Administrative Assistant, Gastroenterology, Ambulatory Care – Permanent Ful at Children's Hospital of Eastern Ontario

Ottawa, Ontario, Canada -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

23 Dec, 25

Salary

32.46

Posted On

24 Sep, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Calendar Management, Minute Taking, Correspondence, Human Resources Processes, Organizational Skills, Detail-Oriented, Confidentiality, Communication Skills, MS Office Proficiency, Multi-Tasking, Initiative, Judgment, Medical Terminology, Bilingualism, Financial Clerical Functions

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Compensation Pay Range: $26.43-$32.46 Job Description: Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub. To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario. POSITION SUMMARY The Administrative Assistant, is responsible for providing administrative support to a division chief, division, medical/clinical team and/or clinical program RESPONSIBILITIES Providing administrative support to their assigned division chief, medical staff, clinical program and clinical program staff (RNs, NPs etc), including calendar management, minute taking, correspondence, etc. Providing administrative support to their assigned division chief, medical staff, clinical program and clinical program staff (RNs, NPs etc), including calendar management, minute taking, correspondence, etc. Maintaining calendar and schedule meetings, appointments and/or events; prepare necessary documentation for meetings, appointments and/or events; reschedule meetings, appointments or events based on availability to avoid conflict with competing and changing priorities for the division chief Maintaining awareness of clinical programs and activities within the division in order to receive, prioritize and professionally respond to and direct queries from patients/families and other stakeholders (those requiring reports etc) Supporting the division with human resources processes for new CHEO staff and medical staff including recruitment, hiring, orientation, onboarding, workstation/office setup, hospital privilege application and renewal. Collaborating with the University when appropriate. Preparing on-call schedules for the medical staff Setting up schedule for training, testing, interviews and onboarding for residents, fellows, medical students etc.; compiling evaluations Submitting required information to support physician billing (if applicable) Establishing, developing and maintaining various internal office support systems such as electronic databases, tracking systems, filing systems, monthly reports, processing mail, confidential files and BF systems Preparing annual divisional/program summary reports Inputting information provided by medical staff into their respective CVs Making arrangements for meetings such as scheduling use of board and conference rooms, arranging or confirming attendance, preparing material and coordinating catering. Making travel and hotel arrangements for staff and out-of-town visitors. Prioritizing incoming mail and documents and distributing appropriately. Photocopying, collating, faxing and distributing documents. Proofreading documents for grammar and spelling. Typing, transcribing dictated correspondence and formatting electronically based reports and correspondence; preparing spreadsheets; preparing documents for review. Performing financial clerical functions such as billing, reconciling accounts, providing month end reports, monitoring, tracking and/or processing expenses related to travel claims, invoices, requisitions, deposits, receipts, enrichment fund reimbursements, etc. Participating in the planning of special events by booking venue, scheduling speakers, ordering catering, audio visual equipment, registration, etc. Maintaining both electronic and paper filing systems Taking on special projects as assigned by the division chief including coordinating activities, organizing functions, preparing reports etc. Ordering supplies as required. Performing other duties as assigned. QUALIFICATIONS Criminal Record Check (CRC) (Essential) Diploma in relevant field (Essential) Approximately 12 months of related experience (Essential) Knowledge of medical terminology (Preferred) Clinical terminology proficiency (Essential) Bilingualism (English and French) (Preferred) Sound judgement, the ability to prioritize and adjust as required; (Essential) Ability to anticipate needs, as well as plan and prioritize work (Essential) Ability to take initiative and work independently with minimal direction. (Essential) Ability to multi-task and complete tasks in a timely fashion;(Essential) Strong organizational skills (Essential) Detail-oriented (Essential) Discretion and a high degree of confidentiality; (Essential) Professional, effective, concise communication (both oral and written); (Essential) Comprehensive use of MS Office including word processing, spreadsheet, presentation, email; (Essential) Use of a voicemail system, photocopier, multi-use fax machine. (Essential) * Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic requirements. * Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America (LiUNA). Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested. Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code. We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted. Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne. Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue. Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire. CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024 et 2025, et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario. RÉSUMÉ DES FONCTIONS Le ou la titulaire est responsable de fournir du soutien administratif au chef de la division, à la division, à l’équipe médicale et clinique ainsi qu’au programme clinique. RESPONSABILITÉS Fournir du soutien administratif au chef de la division, au personnel médical ainsi qu’au programme clinique et à son personnel (Inf. aut., IP, etc.), notamment en gérant le calendrier, en prenant des notes pour les procès-verbaux et en rédigeant la correspondance, etc. Tenir les calendriers et organiser des réunions, des rendez-vous et des événements; préparer la documentation requise pour les réunions, pour les rendez-vous et pour les événements; remettre la date de réunions, de rendez-vous et d’événements en fonction des disponibilités et pour éviter tout conflit et changement des priorités du chef de la division. Se tenir au courant des programmes et des activités cliniques de la division afin de recevoir