Asociado/a Administrativo/a-Financiero/a (Office Based) [Open to all applic at UNDP

Malabo, Bioko Norte, Equatorial Guinea -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

02 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

04 Mar, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Financial Administration, Payment Processing, Requisition Management, Purchase Order Facilitation, Project Monitoring, Financial Reporting, Petty Cash Management, Record Keeping, Correspondence Preparation, Meeting Logistics, Meeting Minutes, Proposal Support, Work Plan Preparation, Budgeting, Procurement Support

Industry

International Affairs

Description

1. Descripción de la oficina/unidad/proyecto La diversidad, la equidad y la inclusión son principios fundamentales del PNUD: valoramos la diversidad como expresión de la multiplicidad de naciones y culturas en las que operamos, fomentamos la inclusión como forma de garantizar que todo el personal esté capacitado para contribuir a nuestra misión, y garantizamos la equidad y la justicia en todas nuestras acciones. Adoptar un enfoque de "no dejar a nadie atrás" en nuestros esfuerzos de diversidad significa aumentar la representación de las poblaciones desatendidas. Animamos encarecidamente a las personas que se identifican como pertenecientes a poblaciones marginadas o excluidas a que presenten su candidatura. El PNUD no tolera la explotación y el abuso sexuales, ningún tipo de acoso, incluido el acoso sexual, ni la discriminación. Por ello, todos los candidatos seleccionados se someterán a rigurosas comprobaciones de referencias y antecedentes. El PNUD se compromete a lograr la diversidad de su plantilla en términos de género, nacionalidad y cultura. Se anima igualmente a las personas pertenecientes a grupos minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad a que presenten su candidatura. Todas las candidaturas serán tratadas con la más estricta confidencialidad. El PNUD es la principal organización de las Naciones Unidas que lucha para poner fin a la injusticia de la pobreza, la desigualdad y el cambio climático. Trabajando con nuestra amplia red de expertos y socios en 170 países, ayudamos a las naciones a construir soluciones integradas y duraderas para las personas y el planeta. Más información en undp.org o síganos en @UNDP. En el marco de la reforma del Sistema de las Naciones Unidas (SNU), se ha constituido la Oficina de Coordinación Residente (RCO, por sus siglas en ingles) en tanto que entidad independiente desde el 1 de enero de 2019. Su propósito es apoyar al Coordinador(a) Residente y al Equipo de País de las Naciones Unidas a brindar una respuesta coordinada y armonizada a los desafíos del desarrollo en Guinea Ecuatorial. Trabaja en estrecha colaboración con todas las agencias, fondos y programas, residentes y no residentes, miembros del Equipo de País de las Naciones Unidas en la República de Guinea Ecuatorial. Mantiene intercambios regulares con la sede (DCO) y la oficina regional de la que depende e interviene, junto con el Coordinador(a) Residente (CR) y representantes y personal de las Agencias, en colaboración con autoridades gubernamentales e institucionales, así como con la sociedad civil, socios bilaterales y sector privado. Bajo la dirección del Coordinador(a) Residente de las Naciones Unidas, la Oficina de Coordinación Residente es responsable de coordinar las intervenciones de las Agencias de las Naciones Unidas en la implementación del Marco de Asistencia con el País. Este equipo asiste al Coordinador(a) Residente cuya misión gira en torno a las 10 funciones básicas de coordinación. La RCO también está operacionalizando los mecanismos de coordinación validados por el Equipo de País de las Naciones Unidas que son: Análisis y planificación estratégica; Supervisión del ciclo de programación de las Naciones Unidas a nivel nacional; Representación y apoyo de la secretaría de la ONU y agencias del SNU residentes y no residentes; Apoyo a los sistemas y procesos de coordinación nacional; Desarrollo y gestión de servicios comunes de apoyo operativo; Gestión y preparación de respuestas a crisis humanitarias; Comunicación y promoción externas; Derechos humanos y desarrollo. El Equipo de País de las Naciones Unidas de Guinea Ecuatorial (UNCT), de acuerdo con las recomendaciones acordadas con el Gobierno, ha decidido establecer un Fondo Fiduciario de Socios Múltiples (MPTF, por sus siglas en ingles) para apoyar acciones coherentes hacia el cumplimiento de la Agenda 2030, los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) y el Plan Nacional de Desarrollo. El alcance del Fondo es contribuir a la eficacia del desarrollo y la coordinación de las Naciones Unidas mediante el diseño y la administración eficientes, responsables y transparentes de mecanismos innovadores de financiación de intervenciones integradas. El Fondo elaborará y movilizará financiación para intervenciones estratégicas a través de las cuales el sistema de desarrollo de las Naciones Unidas y sus socios, actuando juntos y aprovechando las ventajas comparativas de cada uno, puedan contribuir al logro de las prioridades nacionales de desarrollo de Guinea