Asistente Administrativo(a) y de Logística - NPSA4 at UNDP

Santiago, Santiago Metropolitan Region, Chile -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

16 Sep, 26

Salary

0.0

Posted On

18 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Management, Logistics Coordination, Project Monitoring, Financial Execution, ERP Quantum, Microsoft Office, Technical Training Coordination, Procurement Processes, Stakeholder Management, Budget Management, Reporting, Remote Collaboration Tools

Industry

International Affairs

Description

1.Enfoque por niveles (Tiered Approach) para el reclutamiento En línea con el compromiso de salvaguardar la capacidad y apoyar al personal que ya forma parte de la Organización, la mayoría de las vacantes de UNDP/UNCDF/UNV se publican utilizando un proceso de postulación por niveles, mediante el cual: * Nivel 0 (Tier 0): Personal internacional (IP) de UNDP/UNCDF/UNV con contratos permanentes (PA) y de plazo fijo (FTA), cuyos puestos serán abolidos o cuyos contratos serán terminados o no renovados durante 2026. * Nivel 1 (Tier 1): Otros funcionarios de UNDP/UNCDF/UNV con contratos permanentes (PA) y de plazo fijo (FTA). * Nivel 2 (Tier 2): Personal de UNDP/UNCDF/UNV con contratos temporales (TA), personal con contratos PSA regulares, así como Voluntarios de la ONU en las categorías de Expertos y Especialistas. * Nivel 3 (Tier 3) o sin nivel indicado: Todos los demás tipos de contrato de UNDP/UNCDF/UNV y de otras agencias, así como candidatos externos. Por favor, tome nota del(los) nivel(es) indicado(s) en el título de la vacante, si corresponde, y asegúrese de cumplir con los criterios de elegibilidad para postular. 2. Oficina/Unidad/Descripción del Proyecto En el marco de la implementación del Protocolo de Montreal y su Enmienda de Kigali, la Unidad de Ozono del Ministerio del Medio Ambiente desarrolla proyectos y actividades orientados a reducir y controlar el uso de sustancias agotadoras de la capa de ozono (SAO) y de sustancias con alto potencial de calentamiento atmosférico, contribuyendo simultáneamente a la protección de la capa de ozono y a la mitigación del cambio climático. Actualmente, en Chile se utilizan hidroclorofluorocarbonos (HCFC) e hidrofluorocarbonos (HFC), ambos regulados por el Protocolo de Montreal. Estas sustancias son empleadas principalmente en los sectores de refrigeración y aire acondicionado (climatización), así como en sistemas de extinción de incendios, espumas de aislación térmica y solventes. Los HCFC son sustancias agotadoras de la capa de ozono (SAO) y deben cumplir con el calendario final para la eliminación de su consumo, con metas del 67,5% de reducción a partir del 01 de enero de 2025, el 97,5% de reducción a partir del 2028 y la eliminación total de su consumo a partir del 01 de enero de 2030. Los HFC fueron introducidos como reemplazo de estas sustancias, debido a su nulo impacto sobre la capa de ozono. Sin embargo, poseen un alto potencial de calentamiento atmosférico (PCA), por lo que deben cumplir con un calendario de reducción del consumo nacional que inicia en 2024 y finaliza en el 2045, con un 80% de la reducción. Para cumplir con las metas de reducción y eliminación del consumo de sustancias controladas por el Protocolo de Montreal, la Unidad Ozono está implementando diversas iniciativas con apoyo financiero del Fondo Multilateral y gestión del PNUD: la Fase III del Plan de Gestión para la Eliminación de los HCFC (HPMP-III, proyecto 1004681), la primera etapa del Plan de Implementación de Kigali (KIP-I, proyecto 1002947), el inventario de residuos de sustancias controladas por el Protocolo de Montreal (proyecto 1004839), los proyectos demostrativos sobre uso de bombas de calor en refrigeración industrial (proyecto 1005697) y el fortalecimiento institucional (proyecto 1001338). Específicamente, en el marco del HPMP-III, se desarrollan cursos de capacitación sobre buenas prácticas de refrigeración, detección y prevención de fugas, manejo de refrigerantes inflamables y de actualización para docentes, junto con convenios con centros educacionales, y certificación de mujeres técnicas, entre otros. Además, se incorporan actividades de difusión, fortalecimiento de controles de importación y exportación, y monitoreo, así