Location: Saint Laurent, QC – 100% On-site
Contract Duration: 6 months with a possibility of extension or strong potential to become permanent
Working Hours: M-F (37.5 hours per week) – Friday afternoon off
Security Clearance Requirements: Controlled Goods & Reliability Clearances (Secret may be required)
Job Title: Administrative Assistant
Summary:
The Administrative Assistant performs a variety of administrative and clerical tasks in support of the day-to-day operations of numerous senior managers and professionals in various departments. The candidate will ensure the smooth running of all office-related activities. Main areas of responsibility
As a member of the Office Services team, provide exceptional executive-level administrative support to various executives and team members.
Key Responsibilities:
· Reception: answer telephone calls and welcome visitors.
· Logistical support: help organize meetings, prepare conference rooms and order food.
· HR support: help HR compile time sheets (30 employees), manage vacation schedules, manage expense accounts and create internal communications.
· Billing and accounts payable support.
· Support to General Manager
· All other related tasks
Perform higher level administrative duties including, but not limited to:
· Manage all aspects of complex calendar and scheduling requirements to include travel arrangements, both domestic and international;
· Coordinate and schedule meetings to include the organization of audio-visual and conference requirements;
· Upon request, make room reservations, room preparation (planning, set-up, and logistics) and see to room tidying ;
· Prepares and processes expense reports and applicable invoices;
· Creates and modifies presentations, spreadsheets and organization charts;
· Welcomes visitors and ensures compliance with security rules;
· Answers and redirects telephone calls as required;
· Provides general information in person or by telephone;
· Handles and follows up on various mailings and courier deliveries;
· Orders, receives and sets up business meals;
· Orders, receives and maintains office supplies inventory;
· Actively participates in the organization of local activities (events proposed by the social committee, United Way, HSE committee, etc.). );
· Support the Human Resources department with timesheet tracking and accounting
· Support the Finance department with suppliers, invoice processing, coding in the SAP ERP system, or any related tasks;
· Participate in additional tasks as required and any other related administrative tasks as required.
Minimum qualifications
· Experience in exercising discretion and confidentiality with sensitive company information
· Excellent organizational skills with the ability to think proactively and prioritize work
· Strong communication skills (phone, email and in person) in French and English
Required education and experience:
· High school diploma in office automation or equivalent experience;
· 3-5 years administrative support experience
Desired qualifications
· Bilingual in spoken and written French and English;
· This position requires a good knowledge of English to interact, support and/or provide services to international customers, employees and/or partners as well as foreign government authorities who do not speak French
· Advanced skills in MS Office, including Outlook, Word, Excel and PowerPoint
· Experience using Concur for business travel management
· Experience in an international and/or complex matrix business environment
· Knowledge of SAP ERP system
· Basic knowledge of accounting
· Be versatile, self-motivated, organized and customer service oriented ;
· Demonstrate team spirit and good interpersonal skills;
· Know how to plan and coordinate activities;
· Ability to work in a multi-tasking environment;
· Demonstrate rigor, reliability and flexibility.
Exigences de sécurité: cote de fiabilité (reliability) CGP et Trade ( secret clearance sera éventuellement requise) . Les candidats possédant déjà une habilitation “Fiabilité” seront privilégiés, mais nous sommes ouverts aux candidats éligibles.
Possibilité de permanence: Ce rôle offre un fort potentiel de devenir permanent.
100% sur site - bureau de Montréal
Horaire: Du lundi au vendredi, heures de bureau (37.5 heures par semaine) avec Vendredi après-midi congé.
Description du poste:
Ce poste exige une personne polyvalente et capable de gérer plusieurs tâches à la fois. Nous recherchons une personne dynamique, flexible, proactive et ouverte au changement. Le screening de la personnalité sera important et vos commentaires à ce sujet seront précieux.
Responsabilités:
· Accueil et réception: répondre aux appels téléphoniques et accueillir les visiteurs.
· Support logistique: aider à organiser les réunions, préparer les salles de conférence et commander la nourriture.
