Administrator, Communications + Engagement / Administrateur·trice, Communic at David Suzuki Foundation

Vancouver, British Columbia, Canada -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

25 Feb, 26

Salary

65000.0

Posted On

27 Nov, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administration, Project Management, Budget Management, Financial Acumen, MS Excel, Event Management, Communication, Interpersonal Skills, Leadership, Problem Solving, Organizational Skills, Team Building, Negotiation, Conflict Resolution, Volunteer Coordination, Social Media

Industry

Non-profit Organizations

Description

Company Description ABOUT US The David Suzuki Foundation is a Canadian environmental non-profit organization, founded in 1990. We operate in English and French, with offices in Vancouver, Toronto and Montreal. We are a Canadian settler organization working to advance climate solutions, help nature thrive and build sustainable communities, respecting the rights, title and sovereignty of Indigenous nations. We believe Indigenous leadership is key to our collective future. We aim to work with a broad spectrum of people and organizations throughout Canada, including Indigenous communities, all levels of government and people who care about environmental justice, to find solutions to create a sustainable Canada. We use scientific research, traditional ecological knowledge, innovative policy and legal solutions, communications and public engagement to pursue our mission to protect nature’s diversity and the wellbeing of all life, now and for the future. We envision a world where we all act every day on the understanding that we are interdependent with nature and with each other. To address the intersection of the climate and biodiversity crises with social justice and equity, the David Suzuki Foundation is committed to promoting equity, diversity and inclusion. As an organization, we are on a transformative journey to embed these values, decolonize our practices and become an anti-racist organization. Join us in creating a socially and environmentally just world, where diverse identities, lived experiences and world views are valued as essential to our collective future. À PROPOS DE NOUS Fondée en 1990, la Fondation David Suzuki est un organisme environnemental canadien à but non lucratif. Nous travaillons en anglais et en français et nous avons des bureaux à Vancouver, à Toronto et à Montréal. Nous sommes un organisme canadien allochtone qui œuvre au déploiement de solutions climatiques, d’une nature florissante et de collectivités durables, en respectant les droits, le titre et la souveraineté des nations autochtones. Selon nous, le leadership autochtone est vital pour notre avenir collectif. Or, afin de trouver des avenues vers un Canada durable, nous visons à travailler avec un vaste éventail d’acteurs et actrices au pays, dont les communautés autochtones ainsi que tous les paliers de gouvernement et les personnes qui se soucient de la justice environnementale. Pour poursuivre notre mission, celle de préserver la diversité de la nature et le bien-être de toutes les formes de vie, maintenant et pour l’avenir, nous faisons appel à diverses ressources et approches : recherche scientifique, savoirs écologiques traditionnels, solutions politiques et juridiques innovantes en matière d’environnement, communications et engagement du public. Nous imaginons un monde où, chaque jour, nous agissons en comprenant notre interdépendance avec la nature ainsi que les un.e.s avec les autres. Face aux croisements des crises du climat et de la biodiversité avec la justice sociale et l’équité, la Fondation David Suzuki est résolue à promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion en s’engageant dans un parcours transformateur pour intégrer ces valeurs, décoloniser ses pratiques et devenir un organisme antiraciste. Joignez-vous à nous pour créer un monde juste socialement et écologiquement, où la pluralité des identités, des expériences vécues et des visions du monde est perçue comme cruciale pour notre avenir collectif. Job Description TERMS: Full-time permanent position (34 hours per week, Monday to Thursday). LOCATION: Can be located in Vancouver (territories of the xʷməθkʷəy̓əm (Musqueam), Sḵwx̱wú7mesh (Squamish), and səlilwətaɬ (Tsleil-Waututh) Nations), Montreal (Kanien'kehá:ka territory), or Toronto (the traditional territories of various Indigenous Peoples, including the Mississaugas of the Credit, the Anishinaabe, the Haudenosaunee, and the Wendat). Preference for the Vancouver location if possible. WORK ENVIRONMENT: The position is hybrid, with a combination of remote work and 4 days/month required in office. REPORTS TO: Engagement Director SALARY: $55,000 - $65,000 Salary will be determined by expertise, experience in the role, and years of service at DSF. TYPE: Unionized Role THE ROLE: The Administrator provides comprehensive administrative and financial