

Tiered Approach In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization, a majority of UNDP UNCDF/UNV vacancies are advertised using a tiered application process whereby: * Tier 0: UNDP/UNCDF/UNV IP staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments, whose posts will be abolished, or contracts will be terminated or not renewed during 2026. * Tier 1: Other UNDP/UNCDF/UNV staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments * Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV staff holding temporary appointments (TA), personnel on regular PSA contracts, and Expert and Specialist UN Volunteers * Tier 3 or no tier indicated: All other contract types from UNDP/UNCDF/UNV and other agencies, and other external candidates Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply. Antecedentes El PNUD es la principal organización de las Naciones Unidas en la lucha para poner fin a la injusticia de la pobreza, la desigualdad y el cambio climático. Trabajando con nuestra amplia red de expertos y socios en 170 países, ayudamos a las naciones a construir soluciones integradas y duraderas para las personas y el planeta. El PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo humano sostenible. En Panamá trabaja a nivel nacional, nivel municipal y comarcal. El PNUD hace parte de las Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Panamá aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible (UNSDCF en inglés). El Plan Estratégico de Gobierno 2025-2029 y con los marcos programáticos del Marco de Cooperación de Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible en Panamá (UNSDCF) 2026-2030 y del Programa de País del PNUD 2026-2030, que priorizan el crecimiento económico inclusivo y un ambiente sostenible, fomentando el bienestar y la equidad en la población, y promoviendo sistemas de gobernanza inclusivos, eficaces y responsables. De esta forma, el proyecto en la cuenca del río Indio se posiciona como un modelo innovador y replicable para integrar catastro, desarrollo humano y sostenibilidad ambiental en territorios de alta importancia estratégica para Panamá. En su rol como socio para el desarrollo y articulador para la Agenda 2030 de Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) brindamos asistencia técnica para acelerar que se logren los ODS como catalizadores para lograr que todas las personas vivan mejor en armonía con el planeta. A nivel programático PNUD Panamá está organizado en 3 Clústeres y 1 Portafolio: el Clúster de Ambiente, Cambio Climático y Gestión de Riesgos para el Desarrollo Sostenible; el Clúster de Inclusión Social y Equidad; y el de Gobernabilidad, Paz y Derechos humanos. El portafolio es de cohesión social para Panamá. En el área de Ambiente, Cambio Climático y Gestión de Riesgos (donde hay confluencia de los otros clústeres y portafolio) la gestión integrada de cuencas hidrográficas es una de las herramientas para lograr la mejor u óptima asignación de uso / actividades humanas de agua y del territorio para garantizar a largo plazo recursos hídricos, la salud de los ecosistemas y prosperidad para las personas. La ACP, con socios estratégicos y la coordinación interinstitucional, impulsará el desarrollo de iniciativas de mejorar la calidad de vida de las personas a través de una eficiente administración del agua en la cuenca hidrográfica de río Indio, lo que a su vez fortalecerá el sistema de lagos del Canal de Panamá fomentando beneficios a las comunidades locales, traducidos en favorecer un desarrollo humano sostenible para la cogestión socioeconómica y ambiental. Avanzar en transformaciones estructurales debe hacerse desde lo que las propias comunidades han reconocido como exitoso y de alto valor, que es el aseguramiento de los derechos sobre la tierra a través de un programa de catastro y titulación en los territorios dentro de esta cuenca hidrográfica, de tal manera que las personas que allí habitan tengan seguridad jurídica de sus tierras y que este derecho sirva no solo para empoderar hombres y especialmente mujeres, sino como catalizador para mejorar sus condiciones de vida. Con la integración de la Cuenca del río Indio a la Cuenca del Canal de Panamá, se continúa un enfoque integral de gestión del territorio, que incluye el programa de catastro y titulación, similar al desarrollado en la CHCP, donde se han entregado más de 12,080 títulos desde 2006. En este marco, se aprobó el ProDoc del Proyecto de Catastro y Titulación del río Indio, cuyo objetivo es abordar la falta de seguridad jurídica sobre la tierra, una situación que aumenta la vulnerabilidad de las comunidades y limita sus oportunidades de inversión y participación en la gestión sostenible del territorio. La ACP impulsa un proyecto de catastro y titulación en la Cuenca del río Indio para fortalecer la seguridad jurídica de la tierra y promover un desarrollo sostenible. Además de la titulación, la iniciativa incluye capacitación, fortalecimiento de la gobernanza local y uso responsable del territorio. El objetivo es avanzar en la regularización de áreas no tituladas y completar los procesos iniciados entre 2017 y 2019, apoyando también el diseño conceptual de un futuro reservorio multipropósito y otros proyectos integrales en la cuenca. Para su ejecución, se requiere una unidad técnica que realice levantamientos de campo, tramite resoluciones de regularización, gestione expedientes pendientes, actualice el catastro y desarrolle nuevos procesos de titulación en áreas adicionales de la cuenca. Objetivo del Proyecto Desarrollar barridos catastrales en aproximadamente 60,000 hectáreas como parte del proceso de regularización territorial en la Cuenca del río Indio y gestionar la emisión de los títulos de propiedad correspondientes, así como participar en la verificación técnica de medidas y linderos de las fincas requeridas en los procesos de adquisición de tierras para los reasentamientos del Proyecto del Lago de río Indio, asegurando de manera transversal la implementación de acciones que garanticen la participación y la inclusión efectiva de las mujeres como propietarias de predios. 