como algunas actividades buscarán fortalecer y promover la participación de mujeres. Por su parte, el KIP- I busca avanzar en la implementación de la Enmienda de Kigali para la reducción del consumo de HFC, el cual considera un componente enfocado en la actualización de mallas curriculares, fortalecimiento de centros educacionales, capacitación técnica y promoción de buenas prácticas en aire acondicionado móvil. Por su parte, en los proyectos de inventario de residuos, demostración sobre uso de bombas de calor, y fortalecimiento institucional, se realizan actividades de llamados públicos, talleres y difusión en general referida al público del sector de refrigeración, climatización y aire acondicionado, que a su vez se encuentran relacionados con los diversos cursos de capacitación. En este contexto, y en el marco de los proyectos señalados, el PNUD requiere incorporar el cargo de Asistente Administrativo/a y de Logística, quien bajo la supervisión de el/la Coordinador/a Nacional de la Unidad Ozono del Ministerio del Medio Ambiente, en coordinación directa con el equipo/personal de dicha Unidad y del área de Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible del PNUD, apoyará la implementación de las actividades de los proyectos mencionados, conforme a lo establecido en los respectivos Documentos de Proyecto (PRODOCs). 3. Alcance del trabajo El objetivo principal de este cargo es brindar apoyo a la Unidad Ozono del Ministerio del Medio Ambiente, en la ejecución de las actividades de capacitación, fortalecimiento de la enseñanza y gestión administrativa de los proyectos. Esto implica ejecutar procesos administrativos y operativos de acuerdo con la planificación y al seguimiento de las actividades de los Planes de Trabajo de los proyectos de la Unidad. Entre las funciones y resultados esperados se encuentran: A. Organización y coordinación de las actividades de fortalecimiento de capacidades y formación técnica en refrigeración y aire acondicionado (RAA). * Apoyar la organización, coordinación y ejecución de cursos presenciales y online destinados a docentes y estudiantes, sobre buenas prácticas de refrigeración, detección y prevención de fugas, y de manejo de refrigerantes inflamables, conforme a las indicaciones y planificación establecidas por la persona consultora docente. * Apoyar las actividades vinculadas a establecimientos educacionales, en línea con las bases curriculares actualizadas por el Ministerio de Educación y con el fortalecimiento de capacidades en aire acondicionado móvil. B. Gestión operativa, seguimiento y apoyo transversal a la Unidad de Ozono en la ejecución de actividades de formación y otras relacionadas. * Apoyar la gestión operativa, el seguimiento documental y el reporte mensual de las actividades de capacitación, lo que incluye la coordinación de asistencia, evaluaciones y medios de verificación. * Dar apoyo logístico y técnico transversal en la recopilación de información y difusión de los proyectos de inversión, asistencia y regulación del sector de refrigeración y climatización. C. Organización y coordinación de la difusión y articulación con actores clave. * Apoyar la coordinación y ejecución de la difusión, convocatoria e implementación de los eventos y cursos de la Unidad de Ozono. * Mantener canales de comunicación constante y articulada (correo institucional, redes sociales y otros) con la comunidad educativa y técnica, a fin de promover un involucramiento activo de estos actores. * Dar apoyo logístico integral a los encuentros y a la participación en temáticas relevantes vinculadas a la Unidad de Ozono. D. Gestión administrativa y de la ejecución financiera de los proyectos. * Apoyar la ejecución administrativa y financiera de los proyectos a través de verificación de solicitudes de pago, creación y seguimiento de perfil de proveedores, ingreso de pagos en ERP (plataforma Quantum) y seguimiento del ciclo de gestión de pagos, e ingreso y gestión de viajes en el módulo respectivo. * Apoyar en procedimientos relacionados a los procesos de adquisiciones relacionados con la preparación de la documentación requerida para el desarrollo de los procesos administrativos asociados a contratos, licitaciones y adquisiciones, conforme a los procedimientos del