support across a suite of programs, campaigns, departmental initiatives and ongoing work. This role ensures that operations run efficiently, projects stay compliant, and financial activities align with organizational goals. The Administrator plays a critical role in project management, program planning (including BOW annual planning and strategic planning efforts) financial management (budgeting and expense tracking), and supporting communication and reporting efforts for internal and external stakeholders. KEY RESPONSIBILITIES Program and Work Management Working with the Engagement Director, the Administrator coordinates all aspects of the Communications + Engagement team’s work, including planning, grant proposals and reporting, financial monitoring, implementation of programs and delivery of ongoing departmental work. Serves as liaison for information exchange between the Communications + Engagement team and operational departments (Finance, Ops/Admin, Devo, PC&E, IT & Digital) on new and existing organizational policies. Stewards project leads in the planning, implementation and financial tracking of their deliverables. Assists the Director and team with the onboarding of new staff. Schedules, provides agendas for, and supports team and other meetings. Supports the Director with event hosting and external event participation as needed (time permitting). Works across portfolios when processes impact Communications + Engagement, Sustainable Communities, Climate and Nature and create effective internal operations of workflows. Cross Portfolio Work Management – Assists with identifying and engaging with work process needs that cross portfolios. With the Director, facilitates team internal quarterly planning, team-building activities, and wider DSF annual planning process. Manage and oversee the contact inbox Budget Management Monitors and manages the department’s budget, planning and implementation strategies. Supports team members in the implementation of organizational policies and processes and managing contractor relationships. Processes invoices and support contract drafting. In collaboration with the Development department, stewards team in periodic reporting on funding agreements, as required. Assists Director with funder meetings and stewardship. Other Assists the Director with administrative support as needed. Assists the Communications + Engagement team with social media innovation, event support, partner/collaborator stewardship, volunteer support, etc. as is possible (time permitting). Supports the Director with travel arrangements. Supports change management processes, along with the Director. Supports relationship with the Cullis-Suzuki family. FR VERSION CONDITIONS : Poste permanent à temps plein (34 heures par semaine, du lundi au jeudi). LIEU : Lieu de travail flexible, dans l’un de nos trois bureaux situés à Vancouver (territoire des xʷməθkʷəy̓əm, des Sḵwx̱wú7mesh et des səlilwətaɬ), à Montréal (territoire des Kanien’kehà:ka) et à Toronto (Tkaronto, le territoire traditionnel de nombreuses nations dont les Mississaugas de Credit, les Anichinabés, les Odjibwés, les Haudenosaunee et les Wendat). ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : Le poste est hybride, avec une combinaison de travail à distance et de 4 jours par mois au bureau. SOUS LA RESPONSABILITÉ DE : Directrice, Engagement SALAIRE : 55 000 $ – 65 000 $ Le salaire sera déterminé en fonction de l’expertise, de l’expérience dans le rôle et des années de service à la Fondation David Suzuki (FDS). TYPE : Poste syndiqué À PROPOS DU POSTE L’administrateur·rice fournit un soutien administratif et financier complet à l'ensemble des programmes, campagnes, initiatives départementales et travaux en cours. Ce rôle garantit le bon déroulement des opérations, la conformité des projets et l'alignement des activités financières sur les objectifs organisationnels. L'administrateur·rice joue un rôle essentiel dans la gestion de projets, la planification de programmes (y compris la planification annuelle et stratégique de BOW (Bucket-of-Work), la gestion financière (budgétisation et suivi des dépenses) et le soutien aux efforts de communication et de rédaction de rapports pour les parties prenantes internes et externes. