Assistant de direction - (H/F) - Dargaud at MEDIA PARTICIPATIONS

Paris, Ile-de-France, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

22 Jun, 26

Salary

0.0

Posted On

24 Mar, 26

Experience

5 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Travel Management, Logistics Coordination, Staff Supervision, Contract Management, Rights Management, Invoicing, Inventory Management, Order Processing, Oracle, Mail Operations, Database Management, Filemaker, Outlook, Microsoft Office Suite, Multitasking, Stakeholder Liaison

Industry

Book and Periodical Publishing

Description

Description de l'entreprise Dargaud, filiale du Groupe Média-Participations 3ème Groupe d’édition Français, est le leader français de la Bande Dessinée franco-belge, Dargaud édite les plus grands univers et auteurs du 9e art : Blake et Mortimer, Lucky Luke, Les Vieux Fourneaux, XIII, Valérian, Manu Larcenet, Joann Sfar, Catherine Meurisse, Christophe Blain... Description du poste Dans le cadre d'un remplacement, la maison DARGAUD recherche un(e) assistant(e) de direction. Le poste est doublement rattaché à la Direction Editoriale et à la Direction Générale. Principales responsabilités : **Gestion des déplacements et de la logistique** - Coordonner et organiser tous les aspects liés aux déplacements, y compris les réservations de vols, les réservations d'hôtel et les transports terrestres pour les cadres dirigeants, le personnel éditorial et les auteurs sous contrat - Gérer la planification et la réservation des salles de réunion pour les cadres supérieurs et les parties prenantes du secteur de l'édition **Coordination du personnel et des stagiaires** - Superviser et assurer le développement professionnel des stagiaires en observation, en veillant au respect des normes organisationnelles et des objectifs d'apprentissage **Gestion des contrats et des droits** - Gérer et contrôler les contrats électroniques pour toutes les marques Dargaud (y compris Charivari, Mâtin, Lucky Comics et Boule & Bill) en étroite collaboration avec le service juridique - Suivre et identifier les dates d'expiration des contrats et les délais de renouvellement des droits afin d'assurer la continuité des opérations - Préparer et soumettre les factures au service comptable, y compris les relevés de rémunération des auteurs, et communiquer les calendriers de paiement aux auteurs sur une base trimestrielle pour toutes les entités éditoriales. **Gestion de la distribution et des stocks** - Élaborer et tenir à jour des tableaux d'expédition complets pour le matériel promotionnel de Dargaud, y compris la distribution au Benelux, et communiquer les exigences de distribution aux parties prenantes concernées. - Valider et mettre à jour les registres d'inventaire à la réception du matériel. - Traiter les commandes internes et externes de matériel et du système de distribution (MDS) pour les auteurs, les bibliothèques de bandes dessinées, les studios et les services éditoriaux - Générer et gérer les bons de commande dans Oracle pour les fournitures de bureau, le matériel et l'équipement, en veillant au respect des exigences d'étiquetage CPE **Opérations postales et de messagerie** - Superviser tous les services postaux et de messagerie entrants et sortants, y compris la réception, le traitement et la distribution du courrier et des colis pour le service éditorial, le bureau exécutif et les communications avec les auteurs **Administration éditoriale et gestion de bases de données** - Créer et enregistrer les titres d'albums et numériques dans le système BDA dès réception des contrats signés - Enregistrer et conserver la documentation relative aux illustrations originales dans les systèmes Filemaker - Mettre à jour et gérer les bases de données BDA et auteurs conformément aux exigences opérationnelles, y compris le soutien aux activités promotionnelles et la participation à des salons professionnels - Gérer le centre de contact Dargaud, répondre aux communications entrantes (environ trente e-mails par jour) et les acheminer de manière appropriée vers les services désignés - Traitement des demandes d'autorisation de reproduction pour les applications audiovisuelles - Gestion des procédures de dépôt légal, y compris la soumission des œuvres publiées aux dépôts désignés (BNF, CNBD, ministère de la Jeunesse) et liaison avec les autorités nationales chargées des bibliothèques **Systèmes et outils** - Maîtrise de Filemaker, Outlook et Microsoft Office Suite - Mise à jour et maintenance de la liste de contacts principale de Dargaud Qualifications - Minimum de 5 à 10 ans d'expérience professionnelle en tant qu'assistant(e) de direction ou dans un poste administratif similaire - Diplôme d'études secondaires ou équivalent, avec un minimum de 2 ans d'études supérieures - Expertise avérée en gestion organisationnelle, avec une capacité prouvée à maintenir des normes rigoureuses et à faire preuve d'initiative proactive Maîtrise avancée du multitâche et de la gestion de priorités concurrentes dans un environnement en constante évolution - Capacité avérée à assurer efficacement la liaison avec divers intervenants et contacts de haut niveau - Maîtrise courante de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral - Compétences avancées dans l'utilisation des applications Filemaker, Outlook et Microsoft Office Suite - Grand souci du détail et engagement envers l'excellence opérationnelle Type de contrat: CDI Temps de travail: Temps plein

Responsibilities

This role involves managing travel and logistics for executives and editorial staff, coordinating personnel and interns, and overseeing contract and rights management, including tracking expiration dates and author payments. Additionally, the assistant will handle distribution logistics, inventory records, postal operations, and administrative tasks like database entry and managing incoming communications.