Assistant / Assistante de gestion at Artelia

Saint-Ouen-sur-Seine, Ile-de-France, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

31 May, 26

Salary

0.0

Posted On

02 Mar, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Accounting Management, Financial Management, Quotation Opening, Mission Number Creation, Order Tracking, Time Tracking, Billing Preparation, Client Invoicing, Subcontractor Management, Debt Collection Follow-up, Administrative File Management, Contract Management, Administrative Deadlines Monitoring, Supplier Invoice Tracking, Microsoft Windows, Pack Office

Industry

Civil Engineering

Description

Description de l'entreprise Qui sommes-nous ? Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de l’énergie, de l’industrie et de la mobilité. Détenu à 100% par nos salariés, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement. Nos 10 000 collaborateurs et collaboratrices, dans plus de 40 pays, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d’expérience. Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires. Description du poste Indépendant de tout industriel ou investisseur, ARTELIA a monté en 2021 une filiale consulting (Artelia Advisory) afin de structurer les expertises et compétences techniques de pointe de ses activités de bureaux d’étude afin d’adresser des marchés privés et publics leur offrant tout le panel des activités du Groupe. Nous accompagnons ainsi nos clients (gouvernements, organismes régionaux, bailleurs de fonds, développeurs, opérateurs, industriels) dans la caractérisation des stratégies et risques de leurs projets en apportant une vision quantifiée et synthétique aux questions qu’ils se posent. Nous recherchons un profil d'assistant de gestion pour assurer les missions suivantes : Gestion comptable & financière Ouverture des devis/affaires et création des numéros de mission dans les outils Groupe (SAP, REFLEX…) ; Suivi des commandes, des temps passés, Préparation, réalisation et suivi de la facturation (clients, internes, sous‑traitants, co‑traitants) ; Relance et suivi du recouvrement en lien avec le service dédié ; Gestion administrative des affaires Constitution, tenue à jour et archivage des dossiers administratifs des missions (contrats, protocoles, courriers, factures, sous‑traitance…) ; Suivi administratif des contrats de sous‑traitance / co‑traitance, évaluation et mise à jour des pièces contractuelles ; Appui à la gestion des délais administratifs et respect des jalons internes/externe. Suivi des factures fournisseurs et demandes administratives diverses. Qualifications De formation BAC +2/3 minimum, type BTS Pme/Pmi, gestion/comptabilité ou assistant de manager, vous justifiez si possible d’une expérience d’environ 2 ans de préférence en société de service ou d’ingénierie. Vous maîtrisez parfaitement l’environnement Windows, les outils informatiques et le Pack Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) et savez utilisez les outils de gestion dédiés. Ce poste nécessite une grande autonomie dans son travail, rigueur, méthode et adaptabilité, de grandes qualités relationnelles avec les équipes que vous serez amené à épauler au quotidien, ainsi que nos clients et partenaires. Informations complémentaires Nous vous offrons : Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi... Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable... Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Artelia Academy, parcours métiers, mobilité interne Notre process de recrutement : Echange téléphonique RH Entretien avec un manager opérationnel Entretien avec un recruteur Type de contrat: Contrat à durée indéterminée

Responsibilities

The role involves comprehensive accounting and financial management, including opening quotes, tracking orders, managing time spent, and preparing/following up on all types of billing, alongside debt collection follow-up. Additionally, the assistant will handle administrative management of missions, maintaining and archiving necessary documentation like contracts and protocols, and supporting administrative deadline tracking.