POSITION DESCRIPTION:

Aujourd’hui nous recherchons notre partenaire en assistance administrative pour renforcer notre pôle transverse. Est-ce que ce sera vous ?
Commençons par nous présenter : notre agence du Luxembourg accompagne ses clients locaux dans leurs projets de transformation digitale, du build à la maintenance, dans des contextes principalement applicatifs. Nous les accompagnons tant dans leur gestion de projet que dans leur développement et mise en production.
Vous l’aurez deviné, chez nous il y a de la diversité, que ce soit en termes d’expertise, de séniorité, de parcours et tout simplement de personnes (en voici un aperçu : Nos membres ont du talent).
Vous aurez également la possibilité de grandir. Comment ? Cela commence par votre manager, que vous rencontrez pendant le processus de recrutement, lors de votre première journée d’intégration dans nos locaux et qui vous suivra toute l’année dans l’atteinte de vos objectifs. Pour être capitaine de votre carrière, vous aurez accès à notre navigateur de carrière, qui donne nos filières et les fiches de postes ainsi que les formations conseillées. Et bien entendu, nous vous donnons les moyens de vous former et de vous certifier.
Nous pourrons parler intégration, gestion de carrière et environnement de travail plus en détails dans nos premiers échanges
Maintenant que vous nous connaissez mieux, j’ai hâte d’apprendre à vous connaître ! Et voici des précisions sur le poste en question.

SKILLS:

• Communication (Oral/Written)
• English
• French
• Time Management

YOUR FUTURE DUTIES AND RESPONSIBILITIES:

Ou vos futures activités en tant qu’assistant(e) administratif :

• Gestion administrative :

o Supervision de la boîte mail générique admin/RH
o Mise à jour du suivi des effectifs (entrée/sorties) sur le tableau interne
o Gestion des badges, listes de diffusion, affiliations mutuelle, cartes SYMPASS, tickets restaurants
o Suivi et ouverture des cas RH en lien avec les managers
o Traitement des congés et absences (maladie, accidents du travail…)
o Suivi et rédaction de courriers administratifs, attestations diverses…
o Suivi et transmission des incidents d’agence aux services généraux
o Mise à jour régulière des process administratifs
o Suivre la gestion externalisée des bulletins de paie
o Coordination avec le Fleet manager, commande des cartes Total et contrôle des factures carburant

o Création des dossiers administratifs pour les exemptions d’impôts pour les stagiaires.

• Gestion de l’accueil & vie de l’agence :

o Accueil physique et téléphonique
o Traitement du courrier entrant et sortant (dont envoi et réception de colis)
o Gestion des fournitures de bureau
o Réponse aux sollicitations des managers et associés
o En cas d’absence du support IT : réception du matériel informatique et distribution du matériel préparé par le support IT
o Transmission des factures et communications fournisseurs à achat.lu

o Suivi et transmission des incidents d’agence aux services généraux.

• Backup occasionnel de notre assistante de gestion (facturation clients et fournisseurs).

REQUIRED QUALIFICATIONS TO BE SUCCESSFUL IN THIS ROLE:

Pour cette aventure, vous aurez besoin :

• D’une bonne capacité d’organisation
• De rigueur, notamment pour le respect des procédures internes
• De discrétion, fiabilité (contexte de sujets sensibles à traiter)
• De parler anglais (B2) et français (C1).

Si vous êtes encore là, c’est qu’on peut s’entendre. Alors qu’attendez-vous pour cliquer et postuler ?