PNUD; seguimiento del ciclo de gestión de requisiciones/órdenes de compra, manejo de inventarios, preparación de actas e informes entre otros; apoyar en seguimiento de elaboración de términos de referencia, seguimiento administrativo asociados para procesos de licitación. * Dar soporte a la gestión e implementación del proyecto, incluyendo la gestión presupuestaria en el ERP respectivo (Quantum), control de ajustes y modificaciones, manteniendo contacto permanente con la Coordinación del Proyecto y el Área de Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible del PNUD para asegurar un seguimiento periódico del estado financiero y administrativo de los proyectos que implementan, siendo proactivo/a en evidenciar los riesgos que se puedan presentar para el cumplimiento de la elaboración e implementación del programa. * Apoyar en todas las tareas administrativas y de gestión requeridas para el adecuado funcionamiento y avance de los proyectos de la Unidad Ozono E. Apoyar la creación y el intercambio de conocimientos relevantes para el proyecto. * Participar en la capacitación sobre procedimientos internos para el personal del proyecto y brindar apoyo en la organización de capacitaciones y otras actividades de desarrollo de capacidades según sea necesario. * Realizar contribuciones valiosas a las redes de conocimiento y comunidades de práctica. * Mantener registros organizados de los datos del proyecto, las actividades de campo, los estudios de caso, las historias de interés humano, las fotografías y otros documentos relevantes que puedan utilizarse para el intercambio de conocimientos y la promoción. El/la titular podrá desempeñar otras funciones dentro de su perfil profesional que se consideren necesarias para el adecuado funcionamiento del proyecto, la Oficina y la Organización. 4. Acuerdo Institucional La persona contratada se desempeñará bajo la supervisión directa de el/la Coordinador/a Nacional de la Unidad de Ozono, en coordinación con el resto del equipo de dicha Unidad del Ministerio del Medio Ambiente y con el Área de Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible del PNUD en Chile. Sus funciones se desarrollarán en jornada completa, principalmente en modalidad de teletrabajo, no obstante, debiendo estar disponible para jornadas presenciales en el Ministerio del Medio Ambiente o en los lugares donde se desarrollen actividades relativas al proyecto, cuando así se requiera. 5. Competencias Competencias Esenciales Lograr Resultados - NIVEL 1: Planea y monitorea su trabajo, poniendo atención a los detalles, realiza un trabajo de calidad y a tiempo. Pensar Innovadoramente - NIVEL 1: Abierto(a) a nuevas ideas, conoce los riesgos, resuelve los problemas en forma pragmática, hace mejoras. Aprender Continuamente - NIVEL 1: Curioso(a) y de mente abierta, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación. Adaptarse con Agilidad - NIVEL 1: Se adapta a los cambios, maneja la incertidumbre/ambigüedad constructivamente, es flexible. Actuar con Determinación NIVEL 1: Demuestra manejo y motivación, capaz de afrontar la adversidad calmadamente, seguro(a). Participar y Asociarse - NIVEL 1: Demuestra compasión/entendimiento frente a otros, forma relaciones positivas. Facilitar la Diversidad y la Inclusión - NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios, confronta la discriminación. Competencias Funcionales y Técnicas Gestión institucional - Gestión de proyectos * Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para alcanzar objetivos específicos. Gestión institucional - Monitoreo y evaluación * Capacidad para monitorear sistemáticamente los resultados de las estrategias, los programas y las actividades con el fin de verificar que se estén llevando a cabo eficazmente. Aptitud para proporcionar a los directivos y a las principales partes interesadas retroalimentación e informes periódicos sobre la coherencia o discrepancia entre las actividades previstas, la gestión del programa y los resultados obtenidos. Capacidad para evaluar de manera independiente la gestión y los resultados de estrategias, programas y actividades, siguiendo criterios y referencias establecidos, y al mismo tiempo considerar las necesidades y preocupaciones de los clientes, tanto actuales como