Asistente Administrativo Senior at H & H Solar LLC

Višňová, Northeast, Czechia -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

17 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

19 Mar, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Executive Support, Calendar Management, Meeting Coordination, Report Preparation, File Administration, Budget Management, CRM Systems, Zoho, Microsoft Office, Google Workspace, Marketing Campaigns, Event Coordination, Promotional Materials, Sales Support, Solar Energy Knowledge, Data Management

Industry

Renewables & Environment

Description

DESCRIPCIÓN DEL ROL El Asistente Administrativo Senior en H&H Solar es un recurso clave para la operación del Departamento de Ventas y Mercadeo, brindando apoyo administrativo, logístico y estratégico a la gerencia y al equipo comercial. Este rol combina tareas administrativas de alto nivel con funciones de coordinación de eventos, manejo de materiales promocionales, apoyo en campañas de mercadeo y seguimiento a iniciativas comerciales. También requiere conocimiento en energía solar y procesos de ventas para facilitar la comunicación con consultores, partners y clientes, asegurando una ejecución eficiente y alineada con los objetivos comerciales de la empresa. FUNCIONES MEDULARES APOYO ADMINISTRATIVO Y EJECUTIVO * Gestionar calendarios ejecutivos, coordinar reuniones internas y externas, y organizar actividades corporativas. * Preparar informes, presentaciones, minutas y correspondencia con información confidencial. * Servir como enlace entre la gerencia, empleados, consultores, partners y clientes. * Administrar archivos físicos y digitales, asegurando orden, accesibilidad y cumplimiento de políticas internas. * Manejar comunicaciones ejecutivas con precisión, profesionalismo y discreción. * Apoyar en la gestión de presupuestos, compras menores y control administrativo. APOYO AL DEPARTAMENTO DE VENTAS Y MERCADEO * Coordinar la entrega de materiales de bienvenida (“Starting Kit”) a consultores y partners. * Crear perfiles de nuevos consultores en los sistemas correspondientes. * Enviar contratos, dar seguimiento y asegurar la culminación del proceso de onboarding de partners. * Mantener registros actualizados de consultores, partners, leads y actividades comerciales. * Gestionar documentación, solicitudes internas y procesos administrativos del Departamento de Ventas. * Apoyar la creación, organización y actualización de material educativo y comercial. * Generar reportes de métricas, desempeño y resultados utilizando Zoho u otras herramientas asignadas. * Dar seguimiento a tareas, proyectos y requerimientos administrativos del equipo de ventas. MERCADEO, BRANDING Y COMUNICACIÓN COMERCIAL * Coordinar materiales promocionales y branding kits (carpas, banners, mesas, brochures, uniformes, etc.). * Apoyar la ejecución de campañas de mercadeo, promociones y estrategias de generación de leads. * Preparar contenido básico para presentaciones, eventos, comunicados internos o materiales de apoyo. * Mantener inventario de materiales promocionales y coordinar su distribución. * Colaborar con el equipo de mercadeo en la planificación de iniciativas estratégicas. * Apoyar la gestión de bases de datos de leads, asistencia a eventos y resultados de campañas. EVENTOS, ADIESTRAMIENTOS Y ACTIVIDADES COMERCIALES * Coordinar la agenda del Centro de Adiestramiento, asegurando disponibilidad de espacio y recursos. * Crear y gestionar eventos y reuniones de la compañía en Zoho Backstage o plataformas equivalentes. * Registrar y controlar la asistencia a eventos, adiestramientos y actividades promocionales. * Asistir en la logística, agenda y materiales de ferias, exposiciones, festivales, mesas de leads y booths promocionales. * Coordinar recursos, materiales y personal para eventos internos y externos. SOPORTE EN VENTAS Y ENERGÍA SOLAR * Manejar documentación comercial, cotizaciones, contratos y seguimiento de clientes. * Colaborar con el equipo técnico para recopilar información necesaria para proyectos solares. * Preparar documentación técnica básica y coordinar inspecciones o requerimientos previos. * Orientar a clientes y consultores sobre procesos administrativos relacionados con energía solar. REQUISITOS EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA * Grado asociado o bachillerato en Administración de Empresas, Mercadeo, Ventas o áreas relacionadas (preferido). * Experiencia previa en funciones administrativas, apoyo ejecutivo, coordinación de eventos o apoyo a ventas (preferida). * Experiencia en mercadeo, promociones, coordinación de eventos o manejo de materiales promocionales (deseable). * Experiencia en industrias de energía solar, construcción o servicios técnicos (deseable). * Disponibilidad para apoyar eventos fuera de oficina cuando sea requerido. EXPERIENCIA TÉCNICA * Manejo de herramientas administrativas y plataformas digitales. * Conocimiento básico o intermedio de sistemas CRM (Zoho preferiblemente). * Dominio avanzado de Microsoft Office o Google Workspace. * Conocimientos básicos de mercadeo, branding y comunicación comercial. HABILIDADES Y COMPETENCIAS * Organización y manejo efectivo del tiempo. * Atención al detalle y precisión en tareas críticas. * Comunicación clara, profesional y efectiva. * Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente. * Proactividad, seguimiento de procesos y resolución de problemas. * Trabajo en equipo y colaboración con múltiples departamentos. * Creatividad y pensamiento orientado a soluciones. * Discreción y manejo responsable de información confidencial. * Adaptabilidad ante cambios de prioridad y ambientes dinámicos. DEMANDAS FÍSICAS * Permanecer sentado o de pie por períodos prolongados. * Uso continuo de computadora, teclado, mouse, teléfono y equipos de oficina. * Movimientos repetitivos de manos y muñecas asociados a digitación y manejo de documentos. * Capacidad para desplazarse dentro de la oficina para coordinación con otras áreas. * Capacidad para levantar y transportar ocasionalmente materiales livianos (hasta 20 lbs). * Agudeza visual y auditiva adecuada para manejo de información y atención telefónica. CONDICIONES DE TRABAJO * Ambiente de oficina profesional en H&H Solar – Cupey, San Juan, Puerto Rico. * Interacción constante con ejecutivos, personal interno, consultores, partners y clientes. * Manejo de información confidencial y sensible. * Puede requerir disponibilidad fuera del horario regular según necesidades ejecutivas, comerciales o de eventos.

Responsibilities

This Senior Administrative Assistant supports the Sales and Marketing Department by providing high-level administrative, logistical, and strategic assistance to management and the commercial team. Key duties include managing executive schedules, coordinating events, handling promotional materials, supporting marketing campaigns, and tracking commercial initiatives.