· Support RH: aider les HR a compiles les fiches de temps (30 employés), gérer le calendrier des vacances, la gestion des comptes de dépenses et créer des communications internes.
· Support à la facturation et aux comptes payables.
· Support au directeur général.
· Toutes autres tâches connexes
Description
Assistant Administratif
Il s’agit d’un rôle sur site situé à Montréal
Résumé du poste
L’adjoint administratif effectue diverses tâches administratives et de bureau en soutien aux opérations quotidiennes de nombreux cadres supérieurs et professionnels de divers départements. Le candidat(e) veille au bon déroulement de l’ensemble des activités reliés du bureau. Principaux domaines de responsabilité
En tant que membre de l’équipe des services de bureau, fournir un soutien administratif exceptionnel au niveau de la direction aux différents cadres et membres de l’équipe.
Effectuer des tâches administratives de niveau supérieur, y compris, sans toutefois s’y limiter :
· Gérer tous les aspects des exigences complexes en matière de calendrier et d’horaire pour inclure les préparatifs de voyage, à la fois national et international ;
· Coordonner et planifier les réunions pour inclure l’organisation des exigences audiovisuelles et des conférences ;
· Sur demande, effectue les réservations de salle, préparation des salles (planification, installation, et logistique) et voit au rangement de celle-ci ;
· Préparer et traiter les notes de frais et les factures applicables ;
· Créer et modifier des présentations, des feuilles de calcul et des organigrammes ;
· Accueille les visiteurs et voit à l’application des règles de sécurité ;
· Répond et redirige les appels téléphoniques s’il y a lieu ;
· Fournis des renseignements généraux en personne ou par téléphone ;
· Traite les différents envois postaux, livraisons par messager et en assure le suivi ;
· Voit aux commandes de repas d’affaires, les réceptionne et s’occupe de l’installation ;
· Commande les fournitures de bureau, les réceptionne et voit au maintien de l’inventaire;
· Participer activement à l’organisation des activités locales (événements proposés par le comité social, Centraide, le comité HSE etc.) ;
· Supporter le département de ressource humaine en ce qui concerne le suivi et la comptabilisation de feuille de temps ou autre tȃche connexe
· Supporter le département des finances pour ce qui fournisseurs, traitement de factures, codage dans le système ERP SAP, ou tout tâche connexe ;
· Participer à des tâches supplémentaires si nécessaire et toutes autres tâches administratives connexes selon les besoins.
Qualifications minimales
· Expérience dans l’exercice de la discrétion et de la confidentialité avec des informations sensibles de l’entreprise
· Excellentes compétences organisationnelles avec une capacité à penser de manière proactive et à prioriser le travail
· Solides compétences en communication (par téléphone, par courrier électronique et en personne) en français et en anglais
Formation et expérience requises :
· Diplôme d’études secondaires en bureautique ou expérience équivalente ;
· 3-5 années d’expérience de soutien administratif
Qualifications souhaitées
· Bilingue à l’oral et à l’écrit (français et anglais);
· Ce poste requiert une bonne connaissance de l’anglais pour interagir, soutenir et/ou fournir des services à des clients, employés et/ou partenaires internationaux ainsi qu’à des autorités gouvernementales étrangères qui ne parlent pas français
·
· Compétences avancées dans MS Office, notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint
· Expérience de l’utilisation de Concur pour la gestion des voyages d’affaires
· Expérience dans un environnement commercial international et/ou à matrices complexes
· Connaissance du système ERP SAP
· Connaissance de base en comptabilité
· Être polyvalent(e), autonome, organisé(e) et axé(e) sur le service à la clientèle ;
· Démontrer un bon esprit d’équipe et de bonnes relations interpersonnelles;
· Savoir planifier et coordonner ses activités ;
· Capacité à travailler dans un environnement multitâche ;
· Faire preuve de rigueur, de fiabilité et de flexibilité.
Job Type: Full-time
Pay: $28.00-$32.00 per hour
Expected hours: 37.5 per week
Work Location: In perso

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