futuros. Conocimiento y comprensión de los marcos, los conceptos, las metodologías, los sistemas, los procesos y las herramientas de seguimiento y evaluación. Capacidad para emitir un juicio independiente con base en los criterios y puntos de referencia establecidos. Capacidad para anticiparse a las necesidades y preocupaciones del cliente. Gestión institucional - Satisfacción/Gestión de los Clientes * Capacidad para responder de manera oportuna y adecuada, con sentido de urgencia, proporcionar soluciones coherentes y ofrecer resultados y soluciones de calidad en un plazo apropiado para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes. Contribuir al desarrollo de la estrategia de servicio al cliente. Buscar maneras de añadir un valor adicional que sobrepase las solicitudes inmediatas de los clientes. Capacidad de anticipar las necesidades y preocupaciones futuras del cliente. Gestión institucional - Gestión de asociaciones * Desarrollar y mantener asociaciones con amplias redes de partes interesadas, gobiernos, la sociedad civil y el sector privado, expertos y otros actores que estén en consonancia con la estrategia y las políticas del PNUD. Finanzas - Informes y análisis finnaciero * Comprende los cambios en los marcos regulatorios, legales y éticos, así como en las normas para la presentación de informes financieros en el sector público. Capacidad para extraer, evaluar datos financieros, deducir los hallazgos más relevantes y presentarlos de manera significativa y coherente para facilitar una toma de decisiones y la observación del rendimiento efectivas. Comprende los beneficios de los informes integrados, incluidos los recursos no financieros como el capital humano, social e intelectual, así como el desempeño ambiental y de gobernanza. Agenda 2030 - Planeta - Centro de productos químicos y desechos * Productos químicos y desechos: sustancias que agotan la capa de ozono. Agenda 2030 - Planeta - Centro de productos químicos y desechos * Refrigeración sostenible. 6. Calificaciones mínimas de un NPSA Educación académica mínima requerida * Educación secundaria completa es requerida. * Título profesional universitario (Grado de licenciado(a)) en áreas en Gestión Administrativa, Contabilidad, Recursos Humanos, Logística, Finanzas, se dará debida consideración, pero no es un requisito. Años mínimos de Experiencia laboral relevante * Mínimo 4 años (con Educación Secundaria) o 1 año (con Licenciatura) de experiencia relevante. * Se entenderá por experiencia relevante al conjunto de experiencia laboral que incluya: * Experiencia en la planificación, coordinación y ejecución de cursos de capacitación técnica, idealmente relacionados a Buenas Prácticas en Refrigeración y/o temas con refrigeración y climatización. * Experiencia en gestión administrativa y apoyo logístico para la implementación de actividades técnicas y formativas, incluyendo coordinación operativa, manejo de recursos, documentación y soporte en procesos asociados. Habilidades y competencias requeridas * Experiencia en el manejo de ERPs, idealmente Oracle (Quantum). * Experiencia en el manejo a nivel avanzado de Office(Excel, Word y PowerPoint). * Experiencia en el manejo de herramientas de trabajo remoto tales como Microsoft Teams o Zoom, nubes de almacenamiento y herramientas de trabajo colaborativo. * Experiencia en el manejo de correo electrónico Outlook y sus funcionalidades. Habilidades y competencias deseable * * Formación profesional, técnica o especialización relacionada. * Años de experiencia por sobre los mínimos requeridos. * Experiencia en trabajo colaborativo con establecimientos educacionales y con personas docentes vinculadas a la especialidad de Refrigeración y Climatización, incluyendo apoyo a procesos formativos y de fortalecimiento curricular. * Experiencia en coordinación intersectorial en los ámbitos público, privado y gremial, vinculada a las industrias de refrigeración, climatización y eficiencia energética, apoyando, por ejemplo, la implementación de evaluaciones de competencias laborales y capacitación técnica. * Experiencia en la elaboración de informes técnicos y administrativos en proyectos ejecutados con cooperación internacional, especialmente en el marco del Protocolo de Montreal o relacionados. * Experiencia en la incorporación del enfoque de género en iniciativas técnicas y formativas y/o promoción de la participación femenina en temáticas de refrigeración y climatización. * Experiencia en el manejo de plataformas educativas. Idiomas requeridos (a nivel laboral) * Fluidez en el idioma español es requerida. * Conocimiento y manejo intermedio del idioma inglés es deseable. Certificados profesionales Se exigirá a los/as postulantes acreditar mediante certificados u otros documentos similares, su experiencia laboral en el manejo de las herramientas señaladas. 