Assistant.e Administratif.ve de Direction at Les Jardins d'Arcadie

Versailles, Ile-de-France, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

16 Feb, 26

Salary

0.0

Posted On

18 Nov, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Communication, Organization, Confidentiality, Customer Service, Teamwork, Empathy, Microsoft Office, Document Management, Billing, Scheduling, Event Planning, Regulatory Compliance, Data Management, Problem Solving, Time Management

Industry

Individual and Family Services

Description

Déjà solidement implantée (environ 150 M€ de CA pour une centaine de résidences), la marque « Les Jardins d’Arcadie » est entrée dans une phase de développement rapide, à la fois par de la croissance organique mais aussi par de la croissance externe. Le Groupe est un acteur majeur sur le secteur des Résidences Services Seniors. Chez Les Jardins d'Arcadie, le métier d'Assistant.e Administratif.ve de direction (H/F) est un pilier pour la direction en place et a un rôle important auprès des résidents et des familles. L'Assistant.e Administratif.ve de direction (H/F) est pleinement impliqué.e dans la la gestion opérationnelle et RH quotidienne. Vos missions seront les suivantes : 1. Assistance à la direction : Assure le secrétariat de direction, courrier, compte-rendu mail, gestion de l'agenda Participe à la préparation des réunions internes externes et en rédige les comptes-rendus Gère les documents administratifs et les dossiers confidentiels Assure le remplacement de la directrice dans un management fonctionnel durant ses absences Assure une hiérarchie fonctionnelle sur les agents d’accueil, veilleurs, et AASH week-end 2. Accueil et relation avec les résidents : Accueille les résidents, familles, visiteurs, prestataires avec professionnalisme Gère les appels téléphoniques et répond aux demandes courantes 3. Gestion administrative. : Suit les dossiers des résidents entrées sorties, contrats, documents légaux Réalise la facturation, fait le suivi des paiements et les relances, en lien avec la directrice et le service comptable Met à jour les bases de données et tableaux de bord internes Suit les dossiers administratifs des salariés et les visites de médecine du travail Suit les plannings des salariés, les demandes d’absence Propose les remplacements 4. Support logistique : Suit les commandes de matériel et services auprès des fournisseurs Participe à l'organisation d'événements, animation, réunions d'information, etc. Gère la correspondance avec les prestataires et partenaires de santé, de loisirs, de restauration 5. Conformité réglementaire : Contribue au respect des normes légales et réglementaires, RGPD hygiène, sécurité Archive les documents selon les procédures en vigueur Profil : Le poste d'Assistant.e Administratif.ve de direction (H/F) est accessible à partir d’un diplôme de niveau Bac +2 minimum en gestion d'entreprise, secrétariat ou assistanat. Idéalement, vous justifiez d'une première expérience dans le secteur médico-social, hôtellerie, ou en résidence services seniors. Compétences requises : 1. Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques, Word, Excel, Outlook, teams. PowerPoint Maîtrise du français écrit et oral impératif Connaissance des règles de gestion administrative Utilise des logiciels métier (Gestion des résidents, facturation (Resalys, Mesalia, Hubspot, etc.) 2. Compétences organisationnelles : Sens de l'organisation et rigueur Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle Discrétion et respect de la confidentialité 3. Compétences relationnelles : Ecoute et communication Patience, empathie et bienveillance envers les personnes âgées Esprit d'équipe, sens du service Nous vous offrons de belles conditions de travail : La possibilité de rejoindre une équipe soudée et dynamique Possibilité de manger sur place à un prix réduit Prise en charge transport à 70% ou 100% si abonnement aux vélos électriques de la ville Vous vous reconnaissez dans cette description, alors n'hésitez plus, nous vous attendons ! #TeamJDA Prêt.e à relever le défi ? Rejoignez-nous :)

Responsibilities

The Assistant.e Administratif.ve de Direction provides essential administrative support to the management team and engages with residents and their families. Responsibilities include managing correspondence, organizing meetings, and ensuring compliance with regulations.