les demandes de renseignements des patients et de leurs familles ainsi que des intervenants (personnes qui ont besoin de rapports, etc.), les prioriser et y répondre de manière professionnelle. Soutenir la division en gérant les processus de ressources humaines des nouveaux employés et médecins de CHEO; il faut pour cela gérer le recrutement, l’embauche, l’orientation, l’accueil et l’intégration, l’installation des postes de travail et des bureaux, faire des demandes de privilèges de l’Hôpital et les renouveler. Collaborer avec l’Université au besoin. Préparer les horaires de garde du personnel médical. Établir les calendriers de formation, de tests, d’entrevues et d’accueil des résidents, des boursiers de recherche, des étudiants en médecine, etc. Compiler les évaluations. Soumettre au besoin les renseignements nécessaires au processus de facturation des médecins. Établir, développer et tenir divers systèmes électroniques de soutien administratif à l’interne comme des bases de données, des systèmes de traçage, des systèmes de classement, des rapports mensuels, le traitement du courrier, les dossiers confidentiels et les systèmes de rappel. Préparer les rapports sommaires annuels pour la division et pour le programme. Insérer les renseignements fournis par les membres du personnel médical dans leurs curriculum vitae. Organiser la logistique des réunions, notamment réserver les salles de conférence, confirmer les présences, préparer la documentation et coordonner les services de traiteur. Faire les réservations nécessaires pour les déplacements du personnel et des visiteurs de l’extérieur. Classer le courrier reçu par ordre de priorité et le distribuer adéquatement. Photocopier, agrafer, télécopier et distribuer des documents. Relire des documents pour en vérifier la grammaire et l’orthographe. Dactylographier et transcrire des lettres dictées et mettre en page des rapports et des lettres produits sur ordinateur; préparer des feuilles de calcul; préparer des documents à réviser. Effectuer des fonctions administratives financières comme la facturation, le rapprochement de comptes, la production de rapports de fin de mois, la surveillance, le traçage et le traitement de demandes de remboursement pour des dépenses de déplacement, des factures, des réquisitions, des dépôts, des reçus, des remboursements de fonds d’enrichissement, etc. Participer à la planification d’événements spéciaux en réservant les locaux, invitant des conférenciers, commandant les services de traiteur, réservant l’équipement audiovisuel, gérant les inscriptions, etc. Tenir des systèmes de classement à l’ordinateur et sur papier. Gérer des projets spéciaux à la demande du chef de la division, notamment coordonner des activités, organiser des événements, préparer des rapports, etc. Commander des fournitures lorsque nécessaire. Accomplir d’autres tâches à la demande du superviseur. QUALIFICATIONS Vérification du casier judiciaire (Essentiel) Diplôme dans un domaine pertinent (Essentiel) Expérience pertinente d’environ 12 mois (Essentiel) Connaissance de la terminologie médicale (Préférable) Excellente connaissance de la terminologie clinique (Essentiel) Bilinguisme (français et anglais) (Préférable) Sens solide du jugement, capacité d’établir des priorités et de les modifier au besoin (Essentiel) Capacité d’anticiper les besoins ainsi que de planifier et prioriser son travail (Essentiel) Capacité de prendre des initiatives et de travailler en autonomie sous une supervision minimale (Essentiel) Capacité d’effectuer plusieurs tâches simultanément et de les terminer dans les délais fixés (Essentiel) Excellentes compétences en organisation (Essentiel) Bon sens du détail (Essentiel) Sens de la discrétion et respect profond de la confidentialité (Essentiel) Capacité de communiquer de façon professionnelle, efficace et concise (verbalement et par écrit) (Essentiel) Connaissance complète de MS Office (traitement de texte, feuilles de calcul, présentations, courriel) (Essentiel) Connaissance pratique de la boîte vocale, de la photocopieuse et du télécopieur à fonctions diverses (Essentiel) * L’expérience et la formation formelle alliées à un rendement manifeste pourront remplacer les diplômes requis. * Veuillez noter vous serez représenté par le syndicat La Fédération Ontarienne Des Travailleurs De La Santé, LIUNA Local 3000. À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés. La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario. Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue. Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA). CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted. CHEO is much more than a hospital. Our commitment to outstanding care and continued development impacts every part of a child and youth's health and well-being. We play a crucial role in building a healthy future for our community. Working at CHEO means a rewarding career. A career at CHEO provides a: competitive salary and comprehensive benefits package unique culture that fosters dedication, communication, respect and teamwork place where your opinions will be respected, contributions valued and your initiatives rewarded family-friendly environment that supports you and your own family, as well as the children, youth and families we serve chance to grow — personally and professionally — through our comprehensive orientation program and on-the-job learning support for continued education and learning potential for a relocation reimbursement benefit truly unique work environment We are redefining what it means to be a hospital. Exceptional and integrated care is what families, children and youth deserve. We are committed to partnering with them and the community to provide this care — where, when and how it’s needed. CHEO continues to be selected by local, national and international competitions showcasing employers who lead their sector in offering exceptional workplaces for their employees. For the eleventh time, CHEO has been recognized as one of the National Capital Region’s Top Employers. We are among a select group of organizations at the forefront of their respective industries who offer exceptional places to work. We were given this honour based on our outstanding: workplace atmosphere benefits employee communications training and skills development community involvement

Responsibilities

The Administrative Assistant is responsible for providing administrative support to a division chief, medical staff, and clinical program staff. This includes managing calendars, scheduling meetings, and maintaining office support systems.