Agent De Bureau | Office Agent (Administrative) at Aston Carter

Mirabel, Quebec, Canada -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

09 May, 26

Salary

30.0

Posted On

08 Feb, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Data Entry, Bilingual, Administrative Support, Excel Data Entry, Microsoft Office, Google Suite, Accounting, Invoicing, SAP, Administrative Proficiency, ARMS, Supply Chain Experience, Computer Skills, French Fluency, English Proficiency

Industry

Staffing and Recruiting

Description

Titre du poste: Agent de bureau (Administratif) Description du poste Ce poste est une nouvelle position créée en raison de la charge de travail élevée dans l'équipe des assistants administratifs. La personne travaillera en étroite collaboration avec le Centre de Compétences Énergie, qui se concentre principalement sur la fabrication de moteurs d'avions et de systèmes mécaniques (roues, freins, etc.). Ce poste est axé sur les tâches administratives liées aux partenaires externes du client, principalement effectuées via SAP. Responsabilités Création de demandes d'achat et de bons de commande dans SAP. Ajouter ou transférer des fonds de bon de commande dans SAP. Travailler avec la finance, les achats et la gestion pour créer des bons de commande 2026 et mettre à jour les fichiers maîtres de bons de commande pour les ODC, les contractants, les frais généraux et les services (partenaires externes). Créer des numéros de fournisseur avec les achats. Vérification des taux, des heures et de l'approbation du gestionnaire pour l'approbation des factures dans SAP sur une base hebdomadaire. Suivre la réception en temps opportun des factures des clients pour éviter les provisions à la fin du trimestre et de l'année. Valider les informations des fournisseurs pour obtenir l'accès à ARMS. Revoir toutes les factures de Transport Canada et de l'EASA. Donner l'accès demandé à ARMS. NB : La personne ne suivra pas les problèmes liés à ARMS (action à prendre par l'informatique). Compétences Essentielles Entrée de données Bilingue Support administratif Entrée de données dans Excel Microsoft Office Google Suite Comptabilité Facturation Expérience en environnement de bureau dans un environnement de chaîne d'approvisionnement SAP Maîtrise administrative (focalisation sur l'entrée de données) Compétences Supplémentaires & qualifications Diplôme d'études secondaires Au moins 2 à 3 ans d'expérience en administration dans un environnement de chaîne d'approvisionnement Expérience avec SAP À l'aise avec l'ordinateur, expérience en saisie de données Maîtrise du français et niveau professionnel en anglais Expérience avec la suite MS Office et/ou Google Suite Expérience avec ARMS Expérience dans une entreprise en changement/croissance Environnement De Travail L'entreprise offre une opportunité de travailler dans l'industrie aérospatiale pour une carrière. Il y a une grande culture d'équipe et c'est une entreprise internationale travaillant sur de grands projets. L'horaire est du lundi au vendredi, 40 heures par semaine pendant les heures de bureau. Le travail est effectué en rotation avec 3 jours au bureau. Le code vestimentaire est décontracté et il y a un stationnement gratuit sur place. Pas de transport en commun disponible, il est nécessaire d'avoir une voiture. Type de poste & Emplacement Ce poste Contract est basé à Mirabel, QC. Taux de rémunération & Avantages La fourchette salariale associée à ce poste est de $20.00 - $30.00/hr. Type de milieu de travail Il s'agit d'un poste hybrid, situé à Mirabel,QC. Job Title: Office Agent (Administrative) Job Description This role is a new position created due to the high workload in the team of administrative assistants. The individual will work closely with the Center of Energy department, which focuses primarily on the manufacturing of plane engines and mechanical systems (wheels, brakes, etc.). The position is focused on administrative duties related to the client's external partners, mostly conducted through SAP. Responsibilities Creation of purchase requisitions and purchase orders in SAP. Add or transfer purchase order funds in SAP. Work with finance, procurement, and management to create 2026 purchase orders and update purchase order master files for ODCs, contractors, overheads, and services (external partners). Create vendor numbers with procurement. Verification of rates, hours, and manager approval for invoice approval in SAP on a weekly basis. Follow-up on timely receipt of invoices from customers to avoid accruals at quarter and year-end. Validate supplier information to obtain ARMS access. Review all invoices from Transport Canada and EASA. Provide requested ARMS access. Note: The individual will not follow up on ARMS-related issues (action to be taken by IT). Essential Skills Data entry Bilingual Administrative support Excel data entry Microsoft Office Google Suite Accounting Invoicing Experience in an office environment within a supply chain setting SAP Administrative proficiency (data entry focus) Additional Skills and Qualifications High school diploma At least 2 to 3 years of experience in administration in a supply chain environment Experience with SAP Comfortable working on a computer, experience with data entry Fluent in French and professional level in English Experience working with MS Office suite and/or Google Suite Experience with ARMS Experience working in a changing/growing company Work Environment The company offers an opportunity to work in the aerospace industry for a career. There is a great team culture and it is an international company working on significant projects. The schedule is Monday to Friday, 40 hours per week during office hours. The work is conducted with a rotation of 3 days in the office. The dress code is casual and there is free parking on site. No public transportation is available, so a car is required. Job Type & Location This is a Contract position based out of Mirabel, QC. Pay and Benefits The pay range for this position is $20.00 - $30.00/hr. Workplace Type This is a hybrid position in Mirabel,QC. À propos d'Aston Carter: Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, l’acquisition de talents, la chaîne d’approvisionnement et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de l'industrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre réseau expansif pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie-Pacifique et en Europe, Aston Carter est au service d’un grand nombre d’entreprises du Fortune 500. Nous sommes fiers d’avoir remporté le double diamant ClearlyRated Best of Staffing® pour notre service aux clients et aux talents. Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi. Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou l’ajustement du processus de demande d’emploi ou d’entrevue à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à astoncarteraccommodation@astoncarter.com pour connaître d’autres options d’accommodement. Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada – Québec) Numéro du permis d'agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada – Québec) About Aston Carter: Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the U.S., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a ClearlyRated Best of Staffing® double diamond winner for both client and talent service. The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law. If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email astoncarteraccommodation@astoncarter.com for other accommodation options. Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada – Quebec) Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada – Quebec)

Responsibilities

The individual will create purchase requisitions and orders in SAP, manage vendor numbers, and verify invoices for approval. They will also ensure timely receipt of invoices and validate supplier information for access to ARMS.