Assistant Administratif & de Gestion F/H at ES Recrut

Paris, Ile-de-France, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

11 Mar, 26

Salary

42000.0

Posted On

11 Dec, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Financial Management, Human Resources, Project Coordination, Communication, Digital Tools, Event Organization, Customer Relations, Process Improvement, Team Collaboration, Time Management, Problem Solving, Attention To Detail, Agility, Proactivity, Diplomacy

Industry

Staffing and Recruiting

Description

ES RECRUT est un cabinet de recrutement généraliste sur l'agglomération paloise. Nous avons une méthode d'approche directe, efficace pour l'entreprise et respectueuse des candidats. La proximité est pour nous la garantie de réussite du recrutement et de votre futur bien-être dans l'entreprise. Notre client est une organisation professionnelle nationale, acteur clé de la transition énergétique, qui fédère plus de 150 entreprises : PME innovantes, bureaux d’études, exploitants, industriels et leaders des énergies renouvelables. Son rôle est central : animer la filière, représenter les entreprises auprès des institutions, coordonner des travaux techniques, organiser des formations, défendre les intérêts des professionnels et accompagner le développement du secteur. Nous recherchons pour un poste en CDI, basé à Paris (5ème arrondissement), un(e) Assistant Administratif et de Gestion F/H. Véritable pivot du fonctionnement interne, vous contribuez directement à la fluidité, à la rigueur et à la qualité des processus, tout en participant activement à la vie et au dynamisme de la filière. MISSION Rattaché(e) au Délégué Général, vous rejoindrez une équipe engagée et à taille humaine, au service d’une filière en forte accélération. Vous évoluerez dans un environnement vivant et stimulant, où se croisent énergie, technique, enjeux climatiques, projets collectifs et relations institutionnelles. Au cœur de l’organisation, vous interviendrez sur un périmètre large : coordination interne, organisation du quotidien, suivi des projets, gestion opérationnelle et appui direct au pilotage. Votre rôle est transversal, en interface avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes. Véritable point d’équilibre, vous contribuerez à donner du rythme, structurer, fluidifier. Vous soutiendrez l’activité, créerez des repères, ferez circuler l’information et permettrez à l’équipe d’avancer dans les meilleures conditions. Vos missions principales seront : Administration & support opérationnel - Accueil physique et téléphonique, accueil lors des événements, organisation des comités et instances. - Préparation des réunions : réservations des salles et déjeuners, envoi des invitations, coordination logistique, interface avec les prestataires, production de documents. - Gestion du courrier et des expéditions. - Commande du matériel et des consommables. Gestion financière, cotisations & relation adhérents - Préparation et suivi des pièces comptables ; coordination avec le cabinet comptable. - Facturation des prestations de formation sur Facilia, suivi des paiements, relances. - Règlement des prestataires et relation avec les fournisseurs. - Pilotage de la campagne annuelle de cotisations : envois, suivi, relances, échanges avec les services comptables des entreprises adhérentes (PME à grands groupes). - Gestion administrative du personnel : éléments variables, notes de frais, congés... Pilotage administratif des formations - Gestion complète du processus : devis, conventions, convocations, attestations, feuilles de présence et d’émargements, facturation. - Préparation des sessions : réservation des salles, traiteur, matériel, coordination avec les responsables pédagogiques. - Veille et respect des exigences qualité liées à la formation professionnelle (Qualiopi) Communication & outils digitaux - Mise à jour du site internet (contenu) et utilisation des outils collaboratifs (SharePoint, Teams, formulaires en ligne). - Mise en forme des documents (Word et Powerpoint), coordination et envoi des invitations, gestion des listes de contacts. - Soutien à l’organisation des événements de la filière. PROFIL Issu(e) d’un BTS Gestion de la PME (GPME) ou BTS Comptabilité-Gestion, vous justifiez d’une expérience significative d’au moins 3 ans sur un poste administratif polyvalent, idéalement en PME. Vous avez déjà travaillé sur des aspects comptables (facturation, suivi, préparation des éléments pour le cabinet comptable), sur des missions Ressources Humaines (suivi de la formation, gestion administrative du personnel) et sur la gestion de dossiers multiples. Vous êtes à l’aise dans la relation avec des interlocuteurs variés et jouez naturellement un rôle de facilitateur : simplification des process, communication fluide, soutien opérationnel au quotidien. Vous évoluez dans des environnements où rigueur, organisation et anticipation sont essentielles. Vous maîtrisez les outils numériques dans un environnement Apple, notamment la suite Office (dont Excel avancé), Outlook, Teams, les logiciels comptables (facturation, suivi), les plateformes collaboratives, les outils en ligne, WordPress ainsi que la gestion de bases de données. Ce poste requiert une véritable agilité numérique et organisationnelle, avec une capacité à jongler entre plusieurs outils et missions. Vous aimez travailler dans une petite équipe soudée, où la coopération et la confiance sont essentielles. Proactif(ve), vous savez organiser, suivre, relancer, anticiper et transmettre l’information, tout en restant efficace sur plusieurs sujets en parallèle, y compris en période de forte activité. Curieux(se) et apprenant vite, vous souhaitez contribuer à l’amélioration continue. Votre relationnel est naturel et professionnel : diplomatie, finesse et discrétion font partie de vos atouts. Vous savez échanger avec des dirigeants, des élus, des adhérents ou des partenaires publics et privés, avec sens du service et goût du travail bien fait. Vous appréciez les environnements associant technique, transition énergétique, enjeux collectifs et projets structurants, sans qu’il soit nécessaire d’être spécialiste du secteur. L’équipe fonctionne dans un esprit coopératif, où la communication est simple, le soutien mutuel naturel et la convivialité bien présente. Localisation : Poste basé dans le 5ᵉ arrondissement de Paris, au cœur d’un quartier vivant et très bien desservi, où l’équipe aime déjeuner ensemble. Contrat : CDI – 37h50 hebdomadaires : base 35h rémunérée + 2h50 en RTT. Horaires : 9h à 13h puis 14h à 17h, avec une flexibilité naturelle lors des événements ou formations (prise de poste possible à 8h/8h30). Rémunération : Entre 32 000 et 42 000 € bruts annuels sur 13 mois, selon expérience. Avantages : • 50 % des tickets restaurant (valeur faciale 10 €) • 50 % de la mutuelle • 50 % du Pass Navigo • Compte épargne temps • Primes ponctuelles (résultats, événements majeurs) • Télétravail jusqu’à 2 jours/semaine après intégration Des déplacements ponctuels au national sont à prévoir (8 à 10/an), toujours planifiés en amont pour faciliter votre organisation. Prise de poste souhaitée dès que possible, avec une intégration idéale avant début février 2026.

Responsibilities

The Assistant Administratif & de Gestion will support the internal functioning of the organization by managing administrative tasks, coordinating projects, and facilitating communication among team members. This role is essential for ensuring the smooth operation and dynamism of the organization.