Asistente Administrativo(a) at Urban Strategies LLC

Ponce, Puerto Rico, United States -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

23 Sep, 26

Salary

13.08

Posted On

25 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Microsoft Office 365, Time Management, Organization, Bilingual Communication, Data Entry, Record Keeping, Customer Service, Planning, Teamwork, Community Outreach, Meeting Minutes Management

Industry

Public Policy Offices

Description

DESCRIPCIÓN DE PUESTO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO (A) TÍTULO ASISTENTE ADMINISTRATIVO(A) PROGRAMA Early Head Start – Puerto Rico REPORTA A Gerente de Centro SALARIO $ 13.08 p/h UBICACIÓN Ponce TIPO DE TRABAJO No-Exento WORK SCHEDULE Tiempo completo / Cinco días a la semana / 40 horas a la semana / 12 meses al año Descripción General del Puesto El Asistente Administrativo realiza una variedad de deberes relacionados con funciones administrativas y de oficina para Early Head Start Puerto Rico. Las responsabilidades incluyen: * Realizar tareas administrativas de asistencia a las funciones de la dirección del centro. * Mantener las agendas de las reuniones oficiales y las actas de las reuniones moderadas por el/la Gerente de Centro. * Procesar todo tipo de documentos, tanto en formato tradicional (papel) como electrónicamente. SOBRE USTED Una persona dedicada, motivada, entusiasmada y apasionada por trabajar con el personal y las familias. Usted es una persona afable, enérgica y responsable que puede administrar múltiples proyectos de manera priorizada para cumplir con las metas y objetivos de Urban Strategies y dentro del cumplimiento de todas las Normas de Desempeño de Head Start. Cualificaciones Mínimas * Bachillerato en Sistemas de Oficina, Administración de Empresas o equivalente. * Experiencia relacionada en sistemas de oficina. * Conocimientos en Microsoft Office 0365 * Competencias: * Profesionales: proactivo, diligente, excelentes relaciones profesionales. * Técnico: flexibilidad, adaptación, planificación. * Institucional: trabajo en equipo, alcance comunitario. * Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo, capacidad para cumplir con plazos ajustados. * Licencia de conducir con Real ID vigente. * Ley 300 del Departamento de Salud. * Certificado de Salud. Cualificaciones Preferidas * Conocimiento de las Leyes y Normas del Programa Head Start. * Experiencia de uno a tres años trabajando con familias y niños(as) desde el nacimiento hasta los tres años. * Bilingüe; Excelente inglés y español oral y escrito; procedimientos de oficina; Microsoft Office 0365 FUNCIONES ESENCIALES * Realizar tareas administrativas de asistencia a las funciones del Centro. * Responde y recibe todas las llamadas entrantes de manera rápida y amigable y tomando mensajes. * Saluda a las familias y visitantes y asegura de que estén cómodos. * Asegura de que se tomen medidas de seguridad con cada visitante. * Mantener registros y archivos precisos. * Gestionar, crear y organizar documentos relacionados con el alcance del trabajo. * Recibir, clasificar, distribuir y enviar correspondencia. * Preparar informes, cartas, actas. * Redirigir correos electrónicos y llamadas telefónicas. * Apoyar a Gerente de Centro y al personal del Centro en todo lo relacionado a las distintas áreas de servicio del Centro. * Apoya en el monitoreo de vencimiento de documentos requeridos por el estado. * Apoya en la recopilación y entrada de datos la plataforma ChildPlus, toma de asistencia de los participantes, visitas al hogar, informe de progreso, entre otros. * Asistir a todo el personal con las solicitudes de mantenimiento de las facilidades. * Coordinar junto al Custodio el recibo y despacho de mercancía. * Disponibilidad para visitar y/o viajar a los distintos pueblos en caso de que sea requerido para Adiestramientos / Desarrollo Profesional. De igual manera para viajes fuera del país.  * Completar otras actividades y deberes relacionados según lo asignado. Responsabilidades Físicas: * Capacidad para ver a una distancia normal, escuchar conversaciones y sonidos normales, y usar las manos y los dedos para completar los formularios requeridos. Capacidad para levantar bebés y niños pequeños que pesen hasta cuarenta (40) libras, veinte (20) libras por encima de la cabeza y cuarenta (40) libras desde la cintura hasta el hombro; Se requiere levantar ocasionalmente cincuenta (50) libras y debe ser capaz de empujar / tirar hasta cincuenta libras horizontalmente. * Capacidad para sentarse en el suelo, doblar la cintura, arrodillarse y/o agacharse el 75% del tiempo. Las demandas físicas descritas aquí son representativas de las que debe cumplir un empleado para realizar con éxito las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen funciones esenciales, siempre y cuando la discapacidad del personal no cree un riesgo excesivo de lesiones a los niños inscritos en el programa. SOBRE NOSOTROS Nuestra misión es equipar, dotar de recursos y conectar a las organizaciones religiosas y comunitarias que participan en la transformación de la comunidad para ayudar a las familias a alcanzar su máximo potencial. Nuestra organización tiene su sede en Washington, D.C. Nuestro equipo trabaja en los Estados Unidos, Puerto Rico y América Central. CULTURA DE LA EMPRESA Nuestro trabajo está impulsado por nuestros tres valores fundamentales: 1. Relaciones Auténticas: son fundamentales para nuestro trabajo y van más allá de una naturaleza transaccional para conocer verdaderamente a las personas. Sirven como oportunidades para el desarrollo y el crecimiento mutuos y se basan en la creencia de que todas las personas tienen dignidad y valor inherentes. 2. Liderazgo de Servicio: está arraigado en una mentalidad centrada en los demás que informa la forma en que uno lidera y construye individuos, familias y comunidades. 3. Compasión Intencional: describe un compromiso deliberado para comprender, formular respuestas estratégicas y activar a otros para alcanzar su máximo potencial. BENEFICIOS * Aportación patronal de 80% al Plan Médico * 401K Plan Tradicional, pareo por Urban Strategies de un 4%. * Programa de Asistencia al Empleado. * 5 semanas de vacaciones/días de cierre. * 12 días de enfermedad. * 14 días feriados. * Seguro de vida con aportación patronal de un 100%. * Bono de Navidad (si acumula la cantidad de horas requeridas por Ley). * Aumento anual por Costo de Vida (COLA-sujeto a disponibilidad de fondos). BENEFICIOS ADICIONALES * Oportunidad de Desarrollo Profesional incluido CDA Infantes (para posiciones educativas). Descuentos exclusivos LifeMart en sobre 100 proveedores de servicios. OTROS * El empleo es condicional a la espera de resultados satisfactorios de todas las pruebas requeridas y verificación de antecedentes. Urban Strategies proporciona igualdad de oportunidades de empleo (EEO) a todos los empleados y solicitantes de empleo sin distinción de raza, color, género, origen nacional, edad, orientación sexual, discapacidad u otras clasificaciones legalmente protegidas bajo las protecciones legales federales, estatales y locales aplicables Para aplicar accede a: www.urbanstrategies.us/careers De tener alguna pregunta puede contactarnos en: Recruiting@urbanstrategies.us Somos un empleador con Igualdad de Oportunidades

Responsibilities

Provides comprehensive administrative and office support for the Early Head Start program, including managing schedules, processing documents, and greeting visitors. Responsibilities also include data entry in the ChildPlus platform and coordinating facility maintenance requests.