Archive Assistant at Save the Children International

Abidjan, Abidjan, Côte d'Ivoire -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

13 Sep, 26

Salary

449492.0

Posted On

15 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Physical Archiving, Digitization, Document Classification, Audit Support, Information Management, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, Win Isis, Analytical Skills, Synthesis Skills, Organizational Skills, French Fluency, English Proficiency

Industry

Non-profit Organizations

Description

TITRE DU POSTE : Assistant(e) Archiviste NOMBRE DE POSTE : 01 DEPARTEMENT : Finances ORGANISATION: Save the Children International Côte d’Ivoire Country Office LOCATION : Poste basé à Abidjan avec des déplacements terrain OBJET : Avis de recrutement DUREE DU CONTRAT : 12 Mois Renouvelable GRADE : 5 REMUNERATION : Le salaire de base mensuel pour ce poste est compris entre XOF 332 957 et 449 492 La négociation du salaire sera basée sur le niveau de responsabilité du poste, l’expérience du candidat et l’équité interne. SAUVEGARDE : Niveau 3 Le/la titulaire du poste aura des contacts réguliers avec des enfants et des adultes bénéficiaires de Save the Children ainsi que des employés de l’organisation soit fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) soit de manière intensive (par exemple du jour au lendemain) parce qu'il/elle travaille sur des programmes nationaux, ou visite des programmes pays, ou parce qu'il/elle est responsable de la mise en œuvre des programmes, dans quel cas, la vérification des antécédents juridiques sera obligatoire. OBJECTIF DU POSTE : L’Assistant(e) Archiviste participe à l’amélioration du Système d’archivage de Save the Children Cote d’Ivoire Bureau Pays dans sa zone d’intervention. A cet effet, il/elle apportera un appui majeur dans l’archivage physique et la numérisation des documents essentiels de Save the Children en Côte d’Ivoire. Dans le cas d’une crise humanitaire majeure, le détenteur du rôle devra travailler à l’extérieur du profil normal du rôle et de pouvoir varier les heures de travail en conséquence. PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITES : Stratégie et planification * Contribuer à l’archivage physique des documents essentiels de Save the Children Cote d’Ivoire, notamment les documents du Projet ; * Contribuer à la numérisation des documents essentiels de Save the Children Cote d’Ivoire, notamment les documents du Projet ; * Travaille avec le staff Finance pour une compréhension commune de l’objectif du système d’archivage ; * Apporter un appui aux staffs dans la recherche des documents en interne et lors des audits ; * Orienter les auditeurs au cours des différents audits ; * Apporter un appui aux partenaires de Save the Children pour améliorer leur système d’archivage ; * Faire des versements mensuels des documents pour leur archivage auprès des services producteurs ; * Procéder à l’analyse, tri et classement des documents à archiver ; * Classer les documents selon le cadre de classement préétabli ; * Ranger les documents sur les rayonnages en suivant l’ordre de rangement pour faciliter les recherches ; * Effectuer les mises à jour régulières du tableau de gestion des archives ; * Assister les staffs dans le rangement et l’organisation de leurs archives au sein de leurs bureaux ; * Renforcer la capacité des staffs sur le préarchivage des documents ; * Faire le suivi régulier des documents lors des audits ou pendant les consultations en interne ; * Assurer la sécurité et l’intégrité du fonds documentaire mis à sa disposition dans la salle d’archives ; * Maintenir le répertoire des archives à jour ; * Fournir une assistance aux staffs en matière d’archivage dans leurs bureaux ; * Assure l’entretien du scanner de numérisation mis à sa disposition ; * Assurer une meilleure conservation et adaptée des documents archivés ; * Assurer les conditions optimales de conservation des documents aux normes conventionnelles ; * Faire des propositions en vue d’améliorer le système d’archivage existant ; * Effectuer toute autre tâche en lien avec son domaine. Politiques et procédures : * II/elle s’engage à respecter les règles de sauvegarde de l'enfant ; * II/elle s’engage à respecter les procédures de SCI ; * II/elle veille au respect de la politique de SCI pour lutter contre la fraude ; * II/elle contribue au respect des engagements pris auprès de SCI. RESPONSABILITES SAFEGUARDING : * Dénoncer tous les cas d’abus interne et externe * Connaitre la politique Safeguarding et le Code de Bonne Conduite et sensibiliser sur cette politique (enfants, employés, partenaires, bénéficiaires, etc.) * Contribuer aux exercices de leçons apprises et de documentation des bonnes pratiques sous l’impulsion du point focal * Être exemplaire dans son travail et dans sa vie privée et respecter le code de bonne conduite et de la politique de Safeguarding * Connaitre et respecter les procédures locales * Veillez au bien-être de l’enfant, de l’employé, des partenaires, des bénéficiaires, et des communautés * Assurer un environnement sain au service de tous (enfants, partenaires, bénéficiaires, employés etc.) RESPONSABILITÉS ANTI-FRAUDE * Connaître et s’approprier la politique de lutte contre la fraude, la corruption et les pots de vin * S’assurer de participer aux inductions, activités et refresher sur la lutte contre la fraude, la corruption et les pots de vin * Être un exemple pour les autres en matière de lutte contre la fraude, la corruption et les pots de vin, * S’assurer d’être un vecteur de propagation de bonnes pratiques en