Asociada(o) Administrativa(o) -Abierto a todo/as los/as postulantes - 2 vac at UNDP

San José, , Costa Rica -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

13 Feb, 26

Salary

0.0

Posted On

15 Nov, 25

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Skills, Financial Management, Project Management, Logistics Coordination, Procurement, Human Resources, Event Management, Budget Monitoring, Documentation Management, Communication, Gender Equality, Human Rights, Sustainability, Team Collaboration, Problem Solving, Adaptability

Industry

International Affairs

Description

Antecedentes Contexto del proyecto Como agencia líder de las Naciones Unidas en desarrollo internacional, el PNUD trabaja en 170 países y territorios para erradicar la pobreza y reducir la desigualdad. Ayudamos a los países a desarrollar políticas, habilidades de liderazgo, habilidades de asociación, capacidades institucionales y a desarrollar resiliencia para lograr los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Nuestro trabajo se concentra en tres áreas de enfoque; desarrollo sostenible, gobernanza democrática y consolidación de la paz, y resiliencia climática y ante desastres. El mandato del PNUD es poner fin a la pobreza, construir una gobernanza democrática, un estado de derecho e instituciones inclusivas. Abogamos por el cambio y conectamos a los países con el conocimiento, la experiencia y los recursos para ayudar a las personas a construir una vida mejor. Trabajamos en Gobernanza para forjar sociedades pacíficas, justas e inclusivas, así como en Naturaleza, Clima y Energía, siempre con la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres como nuestro centro. En Costa Rica las acciones del PNUD tienen como objetivo principal la promoción del desarrollo y los derechos humanos, la protección del ambiente y el apoyo al país para lograr la inclusión social de todas las poblaciones del país, así como el fortalecimiento de su sistema democrático. Este enfoque implica una drástica modificación de los enfoques tradicionales del desarrollo, fuertemente ligados al logro del crecimiento económico. Esta visión tiene claros puntos de contacto con la experiencia costarricense en las últimas décadas, que le hace figurar hoy en la vanguardia del mundo en desarrollo en materia de bienestar para su población. El proyecto Desarrollo del Plan de Acción del Plan Nacional de Descarbonización, financiado por la NDC Partnership e implementado por el PNUD, tiene como objetivo principal fortalecer el compromiso climático nacional. Su meta es desarrollar un Plan de Acción Integral (2024-2026) que sirva de hoja de ruta operativa para la Estrategia Nacional de Descarbonización (2018-2050). El proyecto se distingue por su enfoque integrador, que busca fusionar las metas de mitigación y adaptación con el desarrollo económico, garantizando la paridad de género y el fortalecimiento de la resiliencia de las mujeres como pilares transversales. La iniciativa comienza con la planificación metodológica (mayo 2024–mayo 2026), que revisa políticas y define una estrategia alineada con la resiliencia femenina. El núcleo del proyecto es la elaboración del borrador del Plan de Acción, mediante un proceso participativo que incluye el mapeo y la movilización de actores clave (gobierno, sector privado, sociedad civil) bajo estricto principio de paridad. A través de talleres y consultas, se establecerán objetivos de descarbonización claros y medibles por sector (KPIs), incorporando el análisis de los impactos diferenciados por género e identificando los recursos y fuentes de financiamiento necesarias. Finalmente, el proyecto asegura la implementación efectiva y la sostenibilidad a largo plazo. Esto se logra mediante la validación formal del borrador con las autoridades y la creación de un marco robusto de Monitoreo, Reporte y Verificación (MRV) con perspectiva de género. Paralelamente, se desarrollará una Estrategia de Empoderamiento y Sensibilización para formalizar las responsabilidades de los actores y generar materiales de comunicación, construyendo así el apoyo institucional y público continuo necesario para esta ambiciosa hoja de ruta climática. Para cumplir con las tareas del proyecto se ha identificado la necesidad de analizar las posibilidades de catalizar la financiación privada para promover metas del Plan, lo que incluye la movilización de capital privado y la creación de un ecosistema financiero global más inclusivo. La razón de ser de esta estrategia es que la inversión pública por sí sola no será suficiente para cerrar la brecha de financiamiento del Plan de Descarbonización, por lo que es imperativo que el PNUD trabaje con expertos y asociados que puedan movilizar e innovar en mecanismos financieros que beneficien a las personas y al planeta, como las transferencias directas a poblaciones vulnerables, que impactan directamente en la reducción de la pobreza y la desigualdad. El proyecto "Repensando el Consumo de Plástico en Costa Rica " inició