Asistente Administrativo at Auberge Collection

Cabo San Lucas, Baja California Sur, Mexico -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

18 May, 26

Salary

0.0

Posted On

17 Feb, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Operational Support, Document Management, Data Management, Follow-up, Coordination, Organization, Attention to Detail, Proactivity, Problem Solving, Working Under Pressure, Multitasking, Effective Communication, Service Attitude, Adaptability, Teamwork

Industry

Hospitality

Description

Descripción de la empresa Esperanza está situado en la comunidad residencial privada de Punta Ballena, cerca de Cabo San Lucas. El complejo de cinco estrellas cuenta con 59 habitaciones tipo casita y 96 amplias villas de uno a cuatro dormitorios con vistas al mar y a los jardines que ofrecen a los huéspedes una experiencia de lujo descalzo impregnada del espíritu de Baja California. Además, el complejo cuenta con seis restaurantes, entre ellos el emblemático Cocina del Mar, frente al mar, con íntimas terrazas al aire libre sobre la orilla del mar, The Spa at Esperanza, cuatro impresionantes piscinas, pistas de tenis, acceso a campos de golf de primera categoría, un club infantil, un programa de servicio completo para mascotas y un menú Auberge Adventures de experiencias terrestres y marinas exclusivas de Cabo. Descripción del empleo Como Asistente Administrativo brindará apoyo administrativo y operativo a las áreas de Closings / Legal y Ventas mediante la gestión, organización, seguimiento y control de la documentación, información y procesos internos, asegurando el correcto flujo de información, el cumplimiento de tiempos y el soporte oportuno al equipo. El puesto requiere alta disponibilidad, ya que las actividades operativas pueden presentarse en cualquier momento conforme a la dinámica de las actividades de ventas. Responsabilidades Generales I. Administración y Soporte Operativo Apoyar en la elaboración, llenado, revisión y seguimiento de formatos/contratos y documentación administrativa, incluyendo la solicitud y control de información y documentos requeridos a compradores y vendedores, en coordinación con las áreas de Closings/Legal y Ventas. Organizar, resguardar y mantener actualizada la documentación física y digital, conforme a los lineamientos internos establecidos, en el Drive designado. Mantener una organización impecable para el control y seguimiento de fechas clave y plazos de cumplimiento contractual, en coordinación con las áreas de Closings/Legal y Ventas. Administrar bases de datos y archivos compartidos (Drive, CRM u otros sistemas). Dar seguimiento a solicitudes internas y externas relacionadas con operaciones y procesos. Mantener comunicación constante con los distintos miembros del equipo para asegurar la continuidad operativa. Coordinar requerimientos administrativos con otras áreas (Sistemas, contabilidad, operaciones). Apoyar en la gestión de insumos, materiales y necesidades administrativas de la oficina. Mantener estricta confidencialidad de la información manejada. II. Control y Seguimiento Actualizar y dar seguimiento al estatus de operaciones, procesos internos y registros administrativos. Asegurar que la información esté completa, correcta y disponible en tiempo y forma. Apoyar en la coordinación de pagos, solicitudes administrativas y seguimiento de procesos contables básicos. Controlar tiempos, fechas límite y entregables, apoyando el cumplimiento de metas del área. III.Comunicación Atender y dar seguimiento a comunicaciones con clientes, proveedores y equipo interno. Mantener comunicación clara, profesional y oportuna tanto escrita como verbal. Capacidad para interactuar con clientes extranjeros en inglés de manera fluida. Requisitos IV.Competencias Clave Alta capacidad de organización y control de tiempos. Atención al detalle. Proactividad y capacidad para resolver situaciones operativas. Habilidad para trabajar bajo presión y manejar múltiples tareas simultáneamente. Comunicación efectiva y actitud de servicio. Capacidad de adaptación a cambios y prioridades variables. Trabajo en equipo y apoyo transversal a diferentes áreas. Experiencia Mínimo 2 años en funciones administrativas u operativas. Experiencia en el ramo inmobiliario preferente, pero no indispensable. Conocimientos Técnicos: Manejo de paquetería Office (Word, Excel). Uso de bases de datos y sistemas administrativos (CRM). Habilidades administrativas generales. Idioma: Inglés intermedio/avanzado, escrito y hablado. Capacidad para comunicarse de forma verbal y escrita, de manera clara y fluida, con clientes extranjeros. Disponibilidad: Disponibilidad para atender requerimientos que puedan surgir fuera del horario habitual, conforme a la dinámica del área de ventas. Escolaridad: Licenciatura concluida, o experiencia profesional equivalente. Información adicional Auberge Resorts Collection es una cartera de extraordinarios hoteles, resorts, residencias y clubes privados. Aunque cada propiedad es única, todas comparten un enfoque artesanal del lujo y dan vida al alma del lugar a través de un diseño cautivador, una cocina y unos spas excepcionales, y un servicio amable pero discreto. Con hoteles y resorts en tres continentes, Auberge invita a sus huéspedes a crear historias inolvidables en algunos de los destinos más deseados del mundo. Visite aubergeresorts.com para obtener más información sobre nuestra colección. Síganos en Instagram, TikTok, Linkedin, Facebook y Pinterest: @AubergeResorts y #AlwaysAuberge. Job Type: Non-Management

Responsibilities

The Administrative Assistant will provide administrative and operational support to the Closings/Legal and Sales departments by managing, organizing, tracking, and controlling documentation, information, and internal processes. Responsibilities include supporting contract preparation, maintaining physical and digital documentation, managing databases, and ensuring timely compliance with contractual deadlines.