Administrative Coordinator at Day & Ross

Montreal, Quebec, Canada -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

04 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

06 May, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Customer Relationship Management, Conflict Resolution, Bilingualism (English/French), MS Office, AS400, Logistics Coordination, Data Entry, Inventory Management, Safety Compliance, Invoice Processing, Communication Skills

Industry

Truck Transportation

Description

Tu as ta place chez Day & Ross. Coordinateur administratif Temps plein Lachine, QC Le coordinateur administratif soutient l'entreprise en coordonnant l'ensemble des processus administratifs au terminal afin d'assurer la livraison rapide et précise du fret au client final. Comment vous allez aider : * Apportez un soutien administratif aux responsables et à l'équipe du personnel de bureau et veillez à ce que les questions administratives soient organisées et traitées de manière professionnelle. Établir et maintenir des dossiers et des archives. * Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes par e-mail, ainsi qu'à transmettre les appels et messages aux managers et employés concernés ; assistez aux réunions, prenez des notes et faites un suivi des décisions relevant de la zone de responsabilité * Bienvenue aux clients ; Déterminez la nature de l'activité et dirigez les clients vers les managers et employés appropriés * Redirection des documents intra- et inter-terminaux ainsi qu'aux clients selon les besoins * Manifestez et prenez rendez-vous par fax, e-mail et téléphone. Appelez les clients pour connaître le changement de rendez-vous, le statut, le report et les problèmes liés aux rendez-vous. Prenez rendez-vous avec les chauffeurs. Mettez à jour le système avec les informations sur les rendez-vous. * Préparez les manifestes pour les camions traversant du Canada vers la frontière américaine, et vice versa * Vérifiez le poids de toutes les cargaisons LTL, chargements de remorques, en vous assurant que le nombre de caisses/expéditions, le poids et les informations sur les marchandises dangereuses est correct et complet * Entrée, récupérez les BOL et mettez à jour les POD. Téléverser et modifier les fichiers EDI. Saisissez les billets de squelette dans le système en veillant à ce que toutes les informations critiques soient saisies, saisissez des commentaires concernant les dommages, les pénuries et veillez à la présence des signatures requises * Suivre et mettre à jour les informations du système sur les expéditions pour la livraison par agent. * Aidez les conducteurs avec les informations administratives préliminaires telles que le connaissement, les enveloppes de voyage et les procédures de passage à la frontière * Rapports : rapports POD – suivi des POD Assurez-vous que les POD sont imagés. Rendez-vous manqué, signalez un suivi auprès des clients si le fret ne livre pas. * Mentor et formation du personnel de bureau aux procédures et à l'utilisation des logiciels actuels * Gestion de l'inventaire des terminaux * Commande de fournitures pour le quai, les chauffeurs et les bureaux dans toute la région * Gestion et suivi des cartes d'accès à des fins de sécurité et de sûreté * Coordination avec les fournisseurs * Assurer la conformité à la sécurité au sein du terminal * Réalisation des inspections terminales * Mise à jour des réunions de tailgate et des mesures hebdomadaires de sécurité * Traitement des factures fournisseurs * Gestion des factures HT et des PO * Autres tâches connexes selon les exigences Vos compétences et votre expérience : * Un minimum d'enseignement secondaire, avec préférence pour l'enseignement postsecondaire (filet général), ou une combinaison d'éducation et d'expérience. * Une expérience préalable en transport ou opérationnelle est préférée, divers rôles dans le secteur du transport seraient bénéfiques. * Compétences en communication - avancées * Compétences informatiques – précision, produits MS, AS400, programmes web * Compétences démontrées en relation client * Compétences solides en résolution de conflits * Capable de respecter des délais dans un environnement à forte intensité transactionnelle * Capacité à défendre les besoins de l'entreprise de manière collaborative avec ses collègues * Axé sur les résultats * Le bilinguisme (anglais et français) est requis pour la communication interne avec les terminaux à travers le Canada. Pour postuler, rendez-vous sur notre page Carrières à dayross.com. Si vous êtes choisi pour ce poste, on vous demandera de fournir des références et des vérifications des antécédents criminels avant d'embaucher. Vous ne serez contacté que si vous êtes sélectionné pour un entretien. À propos de Day & Ross D'un seul camion de pommes de terre dans les années 1950 à une flotte de milliers d'exemplaires, Day & Ross est devenu l'un des plus grands fournisseurs de transport et de logistique en Amérique du Nord. Avec plus de 7 500 membres d'équipe sur route et hors route aux États-Unis et au Canada, nous proposons un portefeuille diversifié de solutions de fret et de livraison, incluant LTL, Truckload, Résidentiel, Solutions dédiées pour la flotte et Logistique. Nous croyons que notre peuple est notre plus grande force. Depuis plus de dix ans, nous sommes reconnus comme l'une des entreprises les mieux gérées du Canada. Nous avons également été nommés parmi les meilleures entreprises pour les femmes dans le secteur des transports depuis 2018. Notre reconnaissance reflète les valeurs familiales que nous partageons avec notre société mère, McCain Foods Limited. En tant qu'employeur