Administrative Coordinator

at  Dematic Logistics GmbH

WHAT WE OFFER:

• Assistenz der Standortleitung und des Leitungsteams
• Erledigung administrativer Aufgaben., z.B.
• Terminkoordination
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Townhalls und Workshops
• Reiseorganisation
• Unterstützung bei strategischen Projekten
• Mitarbeit bei der Durchführung von Optimierungsprojekten
• Teilweise Leitung von strategischen Teilprojekten
• Recherche, Analyse und Aufbereitung von relevanten Informationen für die Entscheidungsfindung sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen
• Office Management am Standort Münster
• Ansprechpartner/in für das Team unsere Kollegen für Fragen rund um den Standort und allgemeine Organisationsangelegenheiten
• Kontaktperson/Ansprechpartner für externe Dienstleister
• Sicherstellung eines effizienten und strukturierten Büroablaufs.
• Verwaltung und Organisation von Büromaterialien und -einrichtungen
• Bestellung und Verwalten von Büromaterialen
• Verwaltung des Fuhrparks
• Koordination und Verwaltung der A1-Visa-Anträge
• Organisation und Koordination von Weiterbildungsmaßnahmen, Mitarbeiterevents und Onboarding-Prozessen für neue Mitarbeiter.
• Projekte im Bereiche Office Management
• Unterstützung bei administrativen Projekten (Prozessoptimierung, etc.)
• Eigenverantwortliche Durchführung von Projekten im Rahmen des Office Managements
• Unterstützung bei Audits (Vorbereitung, Teilnahme und Nachbereitung)
• Förderung der proaktiven Kommunikation (z.B. Mitarbeit bei der Erstellung von Newslettern, etc.)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position, vorzugsweise in einem dynamischen, internationalen Umfeld wünschenswert
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu managen
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte proaktive kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fähigkeit, proaktiv zu arbeiten und flexibel auf kurzfristige Anforderungen zu reagieren
• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Stressresistenz
• Souveränes Auftreten und exzellentes Zeitmanagement
• Teamorientierte Arbeitsweise, kombiniert mit einer selbstständigen und strukturierten Herangehensweise