Assistant Administratif Evénement F/H at TOWNEPLACE SUITES BY MARRIOTT SAN DIEGO AIRPORT LIBERTY STATION

Clermont-Dessous, Nouvelle-Aquitaine, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

14 Jul, 26

Salary

33000.0

Posted On

15 Apr, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Accounting, Hospitality management, Event billing, Excel, Word, PowerPoint, Opera, MICROS, SFA Web, Data analysis, Organization, Teamwork, Professional English, Invoicing, Customer service

Industry

Hospitality

Description

PRESENTATION Le Paris Marriott Rive Gauche Hotel & Conference Center, un lieu vibrant qui vous accueille avec sophistication et confort dès votre arrivée. Se situant dans le 14ème arrondissement de Paris, notre hôtel possède une localisation stratégique au cœur de la rive gauche. Doté de 757 chambres (dont 51 suites) et 5 000 m² d’espaces de conférence, notre établissement propose une offre unique et haut de gamme à Paris intra‑muros. Nos équipes multiculturelles et passionnées ont à cœur d’offrir un service d’excellence à une clientèle variée. RESUME DU POSTE : L’Assistant Administratif Evènement F/H travaille en lien direct avec les membres de l’équipe Evènementielle (Coordinateurs et Managers). Il/elle est responsable de regrouper et vérifier les factures séminaires en lien avec les services Banquets, points de ventes et Réception, en tenant compte des spécifications de facturations (période, type de groupe, poste de facturation, TVA…) et des demandes particulières du client par rapport au contrat final signé par celui-ci. MISSIONS PRINCIPALES : * Collaborer étroitement avec les départements Hébergement, Restauration et Banquet pour une facturation précise et exacte suivant les instructions données par l’équipe Evènementielle * Suivre le dossier groupe Affaires au niveau de la facturation globale jusqu’à l’envoi de la facture * Collecter les facturations additionnelles (ex : bar, cash bar, AV…) auprès des points de vente * Vérifier les postings effectués par les différents points de ventes * Encaisser les acomptes par virements en suivant le relevé de banque envoyé par le service comptabilité * Vérifier et confirmer la facture finale auprès des Event Managers et des Event Coordinateurs avant passation à la comptabilité * Demander correction en cas d’erreur de facturation auprès des points de vente, du banquet et/ou de la Réception * Clôture des factures (PMs) pour envoi facture par service comptabilité. * Mettre à jour dans le système informatique des évènements passés en fonction de prestations réellement facturées (Opéra et SFA Web) * Réaliser et envoyer hebdomadairement aux équipes Commerciales et Evènementielles le rapport des acomptes sur les évènements confirmés et à venir, et faire un suivi proactif auprès des Events et Commerciaux pour respecter les échéanciers contractés + communication des résultats aux Chefs de Services et au service comptabilité * Suivre les factures globales (PM/ Pay Master) et participation aux réunions débiteurs (Credit Meeting) avec le support et présence du Directeur des Evènements * Suivre les litiges de facturation avec les clients * Répondre aux clients en respectant les standards en vigueur Ce descriptif de poste est non exhaustif. Le titulaire peut être amené à accomplir d’autres missions. PROFIL RECHERCHE : * Expérience comptable et/ou expérience dans l’hôtellerie. Une bonne connaissance du fonctionnement des services d’un hôtel, ainsi que de la partie évènementielle serait un plus. * Connaissances informatiques (Excel, Word, PowerPoint, Opera, MICROS, SFA Web etc.) * Capacité à rédiger des courriers, des notes de service et des mémos. * Esprit d’équipe * Sens de l’analyse * Rigueur et organisation * Anglais professionnel exigé AVANTAGES * Rémunération sur 13 mois * De 31000€ à 33000€ par an * Contrat de 35heures sur 4 ou 5 jours * Indemnité nourriture * Mutuelle avantageuse * Prise en charge des frais de transports à 50% * Tarifs employés Marriott dans des milliers d’hôtels à travers le monde Vous souhaitez évoluer dans un environnement dynamique, international et motivant ? Rejoignez-nous ! At Marriott International, we are dedicated to being an equal opportunity employer, welcoming all and providing access to opportunity. We actively foster an environment where the unique backgrounds of our associates are valued and celebrated. Our greatest strength lies in the rich blend of culture, talent, and experiences of our associates. We are committed to non-discrimination on any protected basis, including disability, veteran status, or other basis protected by applicable law. Marriott Hotels strive to elevate the art of hospitality, innovating at every opportunity while keeping the comfort of the oh-so-familiar all around the globe. As a host with Marriott Hotels, you will help keep the promise of “Wonderful Hospitality. Always.” by delivering thoughtful, heartfelt, forward-thinking service that upholds and builds upon this living legacy. With the name that’s synonymous with hospitality the world over, we are proud to welcome you to explore a career with Marriott Hotels. In joining Marriott Hotels, you join a portfolio of brands with Marriott International. Be where you can do your best work, begin your purpose, belong to an amazing global team, and become the best version of you. JW Marriott is part of Marriott International's luxury portfolio and consists of more than 100 beautiful properties in gateway cities and distinctive resort locations around the world. JW believes our associates come first. Because if you’re happy, our guests will be happy. JW Marriott associates are confident, innovative, genuine, intuitive, and carry on the legacy of the brand’s namesake and company founder, J.Willard Marriott. Our hotels offer a work experience unlike any other, where you’ll be part of a community and enjoy true camaraderie with a diverse group of co-workers. JW creates opportunities for training, development, recognition and most importantly, a place where you can pursue your passions in a luxury environment with a focus on holistic well-being. Treating guests exceptionally starts with the way we take care of our associates. That’s The JW Treatment™. In joining JW Marriott, you join a portfolio of brands with Marriott International. Be where you can do your best work, begin your purpose, belong to an amazing global team, and become the best version of you.

How To Apply:

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Responsibilities

The Administrative Assistant is responsible for verifying and processing seminar invoices in coordination with banquet, sales, and reception departments. They also manage group billing, handle payment collections, and ensure accurate financial reporting for events.