réglementé au niveau fédéral, Day & Ross soutient pleinement les principes d'équité en matière d'emploi et encourage tous les membres qualifiés des groupes désignés à postuler. Day & Ross s'engage à garantir un accès et une participation égaux pour les personnes en situation de handicap et à répondre à leurs besoins en temps opportun. Nous le ferons en éliminant et en prévenant les obstacles à l'accessibilité et en respectant nos exigences d'accessibilité en vertu du Règlement Accessible Canada et en accord avec nos pratiques, capacités et valeurs commerciales. ````````````````````````````````````````````````````````````````````````````````` You belong at Day & Ross. Administrative Coordinator Full-time Lachine, QC The Administrative Coordinator supports the business by coordinating the full range of administrative processes at the terminal in order to ensure the timely and accurate delivery of freight to the end customer. How You’ll Help: * Provide administrative support to the managers and office staff team and ensure that administrative matters are organized and dealt with in a professional manner. Establish and maintain files and records. * Answer phone calls and email enquiries and relay calls and messages to appropriate managers and employees; attend meetings, take notes, and follow up on decisions within area of responsibility * Welcome clients; ascertain nature of business and direct clients to appropriate managers and employees * Redirect documents intra- and inter-terminal as well as to customers as needed * Manifest and arrange appointments via fax, email, and telephone. Call customers regarding appointment change, status, rescheduling, and issues regarding appointment. Schedule driver appointments. Update system with appointment information. * Prepare manifests for trucks crossing from Canada to US border and vice versa * Verify the weight for all LTL loads, load trailers, ensuring that the number of boxes/ shipments, weight and dangerous goods information is correct and complete * Input pick up BOL’s and update POD’s. Upload and edit EDI files. Input skeleton bills into the system ensuring that all critical information is input, enter comments regarding damages, shortages and ensure required signatures are present * Track and update system information on shipments for agent delivery. * Assist drivers with preliminary paperwork information such a bill of lading, trip envelops and border crossing procedures * Reporting: POD reports – following up on PODs Make sure PODs are imaged. Missed appointment report following up with customers if freight not delivering. * Mentor and train office staff in procedures and in use of current software * Maintaining terminal inventory * Ordering supplies for the dock, drivers, and office across the region * Managing and tracking access cards for safety and security purposes * Coordinating with suppliers * Ensuring safety compliance within the terminal * Conducting terminal inspections * Updating tailgate meetings and weekly safety steps * Processing supplier invoices * Managing HT invoices and POs * Other related duties as may be required Your Skills and Experience: * Minimum of secondary education, with preference of post-secondary education (general stream), or a combination of education and experience. * Previous Transportation or operational experience is preferred, various roles within transportation would be beneficial. * Communication skills - advanced * Computer skills – accuracy, MS products, AS400, web based programs * Demonstrated customer relationship skills * Strong conflict resolution skills * Able to work deadlines in high transactional environment * Ability to champion business needs in a collaborative manner to colleagues * Results focused * Bilingualism (English and French) is required for internal communication with terminals across Canada. To apply, visit our Careers page at dayross.com. If you’re chosen for the role, you’ll be asked to provide reference and criminal background checks before employment. You’ll only be contacted if you’re selected for an interview. About Day & Ross From a single truckload of potatoes in the 1950s to a fleet of thousands, Day & Ross has grown to become one of the largest transportation and logistics providers in North America. With over 7,500 team members on and off the road in the US and Canada, we offer a diversified portfolio of freight and delivery solutions, including LTL, Truckload, Residential, Dedicated Fleet Solutions, and Logistics. We believe our people are our greatest strength. For over a decade, we’ve been recognized as one of Canada’s Best Managed Companies. We’ve also been named a Top Company for Women to Work for in Transportation since 2018. Our recognition reflects the family values we share with our parent company, McCain Foods Limited. As a federally regulated employer, Day & Ross fully supports the principles of employment equity and encourages all qualified members of the designated groups to apply. Day & Ross is committed to ensuring equal access and participation for people with disabilities and meeting their needs in a timely manner. We will do so by removing and preventing barriers to accessibility and by meeting our accessibility requirements under Accessible Canada Regulations and in alignment with our business practices, capabilities, and values.

Responsibilities

Coordinate administrative processes at the terminal to ensure timely and accurate freight delivery to customers. Provide support to managers and staff, handle documentation like BOLs and PODs, and manage terminal safety and inventory.