matière de lutte contre la fraude, de corruption et de pots de vin au sein du bureau pays * Dénoncer immédiatement les cas de fraude dont vous avez connaissance directement ou indirectement. QUALIFICATIONS * Avoir un Diplôme universitaire BAC+2/3 en Sciences de l’Information Documentaire Option Archivistique ou équivalent. * Comprendre le rôle d’Archiviste dans les programmes humanitaires et de développement. EXIGENCE DU POSTE La nationalité ivoirienne est requise. EXPERIENCES et COMPETENCES : Essentielles * Minimum 01 à 03 ans d’expériences en archivistique * Excellentes compétences organisationnelles et méthodiques * Parlant, écrivant et lisant le français très couramment * Maîtrise de l’outil informatique et notamment des logiciels comme Word, Excel, Powerpoint, Win Isis… * 01 à 03 ans d’expériences en archivistique * La connaissance de l’anglais serait un atout * Parlant, écrivant et lisant le français très couramment. ; * Capacité d’analyse * Capacité reconnue à prioriser les tâches * Capacité de synthèse écrite et orale * Flexible Désirables * Connaissance en Droits de l'Enfant * Aptitude à travailler dans des milieux multiculturels INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Le/la titulaire du poste peut être amené(e) à exécuter d’autres tâches compatibles avec ses compétences et son expérience. Save the Children applique des politiques strictes en matière d’égalité des chances, de sauvegarde, de santé et sécurité, et adopte une tolérance zéro envers toute forme d’abus ou de fraude. L’ORGANISATION Nous employons environ 25.000 personnes dans le monde entier et travaillons sur le terrain dans plus de 100 pays afin d'aider les enfants touchés par des crises ou ceux qui ont besoin de meilleurs soins de santé, d'éducation et de protection de l'enfance. Nous faisons également campagne et défendons au plus haut niveau, pour réaliser le droit des enfants et pour faire entendre leur voix. Nous travaillons sur trois avancées dans la façon dont le monde traite les enfants d'ici 2030 : * Aucun enfant ne meurt suite à des causes évitables avant son 5e anniversaire * Tous les enfants ont une éducation de base de qualité et que, * La violence à l'égard des enfants n'est plus tolérée Nous sommes conscients que des personnes formidables font une grande organisation et que nos employés jouent un rôle crucial en nous aidant à atteindre nos ambitions pour les enfants. Nous valorisons nos employés et nous proposons une carrière significative et enrichissante, ainsi qu'un lieu de travail collaboratif et inclusif où l'ambition, la créativité et l'intégrité sont très appréciées COMMENT POSTULER Merci de postuler en envoyant votre CV et votre lettre de motivation, en y mentionnant votre prétention salariale pour ce poste via le lien ci-dessus. Candidature Interne : Candidature Externe : Date de clôture : 28/06/2026 NB : Nous remercions chaque candidat(e) pour l’intérêt témoigné à l’égard de notre organisation. Seuls les profils présélectionnés seront contactés pour la suite du processus. Sans retour de notre part dans un délai de deux (2) semaines après la clôture de l’avis, veuillez considérer que votre candidature n’a pas été retenue. Nous vous encourageons néanmoins à suivre nos prochaines opportunités. Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquels reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses. « Save the Children s'engage à renforcer la diversité de son équipe afin de mieux refléter les enfants et les communautés que nous servons. Nous encourageons particulièrement les candidatures féminines et offrons une transparence totale concernant les salaires, ainsi que des avantages spécifiques tels que des congés maternité avantageux, des formations professionnelles continues et un environnement de travail inclusif et respectueux ». Il est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation. Facebook ⬇️ https://ci.ci/fx0 [https://ci.ci/fx0] LinkedIn ⬇️ https://ci.ci/Rxc [https://ci.ci/Rxc] The Organization We employ approximately 25,000 people across the globe and work on the ground in over 100 countries to help children affected by crises, or those that need better healthcare, education and child protection. We also campaign and advocate at the highest levels to realise the right of children and to ensure their voices are heard. We are working towards three breakthroughs in how the world treats children by 2030: · No child dies from preventable causes before their 5th birthday · All children learn from a quality basic education and that, · Violence against children is no longer tolerated We know that great people make a great organization, and that our employees play a crucial role in helping us achieve our ambitions for children.We value our people and offer a meaningful and rewarding career, along with a collaborative and inclusive workplace where ambition, creativity, and integrity are highly valued. Application Information: Please apply using a cover letter and up-to-date CV as a single document. Please also include details of your current remuneration and salary expectations. A copy of the full role profile can be found at www.savethechildren.net/jobs We need to keep children safe so our selection process reflects our commitment to the protection of children from abuse.

Responsibilities

The Archive Assistant is responsible for the physical archiving and digitization of essential project documents for Save the Children in Côte d'Ivoire. They provide support during audits, maintain the archive directory, and ensure the security and optimal conservation of documentary funds.