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Comment postuler à un emploi (pour les candidats externes)
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Sous la direction du responsable des affaires étudiantes, le coordinateur administratif des affaires étudiantes fournit un soutien administratif et des services liés aux affaires étudiantes dans le cadre des programmes d’études supérieures de la faculté. Il contribue au bon fonctionnement de l’unité en collaborant étroitement avec les autres unités de l’équipe des affaires étudiantes. Il est responsable des documents et des dossiers de l’unité. Il sert de personne-ressource pour les politiques et procédures des programmes cliniques accrédités et en attente d’accréditation. Il coordonne les activités liées à l’admission, aux cours, aux inscriptions, aux examens, aux évaluations et à l’obtention du diplôme. Il conseille les étudiants et les résidents et résout les problèmes liés à leurs dossiers. Il vérifie la grammaire et l’exactitude des documents.

Principales fonctions et responsabilités :

• Agit en tant que personne-ressource concernant les politiques et procédures académiques et administratives pour tous les programmes d’études supérieures. Résout les problèmes relevant de son domaine de responsabilité. Consulte la documentation pertinente et assure la liaison avec les personnes-ressources internes et externes appropriées afin d’obtenir et de fournir des informations sur des questions diverses et complexes.
• Travaille en étroite collaboration avec le responsable des affaires étudiantes et les directeurs des programmes d’études supérieures sur les opérations quotidiennes des programmes d’études supérieures, y compris, mais sans s’y limiter, les programmes de doctorat, de maîtrise et de diplôme. Recommande des changements de procédure afin d’améliorer le fonctionnement efficace de l’unité. Collabore avec le superviseur et les autres membres du personnel pour établir les priorités de travail. Assure le suivi et veille à la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur.
• Agit en tant que point de contact principal pour les étudiants diplômés et les superviseurs diplômés pour les demandes de renseignements, les admissions, les remises de diplômes et le suivi post-diplôme. Agit en tant que secrétaire pour toutes les réunions du comité des études supérieures, partageant les responsabilités avec les autres membres de l’unité.
• Coordonne les admissions des étudiants diplômés en collaboration avec les autres unités chargées des affaires étudiantes de la faculté, les directeurs de programme et les unités universitaires externes.
• Conseille les étudiants sur leurs dossiers. Résout les problèmes. Veille à l’application des règlements académiques et des délais jusqu’à l’obtention du diplôme. En fonction des besoins de l’unité, prépare des présentations d’orientation, travaille sur les questions d’immigration, conseille les étudiants, aide le responsable de l’unité à traiter les demandes de financement des étudiants diplômés.
• Coordonner les examens complets et les soutenances de thèse de doctorat avec le directeur du programme de doctorat.
• Identifier et analyser les divergences et les erreurs dans le dossier de l’étudiant. Veiller à ce que les frais de scolarité et autres frais étudiants soient correctement évalués. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes.

La liste des tâches et responsabilités décrites ci-dessus est représentative et ne constitue pas une liste exhaustive et détaillée des tâches pouvant être effectuées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Autres compétences et/ou aptitudes requises :

• Capacité à travailler sous pression et à faire preuve d’ingéniosité.
• Expérience avérée dans le travail avec les étudiants et la résolution de problèmes dans diverses situations. Connaissance avérée des politiques et procédures académiques et liées aux étudiants.
• Compétences organisationnelles avérées et capacité à mener plusieurs tâches de front.
• Souci du détail dans l’examen ou la synthèse des dossiers des étudiants.
• Capacité avérée à respecter les délais.
• Orientation client et sens du service.
• Expérience dans l’application des politiques et des procédures.
• Capacité avérée à écouter et à transmettre et recevoir clairement des informations par écrit et oralement, en anglais et en français.
• Capacité avérée à utiliser Slate, les fonctions Banner, Minerva et MS Office.
• Capacité avérée à réviser des documents sur le plan grammatical, orthographique et ponctuel.
• Capacité avérée à résoudre des problèmes et à prendre des initiatives dans les domaines relevant de sa responsabilité.
• Connaissance avérée des politiques et procédures académiques et liées aux étudiants.

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l’Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et être disposé à travailler dans la province de Québec, sur le campus où le poste est basé/situé.
Connaissance de l’anglais : L’Université McGill est une université anglophone où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été évalué à un niveau # (qualificatif) sur une échelle de 0 à 4.
Pour obtenir une définition de nos niveaux de compétence linguistique, veuillez cliquer ici.
Formation et expérience minimales requises :
DEP - Systèmes de bureautique 4 ans Expérience pertinente / DEP - Études de secrétariat
Salaire horaire :
(AAPNEUM Niveau G) $31.19 - $38.65
Heures par semaine :
33.75 (Temps plein)
Superviseur :
Conseiller d’études supérieures
Date de fin de l’emploi (le cas échéant) :
Date limite pour postuler :
2025-08-21
L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,
accessibilityrequest.hr@mcgill.ca

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