Alternance assistant administratif H/F at Icademie

Saint-Alban, Occitania, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

17 Aug, 26

Salary

1823.03

Posted On

19 May, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Management, Organization, Computer Literacy, Multitasking, Interpersonal Skills, Written Communication, Oral Communication, Customer Service, Data Entry, Archiving, Billing, Scheduling

Industry

E-Learning Providers

Description

Rejoignez une entreprise dynamique et préparez un diplôme reconnu avec ICADEMIE, spécialiste de la formation à distance. ICADEMIE accompagne son entreprise partenaire, spécialisé dans la formation, dans le recrutement de sa/son futur(e) Assistant(e) administratif(ve) H/F en alternance. Ce poste, basé à Toulouse, est à pourvoir dès la rentrée 2026. En postulant, vous manifestez votre souhait de rejoindre ICADEMIE pour préparer un diplôme reconnu du Bac +2 au Bac +5, tout en développant vos compétences directement sur le terrain. Vos futures missions : 1. Accueil et vie du centre Accueillir les apprenants, formateurs et intervenants Gérer l’accueil téléphonique et les demandes entrantes Assurer le suivi des entrées et sorties du centre Veiller à la bonne tenue du site (commande fournitures, locaux…) 2. Gestion administrative du CFA Constituer, vérifier et mettre à jour les dossiers administratifs des apprenants Assurer le suivi des documents obligatoires (contrats, conventions, émargements…) Participer au respect des exigences réglementaires (Qualiopi, CPF, etc.) Classer, archiver et organiser les documents administratifs 3. Gestion NEO (Ypareo) Saisir et suivre les données administratives des apprenants Participer à l’amélioration continue des outils et process internes Garantir la fiabilité des données 4. Support aux équipes pédagogiques Assister la coordinatrice pédagogique dans le suivi administratif des formations Suivre les absences et assurer leur traçabilité Participer à la gestion des plannings (mise à jour, diffusion) 5. Suivi administratif et financier Émettre et assurer le suivi administratif des factures et des paiements Faire le lien avec le service comptabilité pour le suivi des paiements Participer au suivi des dossiers de financement (OPCO, CPF…) Effectuer des contrôles de conformité des dossiers Contribuer à la mise à jour de tableaux de suivi 6. Appui à la direction Participer aux démarches qualité (Qualiopi) Contribuer à la rédaction de comptes rendus et documents internes Mettre à jour les procédures administratives Participer à l’amélioration continue de l’organisation du CFA Votre profil : Rigueur administrative et sens de l’organisation Très bonne aisance avec les outils informatiques Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément Bon relationnel et sens du service Bonne communication orale et écrite Rémunération : selon la grille légale de l’alternance, en fonction de votre âge et de votre niveau d’études. La formation est également financée à 100% dans le cadre de l’alternance. Le processus de recrutement : Vous postulez Nous vous contactons pour un premier entretien de pré-sélection par téléphone afin de confirmer votre projet et votre éligibilité à nos formations Nous vous accompagnons ensuite dans la constitution de votre dossier et la préparation de vos entretiens Vous intégrez votre entreprise et votre formation Icademie ! 🎓 Seuls les candidats souhaitant suivre une formation Icademie pourront être présentés à l’entreprise et bénéficier de notre accompagnement. Type de poste : Alternance #ICA_GO

Responsibilities

The role involves managing the reception and administrative operations of a training center, including learner file management and regulatory compliance. Additionally, the assistant provides support to pedagogical teams and handles basic financial tracking and invoicing.