Administrative Specialist (m/w/d) at American Academy Berlin

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

18 Aug, 26

Salary

4000.0

Posted On

20 May, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Facility Management, Contract Administration, Calendar Management, Reporting, Process Optimization, English Proficiency, German Proficiency, Microsoft 365, Stakeholder Communication, Project Coordination, Documentation

Industry

Non-profit Organizations

Description

Stellenbeschreibung Wir suchen eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit zur Unterstützung unseres Teams im operativen Tagesgeschäft für die Position Administrative Specialist (m/w/d) Sie organisieren gerne, behalten auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick und sorgen dafür, dass Prozesse reibungslos laufen? Dann könnte das genau die richtige Position für Sie sein. Das sind wir: Die American Academy in Berlin gehört zu den renommiertesten transatlantischen Institutionen, in der führende Persönlichkeiten aus Wissenschaft, Kunst, Medien, Wirtschaft und Politik aufeinandertreffen. Sie ist eine privat finanzierte, unabhängige, unparteiische Forschungs- und Kulturinstitution, die sich der Aufrechterhaltung und Verbesserung langfristiger intellektueller, kultureller und politischer Beziehungen zwischen den USA und Deutschland widmet. Der Dreh- und Angelpunkt ist unsere denkmalgeschützte Villa am Wannsee, wo unsere Gäste leben & forschen und unser Team arbeitet. Darüber hinaus organisiert die American Academy ein umfangreiches Veranstaltungsprogramm mit jährlich über 100 Veranstaltungen. Sie können Teil dieser besonderen Institution werden - und ganz nebenbei kann es passieren, dass Sie beim Mittagessen in unserer historischen Villa am Wannsee mit einem Pulitzer-Preisträger, einem Harvard-Professor oder einem international bekannten Künstler am Tisch sitzen. Ihr Rolle: Sie denken in Strukturen, verstehen prozessuale Zusammenhänge und bewegen sich sicher auf Management-Ebene? In dieser Rolle arbeiten Sie eng an der Seite der Führung in den Abteilungen Infrastructure & Administration sowie COO-Office. Sie schaffen Übersicht in Themenfeldern wie Vertragsverwaltung, Liegenschaftserhalt, Instandhaltung, Energie und sorgen gleichzeitig für professionelle Management-Unterstützung im Büro des kaufmännischen Geschäftsführers. Ihre Aufgaben Vorausschauende Organisation und Koordination administrativer Abläufe Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumenten und internen Anfragen Terminplanung und Verwaltung von Kalendern Kommunikation mit externen Partnern und Dienstleistern Erstellung von Präsentationen, Briefings, Management Reports und Protokollen Pflege von Datenbanken, Dokumenten und internen Systemen Weiterentwicklung effizienter Dokumentations- und Ablagesysteme Mitwirkung an internen Projekten und Prozessoptimierungen Administrative Mitarbeit von Bau-, Modernisierungs- und Infrastrukturprojekten Dein zukünftiger Arbeitsbereich: Ihr Profil Erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Ausbildung wie Büromanagement, Verwaltungsfachkraft, Steuerfachkraft oder vergleichbar Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich Erfahrung im Bereich Immobilien und Facility Management von Vorteil Sehr sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Digitale Kompetenz und Routine im Umgang mit modernen Arbeits-, Kollaborations- und Office Tools (M365) Ausgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise Klare, professionelle Kommunikation Teamfähigkeit sowie souveränes Auftreten gegenüber externen und internen Stakeholdern Diskretion, Verlässlichkeit und Umsetzungsstärke Was Du mitbringen solltest: Warum wir? Vielseitige Tätigkeit in einer außergewöhnlichen internationalen Umgebung: Arbeiten Sie in einer hoch angesehenen Institution mit transatlantischer Ausrichtung und hochkarätigen Persönlichkeiten. Flexibilität & Work-Life-Balance: Homeoffice, Gleitzeit (10–16 Uhr Kernarbeitszeit) und eine strukturierte Einarbeitung für einen reibungslosen Start. Attraktive Benefits: Zuschuss zum Jobticket oder Urban Sports Club, gesundes Essen im Restaurant der Villa und kostenfreie Parkplätze. Beste Erreichbarkeit: Arbeitsort in einzigartiger Lage am Berliner Wannsee, zentral gelegen mit optimaler Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr. Weitere Informationen Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir sind stets an einem unbefristeten Folgevertrag interessiert. Die American Academy setzt sich besonders für Chancengleichheit ein. Als Arbeitgeber bemühen wir uns daher stetig, die Stärken jeder/s Einzelnen zu fördern und unterschiedliche Kulturen, Perspektiven und Erfahrungen willkommen zu heißen, um ein einladendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Eintrittstermins. Bitte senden Sie uns Ihre Unterlagen über unser Bewerbungsportal. Ihr Ansprechpartner bei der American Academy in Berlin GmbH zu allen Fragen rund um Ihre Bewerbung: Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung. Nadine Köchling Senior Coordinator, Personnel & Legal About us https://www.americanacademy.de/about/mission/

Responsibilities

Provide high-level administrative and management support to the Infrastructure & Administration and COO offices. Responsibilities include coordinating operational processes, managing contracts, and supporting infrastructure and modernization projects.