Ecuatorial tal como se reflejan en el MANUD 2019-2023 y en el Plan de Respuesta Socioeconómica al Impacto COVID-19 (SERP), contribuyendo en última instancia a la Agenda 2030 y al Plan Nacional de Desarrollo 2035. El Secretariado del MPTF está localizado en la RCO. 2. Alcance del trabajo Bajo la supervisión directa del/la Gerente del Fondo (o, en su ausencia, el oficial de RCO designad@ interinamente con tal funcción), el/la AAF asumirá las tareas y responsabilidades que se siguen: 1- Asistencia administrativa y financiera al MPTF: - Garantizar la administración general y los servicios financieros del Fondo, según las necesidades, tales como el procesamiento de pagos, requisiciones, órdenes de compra, facilitación del COA, etc. - Apoyar en el seguimiento de los proyectos, incluyendo para obtener y brindar los informes programáticos y financieros a su debido tiempo a los donantes y otros miembros de la Junta Directiva del MPTF; - Custodiar y gestionar la Caja chica del fondo si lo hubiera; - Organizar y mantener actualizado el arvhivo físico y electrónico del fondo; - Asegurar el seguimiento de los pagos efectuados a su debido tiempo con la oficina del PNUD; - Establecer un listado actualizado de contactos de socios: email y teléfonos; - Recibir, ordenar y distribuir el correo al agregar la información necesaria sobre el Fondo; - Preparar correspondencia de rutina y memorandos a la firma por el responsable del Fondo; - Ayudar en la organización logística para reuniones de las Juntas Directivas, grupos tematicos, etc; - Redactar las actas de las reuniones; - Apoyar en la organización de las llamadas de propuestas de proyectos del Fondo; - Preparar agendas y organizar las visitas de campo, reuniones y encuentros de naturaleza interna y externa relacionadas con las actividades de los proyectos del Fondo; - Recolectar, registrar y mantener toda la información sobre las actividades del Fondo; - Apoyar la preparación de planes de trabajo y procesos de planificación financiera y operativa del Fondo; - Ayudar en el proceso de abastecimiento y reclutamiento, según las necesidades; - Contribuir al desarrollo y aplicación de los informes de progreso; - Asegurar el tratamiento de textos, redacción de cartas/mensajes/informes rutinarios, envíos por correo; - Organizar los viajes e itinerarios para viajes relacionados con el Fondo (preparar órdenes de misiones o TAs, reserva de plazas y compra de billete, reservas de hotel, etc); - Ayudar a organizar talleres/programas de seminarios y envíos de correo; - Asegurar la recepción y concertación de citas y calendario de reuniones; - Realizar fotocopias, encuadernaciones y presentaciones, según las necesidades; - Asegurar el mantenimiento de todos los equipos de oficina y del inventario de mantenimiento/registros de suministros y su uso; - Ejercer cualquiera otra función asignada por el Gerente del MPTF o los funcionarios correspondientes. 2- Asesoramiento: - Colectar e identificar fuentes de información (documentos, proyectos y programas, estudios, etc.) en las áreas o temas incluidos en el MPTF, con énfasis en la información específica del país; - Preparar, a petición, notas técnicas sobre los temas incluidos en el MPTF, lo que permite una mejor toma de decisiones por las estructuras correspondientes del Fondo; - Identificar buenas prácticas y lecciones aprendidas que podrían contribuir a la mejora de la gestión de los proyectos y programas del MPTF. 3- Alianza estratégica, promoción y sensibilización: - Apoyar a la creación de alianzas estratégicas con otros socios involucrados en las áreas de enfoque del proyecto; - Apoyar la creación de sinergias y la complementariedad de las intervenciones de los distintos socios en las áreas cubiertas por el MPTF; - Apoyar la promoción, comunicación y visbilidad en el campo y los temas del MPTF. El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización. 3. Institutional Arrangement El/la AFF ejercerá sus funciones bajo la supervisión directa del/la Gerente del MPTF o, en su ausencia, del/de la oficial de RCO designado/a interinamente con tal función. 4. COMPETENCIAS Core Lograr resultados: NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles y entrega trabajos de calidad dentro del plazo establecido Pensar de forma innovadora: NIVEL 1: Abierto a ideas creativas y riesgos conocidos, resuelve problemas de forma pragmática y realiza mejoras. Aprender continuamente: NIVEL 1: Mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores y solicita retroalimentación Adaptarse con agilidad: NIVEL 1: Se adapta al cambio, gestiona la ambigüedad y la incertidumbre de forma constructiva y es flexible. Actuar con determinación: NIVEL 1: Muestra empuje y motivación, capaz de actuar con calma ante la adversidad y confianza. Participar y colaborar: NIVEL 1: Demuestra compasión y comprensión hacia los demás y establece relaciones positivas Fomentar la diversidad y la inclusión: NIVEL 1: Aprecia y respeta las diferencias, es consciente de los sesgos inconscientes y enfrenta la discriminación.. Competencias transversales y técnicas. Thematic Area Name Definition Gestión organizacional Satisfacción del cliente/Gestión del cliente Capacidad