1. El proyecto de catastro y titulación estima: 2. El barrido catastral de aproximadamente 60,000 hectáreas. 3. La inscripción ante el Registro Público de aproximadamente 2,600 fincas. 4. La rectificación de medidas y linderos de aproximadamente 5,000 hectáreas. Alcance del trabajo Bajo la supervisión directa de/la Coordinador/a de Proyecto, el/la Asistente Administrativo/a será responsable de las siguientes funciones: 1. Apoyo Administrativo General de Proyecto 1. Proporcionar apoyo administrativo y logístico a la gestión diaria, incluyendo la redacción de notas, memos, minutas y comunicaciones del proyecto. 2. Recibir la correspondencia dirigida al coordinador del proyecto y verificar que cumpla con los requisitos para su trámite. 3. Apoyar en la preparación de informes administrativos. 4. Desempeñar otras funciones dentro de su perfil que contribuyan al funcionamiento eficiente de la oficina y la organización. 5. Apoyar a actores del proyecto en temas administrativos conforme a los procesos de la Unidad Coordinadora y normativa del PNUD. 6. Proveer apoyo logístico para la ejecución de actividades del proyecto (reuniones, foros, eventos), incluyendo cotizaciones, materiales y coordinación general. 2. Gestión Documental y Archivo 1. Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos del proyecto. 2. Recopilar, guardar, escanear y mantener archivos físicos y digitales del proyecto. 3. Gestión de Adquisiciones 1. Elaborar microcompras y requisiciones con la documentación de respaldo y autorizaciones correspondientes. 2. Tramitar solicitudes de compra, pagos de viáticos, contratos, enmiendas y otros requerimientos administrativos. 3. Preparar solicitudes de pago asegurando documentación soporte completa. 4. Gestionar invoices para pagos a proveedores en Quantum, incluyendo el soporte correspondiente. 5. Recopilar y resguardar documentación de soporte para pagos a proveedores. 6. Elaborar y dar seguimiento a órdenes de compra e invoices pendientes de pago. 7. Gestionar trámites administrativos para la creación de proveedores en la plataforma Quantum. 4. Apoyo en Recursos Humanos del Proyecto 1. Apoyar administrativamente a la contratación de personal del proyecto, cuando sea requerido. 2. Mantener un control de vencimiento de los contratos y adendas. Solicitar con tiempo las adendas de los contratos en caso de que sea requerido. 5. Gestión de Activos e Inventario 1. Garantizar la gestión electrónica del inventario de equipos del proyecto. 2. Tramitar el traspaso de activos a la institución, asegurando cumplimiento documental y administrativo. 6. Apoyar la creación y el intercambio de conocimientos relevantes para el proyecto. 1. Participar en la capacitación sobre procedimientos internos para el personal del proyecto y brindar apoyo en la organización de capacitaciones y otras actividades de desarrollo de capacidades según sea necesario. 2. Contribuir de manera significativa a las redes de conocimiento y comunidades de práctica. 3. Mantener registros organizados de datos del proyecto, actividades de campo, estudios de caso, historias de interés humano, fotografías y otros documentos relevantes que puedan utilizarse para el intercambio de conocimientos y la promoción. El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización. Acuerdo Institucional El/la Asistente Administrativo/a estará bajo la supervisión del/la Coordinador/a del Proyecto de Catastro y Titulación de la cuenca hidrográfica del río Indio. La sede del proyecto se encuentra en la Oficina de la Unidad Técnica Operativa de la Cuenca del río Indio, ubicada en Capira, provincia de Panamá Oeste. El área de trabajo abarca la cuenca del río Indio, que comprende territorios en las provincias de Coclé, Colón y Panamá Oeste, así como otras subcuencas de la Cuenca del Canal de Panamá. El/la Asistente deberá cumplir un horario regular de lunes a viernes; según las necesidades del proyecto, podrá requerirse laborar en horarios extendidos, así como en fines de semana y días feriados. Las funciones podrán desarrollarse en zonas de difícil acceso y podrían implicar jornadas superiores a ocho horas, las cuales serán compensadas conforme a la normativa contractual vigente. Competencies Competencias Básicas 1. Logro de Resultados Nivel 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite. 2. Piensa de manera innovadora Nivel 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático solucionador de problemas, hace mejoras. 3. Aprende continuamente Nivel 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación 4. Se adapta con agilidad Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambiguedad/incertidumbre, es flexible. 5. Actúa con determinación Nivel 1: Muestra impulso y motivación, capaz de rendir con calma frente a la adversidad confiado. 