Ambitionierte Vorstandsassistenz (m/w/d) – Vollzeit, vor Ort in Stuttgart at Refine Projects AG

Stuttgart, Baden-Württemberg, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

30 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

02 Jul, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Executive Assistance, Office Management, Process Optimization, Accounting Preparation, Event Organization, Onboarding, MS Office, Apple Devices, Lexware, DATEV, German Language, English Language

Industry

Business Consulting and Services

Description

Deine Aufgaben Deine Rolle – was du bewegst Du unterstützt unsere beiden Vorstände in operativen und strategischen Themen – vorausschauend, nicht reaktiv. Du bildest mit der bestehenden Vorstandsassistenz ein eingespieltes Team. Du sicherst, überwachst und optimierst interne Prozesse und sorgst für Stabilität im Tagesgeschäft. Du bereitest die Buchhaltung mit der Steuerkanzlei vor. Du organisierst Meetings, Workshops und Kundenevents – reibungslos und mit Gespür für die Details. Du unterstützt im Personalbereich, besonders beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen. Du treibst Themen eigenständig voran und lässt Dinge nicht liegen. Dein Profil Was dich auszeichnet Drive und Eigeninitiative – du bist nicht nur dabei, du gestaltest mit. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium. Strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise – du denkst mit und vor. Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse. Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise auch mit Apple-Geräten, Lexware und DATEV. Bereitschaft zur Präsenz vor Ort in Stuttgart – diese Rolle lebt von der Nähe zum Vorstand und ist bewusst keine Remote-Position. Dein Mehrwert Das bieten wir Dir Einen Platz nah an der Unternehmensspitze, direkt an der Seite der Gründer. Echte Verantwortung und Gestaltungsspielraum ab dem ersten Tag. Flexible Arbeitszeiten innerhalb deiner Präsenz vor Ort. Eine echte Wir-Kultur: ein herzliches, hilfsbereites Team, das zusammenhält, Wissen offen teilt und dir vom ersten Tag an den Rücken stärkt. Hochwertigste Büroräume zum Wohlfühlen: modernes, klimatisiertes Open-Space-Design mit eigenem Podcast-Studio und Barista-Kaffee für den perfekten Start in den Tag. Benefits, die Freude machen: Wellpass für Fitness- und Wellnessangebote, Givve Card als steuerfreier monatlicher Sachbezug, JobRad-Leasing, Mitarbeiterrabatte, regelmäßige Team-Events, regelmäßige Fortbildung und einmal jährlich eine gemeinsame Studienreise. Der Prozess – unkompliziert und schnell Ein kurzes Kennenlernen per Telefon oder Video, dann ein persönliches Gespräch mit einem der Vorstände Bülent oder Claus. Wir entscheiden dann zügig. Klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung – gern kurz und persönlich. About us refine – Ready to build the future? Wir sind ein dynamisches Beratungsunternehmen mit internationaler Ausrichtung und echter Start-up Mentalität. Wir stehen für Innovation und Veränderung in der Bau- und Immobilienbranche. Unsere Mission? Mit Lean Construction revolutionieren wir Bauprojekte und setzen neue Standards. Wir optimieren Prozesse nachhaltig und effizient – und das immer mit Leidenschaft! Bei refine arbeiten wir mit unseren Kunden als Partner auf Augenhöhe. Wir sind die Coaches, die Projektteams in echte High-Performance-Teams verwandeln. Neben unserer Prozessoptimierung bieten wir Beratung zu modernen Projektabwicklungs- und Vertragsmodellen wie der Integrierten Projektabwicklung (IPA). Unser Ziel ist es, die Bauwelt zu transformieren – und dafür brauchen wir Menschen wie Dich! Neugierig? Schau Dir unser Imagevideo an: refine in a nutshell Bist Du bereit, mit uns die Zukunft der Bau- und Immobilienbranche zu gestalten?

Responsibilities

Provide proactive operational and strategic support to two board members while optimizing internal processes and ensuring daily business stability. Responsibilities include organizing meetings and events, preparing accounting documents, and supporting HR onboarding.