para responder de forma oportuna y adecuada con sentido de urgencia, brindar soluciones consistentes y entregar resultados y/o soluciones oportunas y de calidad para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes. Aportar información al desarrollo de la estrategia de servicio al cliente. Buscar maneras de aportar valor más allá de las solicitudes inmediatas de los clientes. Capacidad para anticipar las necesidades e inquietudes futuras de los clientes. Gestión organizacional Facilitación del conocimiento Capacidad para impulsar a individuos y grupos, tanto interna como externamente, y para diseñar y facilitar actividades que permitan compartir e intercambiar conocimientos, información e ideas. Conocimiento de herramientas y enfoques para estimular la participación activa, la contribución y el intercambio.. Gestión organizacional Trabajando con datos y pruebas Capacidad para inspeccionar, depurar, transformar y modelar datos con el objetivo de descubrir información práctica, fundamentar la información y apoyar la toma de decisiones. Administración y operaciones Gestión de eventos (tales como retiros, capacitaciones y reuniones) Capacidad para gestionar eventos, lo que incluye tareas como la identificación del lugar donde se celebrarán, el alojamiento, la logística, el suministro de alimentos, el transporte, los desembolsos en efectivo, entre otros. Finanzas Contabilidad (General) Conocimiento práctico de conceptos, principios, normativas y políticas contables, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas o prácticas.. Finanzas Gestión presupuestaria Capacidad para apoyar los aspectos presupuestarios del proceso de planificación del trabajo, la preparación y la gestión de presupuestos de equipo. Finanzas Gestión bancaria y de tesorería Capacidad para recaudar, manejar y gestionar efectivo, incluida la evaluación de la liquidez del mercado, el flujo de efectivo y las inversiones. . 5 Minimum Qualifications of the Successful NPSA Min. Academic Education • Educación secundaria con certificación especializada en Contabilidad y/o Finanzas. Título universitario en Finanzas o Contabilidad deseable. Contadores parcialmente calificados de un instituto de contabilidad acreditado internacionalmente tendrán una clara ventaja. (El título debe indicar que la especialidad es en contabilidad o finanzas. Los títulos en administración de empresas o administración pública no se consideran equivalentes). • Contable completamente calificado, de un instituto de contabilidad acreditado internacionalmente o finalización completa del Programa de capacitación y certificación en finanzas (FTCP) del PNUD. No se requiere la Prueba de contabilidad y finanzas (AFT) del PNUD. • Los candidatos sin calificaciones profesionales en contabilidad, pero con títulos que se especializan en contabilidad y/o finanzas deben completar el Programa de capacitación y certificación en finanzas (FTCP) del PNUD, si son reclutados. Sin embargo, no se requiere la Prueba de contabilidad y finanzas (AFT) del PNUD. Min. years of relevant Work experience • Mínimo 6 años (con educación secundaria) de experiencia progresiva en finanzas y contabilidad a nivel nacional o internacional, o; • 3 años (con título de licenciatura) de experiencia progresiva en finanzas y contabilidad a nivel nacional o internacional; Habilidades requeridas • Experiencia en apoyo administrativo a proyectos. • Experiencia en la preparación, redacción y actas de reuniones. • Experiencia en el uso de computadoras y programas ofimáticos (MS Word, Excel, etc.) y conocimientos avanzados de hojas de cálculo y sistemas de gestión web, como sistemas financieros ERP y bases de datos. Habilidades deseadas además de las competencias cubiertas en la sección Competencias • Poseer experiencia solida de la administración general , de la logística y comunicación efectiva (como la contratación, manejo de la caja chica, hacer seguimiento de los proyectos, manejo de reclutamientos y de archivos) • Conocimientos básicos sobre procedimientos de pagos, gestión corriente de finanzas, informes financieros; • Conocimiento de las normas, políticas y procedimientos administrativos y financieros de la ONU, • Experiencia en la organización de eventos (seminarios, talleres, capacitaciones, etc.). • Conocimiento o experiencia con QUANTUM. Required Language(s) (at working level) • Fluidez en español es requerido. • Conocimientos básicos en Inglés o Francés, es una ventaja Equal opportunity As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all. Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. Right to select multiple candidates UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements. Scam alert UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.

Responsibilities

The Administrative-Financial Associate manages the general administration and financial services for the Multi-Partner Trust Fund (MPTF), including processing payments, tracking projects, and maintaining fund records under managerial supervision. Additionally, the role involves providing technical advice, identifying best practices, and supporting strategic alliances, promotion, and visibility efforts for the MPTF.