Assistant aux achats at unfpa

Antananarivo, Analamanga, Madagascar -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

12 Oct, 26

Salary

0.0

Posted On

14 Jul, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Procurement Planning, Quotation Preparation, Tender Management, Vendor Management, Financial Analysis, Document Filing, Quantum Software, Google Drive, Logistics Support, Data Management, French Proficiency, English Proficiency

Industry

International Affairs

Description

Le/ la consultant(e) Assistant aux achats contribue de manière efficace et efficiente à la mise en œuvre du plan d’achat tout en assurant la transparence dans l’exécution des processus d’acquisition des biens et services du bureau de l’UNFPA. Sous la supervision du Représentant de l’UNFPA à Madagascar et la supervision directe de l’Associée aux Achats, Le/la consultant(e) fournira des services d’appui aux opérations en assurant une haute qualité et la cohérence des tâches relatives aux acquisitions du bureau et selon le respect des procédures en vigueur : Qualifications and Expérience: Il/elle aura pour tâches principales de : - Travailler en étroite collaboration avec l’associée aux achats pour la préparation et la mise en œuvre dans le délai du plan d’achat ; - Préparer les demandes de cotation, de propositions et les appels d’offres pour l’acquisition de matériel et/ou de services conformément aux procédures de l’UNFPA ; - Collecter les factures pro formats / offres pour l’acquisition des biens et services locaux, les soumettre à l’analyse du comité interne des achats et en assurer le secrétariat ; - Suivre les transactions dans Quantum (Réquisition, PO) jusqu’au résultat final ; - Etablir et maintenir un système de classement des dossiers relatifs aux achats locaux afin d’améliorer l’efficacité du service des opérations ; - Préparer les dossiers d’appel à manifestation d’intérêt et les appels d’offres pour les accords à long terme ; - Suivre les paiements des factures des fournisseurs locaux et compléter les fonds de dossiers des factures présentées pour paiement ; - Elaborer la situation des achats locaux et la présenter lors des réunions des opérations/programme, et à la demande du Management ; - Mettre à jour quotidiennement l’outil de suivi des commandes et le partager sur Google drive ; - Participer à l’élaboration des PTAs aux réunions sur les fonds mobilisés ; - Exécuter toutes autres tâches relevant de son domaine de compétence et confiées par son superviseur. Education: * Niveau Baccalauréat et plus ; * Niveau Baccalauréat et plus ; * Formation en finances et/ou administration ; * Au moins 5 ans d’expérience dans un poste similaire ; * Une expérience avec des projets financés par l’UNFPA ou le Système des Nations Unies serait un atout ; * Maîtrise de l’outil informatique (logiciels courants) ; * Maîtrise du français et connaissance de travail de l’anglais. Résultat attendus * Factures proformats des fournisseurs obtenues et tableaux de comparaison de prix réalisés et signés dans les délais ; * PV établis à temps pour les offres reçues ; * Livraison des biens et services selon les délais prévus (BL disponibles) ; * Matériels acheminés jusqu’aux bénéficiaires finaux (décharges disponibles) ; * Situation des achats présentés à chaque réunion des opérations/programme, et selon le besoin du management * Factures des achats effectués reçues et transmises au niveau des Finances ; * Classement effectué. Livrables attendus * Rapport hebdomadaire (Suivi des achats) * Rapport mensuel * Rapport de consultation en fin de contrat Languages: * Maîtrise du français et connaissance de travail de l’anglais. Compétences requises Valeurs : • Etre un exemple d’intégrité • Faire preuve d’un engagement envers l’UNFPA et le Système des Nations Unies • Intégrer la diversité culturelle • Intégrer le changement Compétences fonctionnelles : • Apporter un soutien logistique • Gérer les données • Gérer les documents, la correspondance et les rapports • Gérer les flux d’information et de travail • Planifier, organiser et mener plusieurs tâches à la fois • Contribuer à l’analyse des données financières Compétences de base : • Atteindre des résultats • Avoir le sens des responsabilités • Développer et appliquer son expertise professionnelle/ son sens des affaires • Penser de manière analytique et stratégique • Travailler en équipe/ s’autogérer et gérer ses relations • Communiquer pour avoir un impact Environnement de travail à l’UNFPA : L’UNFPA offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d'égalité des sexes, de diversité, d'intégrité et d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Nous nous engageons à assurer la parité hommes femmes au sein de l'organisation et encourageons donc les femmes à postuler. Les personnes issues de la communauté LGBTQIA+, des groupes ethniques minoritaires, des populations autochtones, des personnes handicapées et d'autres groupes sous représentés sont vivement encouragés à postuler. L'UNFPA promeut l'égalité des chances en termes de nomination, de formation, de rémunération et de sélection pour tous, quelles que soient les caractéristiques personnelles et les dimensions de la diversité. La diversité, l'équité et l'inclusion sont au cœur du personnel de l'UNFPA - cliquez ici pour en savoir plus. Avertissement La sélection et la nomination peuvent être soumises à des vérifications de l'historique et des références, à une autorisation médicale, à l'émission d'un visa et à d'autres exigences administratives. L’UNFPA ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d'entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement et ne se préoccupe pas des informations concernant les comptes bancaires des candidats.

Responsibilities

The Procurement Assistant supports the implementation of the procurement plan and ensures transparency in the acquisition of goods and services. Key tasks include preparing quotations, managing tenders, tracking transactions in Quantum, and maintaining procurement records.