Asistente de Logística para oficina de UNFPA en Cuba at UNDP

Havana, Havana, Cuba -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

02 Jun, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Customs Management, Foreign Trade Operations, Procurement, Asset Management, Driving, Logistics Coordination, Security Focal Point, Financial Support, Vendor Management, Facility Maintenance, Spanish Fluency, English Reading and Writing

Industry

International Affairs

Description

The Position: La/el Asistente de Logística reportará directamente al Asociado de Administración y Finanzas y tendrá como misión brindar una efectiva y eficiente gestión logística de apoyo a los procesos de la Oficina de UNFPA. Para esto, trabajará en estrecha colaboración con los equipos de programas y de operaciones de la oficina, contrapartes y otras agencias del Sistema de Naciones Unidas. How you can make a difference: El UNFPA es la agencia líder de las Naciones Unidas que trabaja para lograr un mundo donde cada embarazo sea deseado, cada parto sea seguro y cada joven alcance su máximo potencial. El Plan Estratégico del UNFPA para 2026-2029 articula la respuesta de la organización a un entorno global complejo, proporcionando una hoja de ruta para la resiliencia y la renovación. Está diseñado para acelerar la implementación del Programa de Acción de la Conferencia Internacional sobre la Población y el Desarrollo (CIPD) y el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible para 2030. Este mandato se ejecuta centrándose en cuatro resultados interconectados: poner fin a la necesidad insatisfecha de planificación familiar; poner fin a las muertes maternas prevenibles; poner fin a la violencia de género y las prácticas nocivas; y adaptarse al cambio demográfico mediante políticas basadas en la evidencia y los derechos. En un mundo donde los derechos humanos fundamentales están en riesgo, necesitamos personal íntegro y ético que encarne estas normas y estándares internacionales y que los defienda con valentía y plena convicción. El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y generen resultados de alto impacto y sostenidos, y que garanticen la eficacia de las relaciones externas, la comunicación, la creación de alianzas y la movilización de recursos en un panorama de desarrollo y financiación en constante evolución. Necesitamos personal transparente, excepcional en la gestión de los recursos que se les confían y comprometido con la excelencia en los resultados de los programas. You would be responsible for: Logística-operacional * Apoyar actividades y trámites relacionados con la gestión de aduanas. * Apoyo logístico a actividades y reuniones (además del apoyo de transportación, se refiere a la compra de insumos y otros, para la realización de las mismas. * Gestión de compras menores y actividades asociadas. * Apoyo al envío de correspondencia, así como otras gestiones en el marco de la interacción y mecanismos de trabajos de la Oficina con contrapartes, ministerios, y embajadas. * Facilitación de trámites con las demás oficinas y unidad logística-operacional del PNUD. * Apoyo a la unidad de finanzas, gestionando pagos y dando seguimiento a diferentes tareas en esta área. * Construir y mantener actualizada una base de datos e información sobre agencias suministradoras y proveedores de servicios logísticos en el país. * Procesar la solicitud de creación de proveedores en el sistema de gestión de la oficina. * Responsable, en estrecha relación con el Asociado de Administración y Finanzas, de la creación de las Órdenes de Compra y de su seguimiento hasta su despacho. * Apoyar, a través del módulo de Asset Management, la gestión y control de los Activos Fijos de la oficina. * Ejercer como Punto Focal de Seguridad, sirviendo de enlace principal entre nuestra oficina y el Asesor Local de Seguridad de UNDSS. * Apoyar y velar porque se cumpla la correcta realización de todos los Security Clearence en tiempo y forma. * Organizar, coordinar y realizar las correspondientes inspecciones, en la aduana o en los distintos almacenes de nuestras contrapartes, de los insumos adquiridos por UNFPA. Traslados y transportación general (Chofer de la CO UNFPA) * Conducir los vehículos de la Oficina de acuerdo con las indicaciones de la Jefa de Oficina y en cumplimiento de las normas de UNFPA para tal fin. * Recibir y acompañar delegaciones que llegan y salen del país, siendo responsable desde la llegada al aeropuerto, de su traslado y acompañamiento hasta el punto de destino. * Responsable del mantenimiento preventivo de los vehículos (Revisión Técnica, seguros, etc.) * Mantener actualizadas, en correspondencia con las reglas de la Oficina para este tipo de trabajo, la hoja de ruta de los vehículos. * Garantizar los traslados del personal de la oficina, según se le indique, en el marco de las actividades relacionadas con los proyectos y programas. * Apoyar en la logística de las misiones al campo, garantizar la disponibilidad del vehículo a utilizar. Igualmente acompañar como conductor en las misiones que se planifiquen. Mantenimiento de la Oficina * Gestionar y supervisar el mantenimiento de las instalaciones, medios de computación (suministro de tóner) y equipos en general que posee la Oficina. * Asegurar el cabal funcionamiento de medios y equipos de seguridad, tales como radios, luces de emergencia, señalización, etc. Qualifications and Experience: Education: * Nivel de Educación Medio Superior concluido es requerido. Nivel universitario (licenciatura/ingeniería) en economía, contabilidad, informática, ingeniería industrial, mecánica, eléctrica o electrónica, u otras especialidades afines es un valor agregado, pero no un requisito. Knowledge and Experience: * 4 años de experiencia en la gestión de aduanas, operaciones de comercio exterior, gestión de compras y actividades asociadas, informática o contabilidad. Asimismo, experiencia en conducción. Languages: * Se requiere fluidez en español para la comunicación oral y escrita. * Se requiere comprensión de la lectura en el idioma inglés, así como la comunicación en el inglés escrito. Required Competencies: Values: * Integridad * Compromiso con el UNFPA y su mandato * Abrazando el cambio * Abrazando la diversidad cultural Core Competencies: * Lograr resultados * Ser responsable * Desarrollar y aplicar experiencia profesional * Pensar analítica y estratégicamente * Trabajar en equipos/gestionarnos a nosotros mismos y nuestras relaciones. * Comunicarse para generar impacto Functional Competencies: * Se expresa de forma clara y eficaz, tanto oralmente como por escrito, y se comunica bien en general. * Colabora con sus compañeros para alcanzar los objetivos y destaca en el trabajo en equipo. * Define objetivos, identifica las actividades prioritarias y asigna el tiempo y los recursos de forma adecuada. * Asume la responsabilidad de todas sus funciones, cumple sus compromisos y demuestra un alto grado de responsabilidad Compensation and Benefits: This position offers an attractive remuneration package including leave days, health insurance and additional remuneration for pensions and social security obligations. UNFPA Work Environment: UNFPA provides a work environment that reflects the values of gender equality, diversity, integrity and healthy work-life balance. We are committed to ensuring gender parity in the organization and therefore encourage women to apply. Individuals from the LGBTQIA+ community, minority ethnic groups, indigenous populations, persons with disabilities, and other underrepresented groups are highly encouraged to apply. Reasonable accommodation may be provided to applicants with disabilities upon request, to support their participation in the recruitment process. UNFPA promotes equal opportunities in terms of appointment, training, compensation and selection for all regardless of personal characteristics and dimensions of diversity. Diversity, Equity and Inclusion is at the heart of UNFPA's workforce - click here [https://www.unfpa.org/diversity-equity-inclusion] to learn more. Disclaimer: Selection and engagement of LSC personnel may be subject to background and reference checks, medical clearance and other administrative requirements. UNFPA does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or selection process and does not concern itself with information on applicants' bank accounts.

Responsibilities

Provide effective logistics support including customs management, procurement, and facility maintenance for the UNFPA office. Additionally, serve as the office driver and security focal point, coordinating transportation and safety clearances.