6. Compromiso y Asociación Nivel 1: Demuestra compasión, comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas. 7. Diversidad e Inclusión Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación Competencias Transversales Area Temática Nombre Definición Gestión Institucional Comunicación Comunicarse de forma clara, concisa y precisa, tanto de manera escrita como verbal; personalizar los mensajes y seleccionar los métodos de comunicación según la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales apropiados. Dirección y estrategia institucional Perspicacia institucional Capacidad para comprender y abordar una situación institucional de manera que conduzca a un resultado favorable Capacidad para emitir juicios acertados y tomar decisiones rápidas dentro de dichos marcos Conocimiento y comprensión de los marcos operativos de la organización. Desarrollo Institucional Generación de conocimiento Capacidad para buscar información y convertirla en conocimiento útil, pertinente para el contexto o que responda a una necesidad planteada. Capacidad para aplicar los conceptos existentes a nuevas situaciones y desarrollar nuevos conceptos para generar soluciones viables y nuevos enfoques. Conocimiento de conceptos, modelos conceptuales y teorías relevantes que puedan resultar útiles para abordar situaciones nuevas. Desarrollo Institucional Integración dentro de las Naciones Unidas Capacidad de identificar e integrar la capacidad y los activos del sistema de las Naciones Unidas, y de participar en las labores conjuntas. Conocimiento del sistema de las Naciones Unidas y capacidad para aplicar dicho conocimiento a situaciones estratégicas o prácticas. Gestión Institucional Gestión basada en los resultados Capacidad para gestionar la puesta en marcha de estrategias, programas y proyectos que se centren en la mejora del rendimiento y los resultados demostrables. Conocimiento y comprensión de las teorías, los conceptos, las metodologías, los instrumentos y las herramientas relevantes. Competencias Técnicas Area Temática Nombre Definición General (para todas las funciones) Planificación y ejecución de eventos Capacidad para planificar, gestionar y realizar eventos públicos y privados que garanticen el impulso y la ampliación de las iniciativas de comunicación y promoción individuales, así como la marca general y el mandato del PNUD. Administración y Operaciones Política y procedimientos de viajes Conocimiento de la política y los procedimientos de viajes; capacidad para interpretar la normativa de viajes, el Reglamento del Personal, las circulares administrativas y las regulaciones financieras asociadas con los viajes. Requisitos Mínimos de un NPSA Requisitos mínimos de educación * Educación secundaria (Completa). * Estudios universitarios (Título de Licenciatura) en Administración, Finanzas, Ingeniería, Ciencias Sociales, y carreras afines, se dará debida consideración pero no es un requisito. Años de Experiencia mínima relevante * Cuatro (4) años (con educación secundaria completa) o un (1) año (con licenciatura completa) de experiencia relevante en gestión administrativa de proyectos en organizaciones o empresas (ej. procedimientos, trámites, adquisiciones). Habilidades Requeridas * Experiencia en el manejo de programas computacionales de oficina como Microsoft Office 365 (Word, Excel y Power Point). * Experiencia en gestión de archivos físicos y digitales. Habilidades deseadas * Experiencia en el manejo/desarrollo logístico en la organización de reuniones, eventos o talleres de programa/proyecto. * Experiencia elaborando informes periódicos (mensuales, trimestrales y anuales) sobre el estado administrativo de un proyecto, organización o empresa. * Experiencia en el manejo de procesos administrativos de compras como la preparación de solicitudes de pago y contratación de servicios acompañadas de la documentación de respaldo. * Experiencia con roles de atención al público. Idioma(s) requerido(s) * Fluidez en el idioma español es requisito. Información Adicional * Esta posición se encuentra abierta para postulantes nacionales o extranjeros/as con residencia permanente y permiso de trabajo vigente por el periodo del contrato. * Las aplicaciones que se reciban después de la fecha de cierre de publicación no serán consideradas. * Solamente los/as candidatos/as seleccionados/as para entrevista recibirán confirmación. * No se prevé desplazamiento a nivel nacional o en el extranjero. No obstante, en caso de ser necesario los gastos que impliquen movilización, hospedaje y alimentación, de acuerdo con las actividades y requerimientos del Proyecto, serán cubiertos por el Programa. * Lugar de trabajo: Oficina de la Unidad Técnica de Apoyo de la Cuenca Hidrográfica del río Indio, ubicada en Capira, provincia de Panamá Oeste, sobre la vía Panamericana. Las actividades se desarrollarán principalmente en la Cuenca Hidrográfica del río Indio, comprendida entre las provincias de Coclé, Colón y Panamá Oeste, así como en otras subcuencas de la Cuenca Hidrográfica del Canal de Panamá. Equal opportunity As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all. Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. Right to select multiple candidates UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements. Use of AI by candidates Applicants are invited to read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection [https://www.undp.org/careers/using-ai-responsibly-undp-recruitment-and-selection] Scam alert UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.

Responsibilities

Provide general administrative and logistical support for the Rio Indio Cadastre and Titling Project, including document management and procurement. Manage project assets, support HR processes, and coordinate events and knowledge exchange activities.