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Gestion du portefeuille En collaboration avec la directrice de l'engagement, l'administrateur·rice coordonne tous les aspects du travail de l'équipe Communications + Engagement, y compris la planification, les demandes de subventions et les rapports, le suivi financier, la mise en œuvre des programmes et la réalisation des tâches courantes du département. Assure la liaison pour l'échange d'informations entre l'équipe Communications + Engagement et les départements opérationnels (Finances, Opérations/Administration, Développement, PC&E, Informatique et Numérique) sur les politiques organisationnelles nouvelles et existantes. Supervise les responsables de projet dans la planification, la mise en œuvre et le suivi financier de leurs livrables. Aide la directrice et l'équipe à intégrer les nouveaux membres du personnel. Planifie, fournit les ordres du jour et soutient les réunions de l'équipe et autres. Aide la directrice à organiser des événements et à participer à des événements externes si nécessaire (si le temps le permet). Travaille sur plusieurs portefeuilles lorsque les processus ont un impact sur la communication et l'engagement, les collectivités durables, le climat et la nature, et crée des opérations internes efficaces pour les flux de travail. Gestion du travail inter-portefeuilles – Aide à identifier et à répondre aux besoins en matière de processus de travail qui concernent plusieurs portefeuilles. Avec la directrice facilite la planification trimestrielle interne de l'équipe, les activités de consolidation d'équipe et le processus de planification annuelle plus large de la DSF. Gère et surveille la boîte de réception générale de contact de la FDS Gestion budgétaire Surveille et gère le budget, la planification et les stratégies de mise en œuvre du département. Aide les membres de l'équipe à mettre en œuvre les politiques et les processus organisationnels et à gérer les relations avec les sous-traitants. Traite les factures et aide à la rédaction des contrats. En collaboration avec le département Développement, supervise l'équipe dans la rédaction de rapports périodiques sur les accords de financement, selon les besoins. Assiste la directrice dans les réunions avec les bailleurs de fonds et la gestion. Autres Assiste la directrice dans les tâches administratives, selon les besoins. Assiste l'équipe Communications + Engagement dans l'innovation sur les réseaux sociaux, le soutien aux événements, la gestion des partenaires/collaborateurs, le soutien aux bénévoles, etc. dans la mesure du possible (si le temps le permet). Assiste la directrice dans l'organisation des déplacements. Assiste la directrice dans les processus de gestion du changement. Assiste dans les relations avec la famille Cullis-Suzuki. Qualifications QUALIFICATIONS We know that experience can take different forms. Tell us about yours in relation to the following requirements 3+ years of administration and project management experience, delivering projects, tracking budgets, and managing change and adoption within teams. Experienced in managing vendors and associated contracts, ensuring projects are delivered within budget, timeline, and scope. Strong budget management skills and financial acumen. Proficient in MS Excel. Excellent English language skills are essential; French language skills are an asset. Public information, volunteer coordination, event management experience is an asset. WHAT YOU BRING TO THE ROLE Excellent organizational skills, typically acquired through the completion of a bachelor’s degree program or equivalent experience in administration, finance, or project management. Strong documentation skills. Proactive and forward-thinking, always one step ahead of the team, efficiently removing blockers and impediments to progress. Excellent leadership skills, with experience in coaching and mentoring teams. Exceptional communication and interpersonal skills, including team building, facilitation, negotiation, and conflict resolution. Skilled in managing communications and relationships with various stakeholders, and in adapting your leadership style accordingly—from team members to executives. Highly self-motivated, driven by your own initiative to prioritize competing demands and meet deadlines in a dynamic, ambiguous environment. Thrive in fast-paced environments of change, innovation and collaboration. Adept at creating new processes to improve integration and coordination across teams. A natural problem solver, focused on practical and effective solutions. Share DSF’s commitment to addressing Canada’s most pressing environmental challenges and embrace our organizational values: solution-seeking, courageous, collaborative, integrity-driven, and committed. You’re excited about environmental and climate justice work and building strong diverse movements. Highly-disciplined approach to strategy; you’ve demonstrated your ability to effectively realize a complex vision with a diverse team — bonus points if you’ve worked with a geographically distributed team or within a matrix management system. Committed to rigor and accountability, and comfortable with measurement and data-driven analysis of project outcomes. Non-profit communications, event or social media skills are a bonus. You enjoy interacting with a wide diversity of people. You are committed to EDIA. You are interested in reciprocity with Indigenous Peoples, and are excited about efforts to decolonize our operations and work. QUALIFICATIONS Nous savons que l’expérience peut prendre différentes formes. Parlez-nous de la vôtre en ce qui a trait aux exigences