7. Viajes: * Se prevén viajes nacionales para este puesto en el marco de actividades de difusión, capacitación e intercambio de experiencias que contribuyan a ampliar los resultados y alcances del proyecto. 8. Los siguientes documentos deben requerirse a los aplicantes: 1. CV personal (complemento) y P11 (obligatorio; llenado de postulación en línea), indicando los puestos anteriores y sus funciones, la duración (mes-año), los requisitos, así como los detalles de contacto (correo y número de teléfono) del (la) candidato(a), y al menos tres referencias laborales de supervisores previos. Las referencias pueden incluir también a los colegas. 2. Una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué la persona se considera idónea para la posición. 3. Los gerentes pueden requerir cualquier otro material relevante de su experiencia como reportes, presentaciones, publicaciones, campañas u otros materiales. Consideraciones en su postulación: * Complete el formulario en línea; es requerido. * Adjunte también CV en formato libre, como complemento. * Incluya una carta de presentación (máximo una página) indicando por qué se considera idónea(o) para la posición. * Identifique al menos tres referencias laborales de supervisores(as) anteriores. Las referencias pueden incluir también a los colegas. * Por tratarse de una posición nacional, las personas extranjeras deben contar con las condiciones habilitantes para trabajar en el país (residencia, permiso) al momento de postular. Importante Esta posición en categoría NPSA está sujeta a reclutamiento local. Vacante Tier 3, es decir, abierto a postulaciones internas y externas. Igualdad de oportunidades Como empleador que promueve la igualdad de oportunidades, el PNUD valora la diversidad como una expresión de la multiplicidad de naciones y culturas en las que operamos y, en ese sentido, alentamos a personas calificadas de todos los orígenes a postular a puestos dentro de la organización. Nuestras decisiones de empleo se basan en el mérito y la idoneidad para el puesto, sin discriminación. El PNUD también está comprometido con la creación de un entorno laboral inclusivo, en el que todo el personal esté empoderado para contribuir a nuestra misión, sea valorado, pueda desarrollarse y beneficiarse de oportunidades de carrera abiertas a todos. Acoso sexual, explotación y abuso de autoridad El PNUD no tolera el acoso, el acoso sexual, la explotación, la discriminación ni el abuso de autoridad. Por lo tanto, todos los candidatos seleccionados se someten a verificaciones pertinentes y se espera que cumplan con los estándares y principios correspondientes. Derecho a seleccionar a múltiples candidatos El PNUD se reserva el derecho de seleccionar a uno o más candidatos de este anuncio de vacante. Asimismo, podemos conservar las postulaciones y considerar a los candidatos que apliquen a este puesto para otras posiciones similares en el PNUD, al mismo nivel de grado y con requisitos de funciones, experiencia y formación similares. Uso de IA por parte de los candidatos/as Los postulantes están invitados a leer la respectiva guía: read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection [https://www.undp.org/careers/using-ai-responsibly-undp-recruitment-and-selection] Alerta de fraude El PNUD no cobra ninguna tarifa en ninguna etapa de su proceso de contratación. Para más información, consulte: www.undp.org/scam-alert.

Responsibilities

Provide administrative and logistical support to the Ozone Unit of the Ministry of Environment for training activities and project management. This includes managing financial execution via ERP, coordinating technical courses, and handling procurement and documentation.