Nous recherchons actuellement un(e) agent(e) administratif(ve) pour un poste temporaire au sein d’une direction générale du gouvernement fédéral. Seulement les détenteurs d’une cote de sécurité valide (cote de fiabilité) seront considérés.

Responsabilités principales :

• Assurer la coordination quotidienne des services liés à la gestion des bâtiments et répondre aux demandes d’information.
• Gérer le traitement du courrier entrant et sortant ainsi que les services de messagerie et d’expédition.
• Tenir à jour les inventaires et les bases de données opérationnelles (ex. : cartes d’accès, badges, fournitures).
• Apporter un soutien aux procédures de sécurité et de contrôle d’accès aux bâtiments.
• Participer à l’organisation des salles, au déplacement du mobilier et à la logistique générale.
• Prendre part aux inspections de sécurité du site et vérifier le bon fonctionnement de l’équipement d’urgence.
• Contribuer à la gestion des biens excédentaires (collecte, documentation, logistique).
• Accueillir les entrepreneurs externes, le personnel temporaire et les visiteurs, et leur offrir un soutien selon les protocoles en vigueur.
• Maintenir un système de classement efficace et préparer les rapports et documents requis.
• Utiliser les plateformes telles que SAP et Microsoft Office pour assurer le suivi des activités et la saisie des données.

Tâches spécifiques :

• Assurer la gestion administrative des services de base liés aux installations (ex. : cartes d’accès, permis de stationnement).
• Organiser l’expédition, la réception et la distribution interne des colis.
• Mettre à jour les systèmes de suivi et les bases de données, incluant les saisies dans SAP.
• Participer à la préparation, au classement et à l’archivage de documents.
• Préparer les salles de réunion : disposition du mobilier, coordination audiovisuelle et demandes de nettoyage après utilisation.
• Réaliser des inspections mensuelles de l’équipement d’urgence (ex. : défibrillateurs, extincteurs) et signaler toute anomalie.
• Coordonner le traitement des biens excédentaires (collecte, étiquetage, documentation).
• Accueillir et orienter les entrepreneurs, travailleurs temporaires et visiteurs conformément aux procédures établies.
• Appuyer la mise en œuvre des consignes de sécurité et la gestion des déclarations d’incident.
• Rédiger des rapports ou mises à jour opérationnelles à la demande du superviseur de site.

QUALIFICATIONS:

Être en possession d’une cote de sécurite valide toute entrée dans les locaux ou l’utilisation des systèmes nécessite l’adhésion aux normes de sécurité gouvernementales. Une évaluation des antécédents pourrait être demandée.
Langues requises : Une maîtrise fonctionnelle du français et de l’anglais est nécessaire (niveau intermédiaire).
Utilisation des systèmes informatiques : Les tâches doivent être réalisées à l’aide des outils tels que SAP et les logiciels de la suite Microsoft Office.
Normes de santé et sécurité : Il est impératif de suivre les règles de santé et sécurité en vigueur. Les formations obligatoires (comme le SIMDUT ou l’orientation des lieux) doivent être terminées avant de commencer les activités.
Transport et manipulation : Le poste peut impliquer le soulèvement ponctuel de charges (jusqu’à environ 30 kg) ainsi que l’emploi d’équipements de transport comme des chariots.
Job Type: Full-time
Pay: $25.00-$28.00 per hour
Expected hours: 37.5 per week

Education:

• Bachelor’s Degree (preferred)

Work Location: In perso

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