suivantes : Minimum de 3 ans d’expérience en administration et en gestion de projets, incluant la réalisation de projets, le suivi budgétaire et la gestion du changement et de l’adoption au sein des équipes. Expérience avérée en gestion de fournisseurs et de contrats associés, en veillant à la livraison de projets dans le respect du budget, des délais et de la portée. Solides compétences en gestion budgétaire et en finances. Maîtrise de MS Excel. Excellentes compétences en anglais (oral et écrit) essentielles; le français est un atout. Expérience en information du public, coordination de bénévoles et gestion d’événements, un atout. VOTRE APPORT Excellentes compétences organisationnelles, généralement acquises par l’obtention d’un baccalauréat ou une expérience équivalente en administration, finance ou gestion de projets. Solides aptitudes en documentation. Proactif·ve et tourné·e vers l’avenir, toujours une étape en avance sur l’équipe, éliminant efficacement les obstacles au progrès. Excellentes aptitudes en leadership, avec expérience en encadrement et mentorat d’équipes. Compétences exceptionnelles en communication et en relations interpersonnelles, incluant le travail d’équipe, la facilitation, la négociation et la résolution de conflits. Expérience dans la gestion des communications et des relations avec divers intervenants, et capacité à adapter votre style de leadership selon le public — des membres de l’équipe aux dirigeant·es. Grande autonomie et motivation, avec capacité à hiérarchiser les priorités concurrentes et à respecter les délais dans un environnement dynamique et incertain. Capacité à s’épanouir dans des environnements de changement, d’innovation et de collaboration. Aptitude à créer de nouveaux processus favorisant l’intégration et la coordination entre les équipes. Réflexe de résolution de problèmes, orienté·e vers des solutions pratiques et efficaces. Adhésion à l’engagement de la FDS pour relever les défis environnementaux les plus pressants au Canada, et alignement avec nos valeurs : recherche de solutions, courage, collaboration, intégrité et engagement. L’environnement et la justice climatique vous passionnent et vous souhaitez créer des mouvements forts et diversifiés. Approche hautement disciplinée de la stratégie; capacité démontrée à concrétiser une vision complexe avec une équipe diversifiée — un atout si vous avez déjà travaillé avec une équipe répartie géographiquement ou dans un système de gestion matricielle. Engagement envers la rigueur et la reddition de comptes, avec aisance dans l’analyse mesurable et fondée sur les données des résultats de projets. Compétences en communications, organisation d’événements ou réseaux sociaux au sein d’un organisme sans but lucratif, un atout. Vous aimez collaborer avec une grande diversité de gens. Vous adoptez les principes de l’EDIA. La réciprocité avec les peuples autochtones vous intéresse, et les efforts visant à décoloniser nos opérations et notre travail vous passionnent. Additional Information WHAT WE OFFER Four-day workweek Competitive salary and generous benefits package Hybrid work opportunities Supportive work culture Chance to make a difference and help improve the health of our planet and all life on it HOW TO APPLY Please submit your resume and covering to https://davidsuzuki.org/careers/ The David Suzuki Foundation is strongly committed to equity and diversity and to creating a welcoming and inclusive workplace. We especially encourage applications from equity-deserving groups; specifically Indigenous and racialized people, members of the LGBTQIA2S+, trans and gender-diverse communities, women and people with disability, chronic illness and/or neurodiversity. CE QUE NOUS OFFRONS Semaine de travail de quatre jours Un salaire compétitif et un ensemble d'avantages sociaux généreux Possibilités de travail hybride Culture de travail solidaire La possibilité de contribuer à l'amélioration de la santé de notre planète et de toutes les formes de vie qui s'y trouvent. COMMENT POSTULER Veuillez soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation en ligne à l'adresse suivante : https://fr.davidsuzuki.org/emplois/ La Fondation David Suzuki est fortement engagée en faveur de l'équité et de la diversité et de la création d'un lieu de travail accueillant et inclusif. Nous encourageons tout particulièrement les candidatures des groupes méritant l'équité, en particulier les Autochtones et les personnes racialisées, les membres des communautés 2ELGBTQIA+, les personnes trans et de la pluralité des genres, les femmes et les personnes ayant un handicap, une maladie chronique et/ou une neurodiversité.

Responsibilities

The Administrator provides comprehensive administrative and financial support across various programs and campaigns, ensuring efficient operations and compliance. This role includes project management, financial management, and supporting communication efforts for stakeholders.