en el año 2023 y es financiado por el Fondo de Medio Ambiente Francés (FFEM). El objetivo es reducir los impactos de los plásticos en el medio ambiente global y en la salud mediante la reducción de ciertas sustancias tóxicas, (potencialmente) micro plásticos y la exposición debido al uso de plásticos en Costa Rica, enfocándose en mejorar la capacidad para manejar los residuos plásticos y reducir su uso a través de enfoques innovadores. Específicamente el proyecto ha desarrollado una línea de base sobre el consumo, la producción y la gestión de residuos plásticos y las necesidades de desarrollo de políticas para determinar el tamaño del desafío. También desarrolla una plataforma permanente de diálogo y una estrategia de comunicación (sensibilización y educación) para la gestión integral de los residuos plásticos. Asimismo, implementa mejores prácticas a través de 2 proyectos innovadores para reducir el uso y consumo de plásticos y gestionar los residuos plásticos, basados en la pirámide jerárquica de residuos y responsabilidad extendida al productor, que pueden ser replicados y ampliados a nivel regional y nacional. Mediante la presente convocatoria se busca la contratación de servicios de una persona para realizar las funciones administrativas, especialmente en la implementación y seguimiento de las actividades presupuestarias, de finanzas, adquisiciones, recursos humanos, operaciones y demás acciones que permitan la ejecución eficiente y eficaz de estos dos proyectos. Con la contratación de la persona Asociada Administrativa, se fortalece la gestión de acciones administrativas y logísticas de estos dos proyectos. Esta contratación permite dar seguimiento eficiente a las acciones previstas y contribuir al cumplimiento de las metas de ambos proyectos. Tareas y Responsabilidades Asegurar la eficiencia en la ejecución de tareas administrativas, financieras y operativas enfocadas en las actividades de los Proyectos. La persona que se contrate como Asociada(o) Administrativa(o) colaborará en el adecuado funcionamiento de estos proyectos, garantizado la aplicación de las normas y procedimientos del PNUD. En el marco de esta posición la persona realizará las siguientes actividades sin limitarse solo a ellas: Apoyo en los procesos operativos y logísticos de los Proyectos: Apoyar en los procesos de adquisiciones y contratación de bienes, servicios y consultorías, conforme al plan de adquisiciones y los lineamientos del PNUD, asegurando el cumplimiento de los procedimientos establecidos y dando seguimiento al estado y pagos de los contratos. Realizar y asegurar todos los arreglos logísticos requeridos para la planificación y ejecución de eventos, talleres, reuniones, giras o actividades similares, garantizando la recopilación y sistematización de la documentación de soporte. Elaborar y gestionar la documentación necesaria para la ejecución administrativa del proyecto (solicitudes de pago, contratos, cotizaciones, requisiciones, supplier creation, actas, viajes, viáticos, pólizas, control de activos, correspondencia, informes, presentaciones, etc.), asegurando el cumplimiento de los estándares del PNUD. Apoyo a la gestión administrativa, financiera y presupuestaria de los proyectos: Apoyar a los Proyectos en la formulación, gestión y monitoreo del presupuesto anual y multianual, de acuerdo con las regulaciones del donante y del PNUD, incluyendo la preparación de ajustes presupuestarios conforme a los procedimientos establecidos. Realizar las actividades financieras de los proyectos, participar en la elaboración de los Annual Performance Reports (APR), informes financieros periódicos, planes de adquisiciones, Combined Delivery Reports (CDR), reportes de cumplimiento, informes y proyecciones trimestrales de ejecución, asegurando la aplicación de las normas y procedimientos del PNUD. Brindar asistencia administrativa y financiera a los proyectos para garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos institucionales. Contribución transversal a la gestión de los proyectos y principios institucionales: El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de los proyectos. La persona contratada debe impulsar en el desarrollo de sus tareas y responsabilidades, la promoción de los Derechos Humanos, la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres y las niñas, así como la búsqueda del cumplimiento de los objetivos del Plan de Descarbonización. Acuerdo Institucional Se requiere una persona que trabaje tiempo completo, para desarrollar las actividades administrativas, financieras y operativas de estos dos proyectos, a fin de alcanzar los resultados esperados. La persona contratada trabajará bajo la supervisión de las personas coordinadoras de estos dos proyectos. La evaluación del desempeño de la persona que asuma este cargo se realizará con base en todas las actividades y competencias descritas en estos TDRs, siendo el cabal cumplimiento de las funciones y competencias, indispensable para obtener una evaluación satisfactoria de desempeño. Competencias Esenciales Lograr Resultados: NIVEL 1: Demostrar un enfoque claro en la consecución de resultados de calidad e impacto Pensar de Forma Innovadora: NIVEL 1: Explorar enfoques innovadores y métodos no convencionales. Aprender de forma Continua: NIVEL 1: Buscar activamente oportunidades de aprendizaje y autodesarrollo profesional y personal. Adaptarse con Agilidad: NIVEL 1: Tener una actitud flexible ante los cambios y adoptar nuevas ideas, enfoques y formas de trabajar. Actuar con Determinación: NIVEL 1: Abordar cada situación con motivación e impulso Hacer Alianzas y Colaborar: NIVEL 1: Actuar de manera que demuestre empatía e inteligencia emocional, y mostrar consideración por las necesidades y los sentimientos de los demás. Propiciar la Diversidad y la Inclusión: NIVEL 1: Tratar a todas las personas con respeto, tener en cuenta las implicaciones éticas y responder con tacto a todas las diferencias entre las personas Competencias Transversales y Técnicas Área Temática Nombre Definición Adquisiciones Gestión de contratos Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de gestión de contratos, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas. Administración y Operaciones Gestión de eventos (incluyendo retiros, capacitaciones y reuniones) Capacidad para gestionar eventos, incluyendo la identificación del lugar, el alojamiento, la logística, el catering, el transporte y los desembolsos de efectivo, etc. Dirección y estrategia Institucional Toma de Decisiones Eficaz Tomar decisiones de forma oportuna y eficaz, en consonancia con la autoridad, el ámbito de especialización y los recursos que se tengan, y tener en cuenta el potencial de las implicaciones generales. Gestión Institucional Gestión de Proyectos Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para alcanzar objetivos específicos. Desarrollo Institucional Diseño de Inteligencia Colectiva Capacidad para reunir a diversos grupos de personas, datos, información, ideas y tecnología para resolver problemas y diseñar soluciones o servicios. Conocimiento y comprensión de los principios, la metodología, el diseño y las prácticas de la inteligencia colectiva. Gestión institucional Gestión basada en los resultados Capacidad para gestionar la puesta en marcha de estrategias, programas y proyectos que se centren en la mejora del rendimiento y los resultados demostrables. Conocimiento y comprensión de las teorías, los conceptos, las metodologías, los instrumentos y las herramientas relevantes. Gestión institucional Gestión de Proyectos Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para alcanzar objetivos específicos. Calificaciones mínimas de un NPSA Educación académica mínima requerida Estudios de Secundaria completa (Bachillerato en secundaria) es requerido. Bachillerato universitario (nivel Licenciatura) en Administración de Negocios/Empresas, Dirección/Gestión Empresarial, Gestión de Proyectos, Contabilidad, Finanzas Corporativas, Recursos Humanos, o carrera afín, será considerado favorablemente, pero no es un requisito. Años mínimos de Experiencia laboral relevante Mínimo 6 años (con Estudios de Secundaria) o 3 años (con Bachillerato universitario) de experiencia en funciones administrativas, en instituciones públicas, empresas privadas y/o proyectos de organismos de cooperación. Habilidades y competencias requeridas Dominio de paquetes informáticos, como MS Office, Outlook, entre otros. Conocimientos en el uso de Internet y herramientas electrónicas. Residir en Costa Rica. Habilidades y competencias deseables Título universitario en Administración de Negocios/empresas, Dirección/gestión empresarial, Gestión de Proyectos, Contabilidad, Finanzas Corporativas, Recursos Humanos, o carrera afín. Experiencia específica en manejo financiero y gestión de proyectos que involucren cooperación con organizaciones gubernamentales, organizaciones no gubernamentales y organismos internacionales. Conocimiento de los procedimientos de contratación administrativa estatal, y/o de Organismos de Cooperación. Experiencia previa con Naciones Unidas, ONGs u otros organismos de cooperación internacional. Conocimiento en Derechos Humanos, igualdad de género y empoderamiento de las mujeres y las niñas, la agenda 2030 para el desarrollo sostenible. Lenguaje(s) Requerido(s) Fluidez en español es requerida. Conocimiento del idioma inglés (intermedio) es deseable. Equal opportunity As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all. Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. Right to select multiple candidates UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements. Scam alert UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.

Responsibilities

The Administrative Associate will ensure efficiency in the execution of administrative, financial, and operational tasks for two projects. This role includes supporting procurement processes, managing logistics for events, and assisting in budget formulation and monitoring.