Assistant(e) de projet – Maintenance multitechnique – Facility Services at OECD

Paris, Ile-de-France, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

03 Aug, 26

Salary

3878.1

Posted On

05 May, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Facility Management, Technical Supervision, Building Maintenance, Procurement, Health and Safety Regulations, AutoCAD, CMMS, Microsoft Office, Project Coordination, Contract Management, Quality Control, Audiovisual Systems

Industry

International Affairs

Description

Description de l'entreprise L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales. L’Agence internationale de l’énergie (AIE) est une organisation intergouvernementale de 32 pays membres qui œuvre en faveur de la sécurité des approvisionnements énergétiques, de la croissance économique et de la durabilité environnementale en promouvant la coopération dans le domaine des politiques énergétiques. Elle fonctionne en tant qu’organe autonome au sein de l’OCDE. L’OCDE et l’AIE recherchent l’une et l’autre des occasions de collaborer avec un nombre croissant de pays non Membres qui jouent un rôle de plus en plus important dans l’économie mondiale. L’AIE entend favoriser la contribution du secteur de l’énergie au développement économique et à la durabilité environnementale. Description du poste Le siège de l’AIE est situé à Paris et dispose d’un espace de bureaux d’environ 7 200 m², incluant des salles de conférence. L’AIE dispose également d’un Centre Régional de Coopération à Singapour. L’unité Conférences, Bâtiments et Sécurité (CBS) gère les bâtiments et les salles de conférence de l’AIE et veille à la sécurité, à la santé et à la sûreté. CBS met en œuvre les relations contractuelles de l’Agence avec les propriétaires et est responsable de la gestion opérationnelle efficace des installations via ses différents sous-traitants (par exemple : nettoyage, sécurité, audiovisuel, maintenance, travaux, déménagement…), ainsi que de la distribution du courrier et de la coordination logistique du Bureau exécutif. L’Agence organise environ 400 événements par an sous différents formats (présentiel, hybride ou entièrement virtuel) et accueille environ 8 000 délégués chaque année. L’Assistant(e) de Projet travaillera en étroite collaboration avec le Facilities Management Co-ordinator et rendra compte directement au chef d’unité. Il/elle travaillera également en étroite collaboration avec le reste de l’unité CBS ainsi qu’avec d’autres équipes. Le CBS recherche un(e) Assistant(e) de Projet qui apportera un soutien technique et administratif aux services généraux proposés au sein de l’AIE. Ce poste constitue un élément clé d’une équipe dynamique et réactive, en lien avec les parties prenantes et les prestataires de haut niveau de l’Organisation. Il nécessite une forte réactivité, un esprit vif et une organisation rigoureuse afin de hiérarchiser efficacement les priorités, et il peut impliquer des interventions en dehors des horaires de bureau habituels, parfois le week-end ou les jours fériés. L’Assistant(e) de Projet travaillera en étroite collaboration avec le Facilities Management Co-ordinator et rendra compte directement au chef d’unité. Il/elle travaillera également en étroite collaboration avec le reste de l’unité CBS ainsi qu’avec d’autres équipes. Principales responsabilités Gestion des bâtiments et des installations Superviser les prestataires techniques, fournir des instructions claires et appliquer des normes de performance contractuelle et les règles en matière d’hygiène et sécurité. Signaler et consigner les insuffisances dans la qualité de service. Planifier et coordonner les interventions pour les réparations techniques et travaux mineurs, la maintenance périodique et préventive, et les contrôles périodiques réglementaires et coordonner avec les différents propriétaires la maintenance des parties communes affectant nos locaux Assurer le contrôle qualité de la maintenance préventive et corrective à l’aide de la gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO), produire des rapports d’exploitation et suivre les indicateurs de performance des activités. Mener toutes les actions nécessaires pour anticiper les dysfonctionnements techniques et garantir la continuité opérationnelle des infrastructures techniques critiques. Réaliser des inspections régulières et signaler les réparations nécessaires aux parties prenantes concernées. Prendre des mesures appropriées et rapides suite aux demandes du personnel adressées au helpdesk CBS, en tenant informés les responsables et les demandeurs de l’avancement. Émettre et assurer le suivi des demandes adressées aux équipes techniques des propriétaires via leurs outils de helpdesk correspondants. Participer à la création de simulations graphiques des aménagements de bureaux ainsi que à la mise à jour des supports de plan sur AutoCAD. Contribuer à la mise en œuvre des projets de réaménagement en coordonnant les différents prestataires ainsi que les opérations de déménagement. Remplacer en cas de besoin autres membres de l’unité CBS pendant son absence, y compris le/la technicien(ne) audiovisuel et visioconférence et l’agent en charge de la distribution interne du courrier. Santé et sécurité Réaliser et soumettre pour validation les plans de prévention avec les prestataires conformément aux directives et modèles standards de l’OCDE. Inspecter les travaux en cours et signaler tout problème de sécurité non conforme. Informer les responsables sur tout sujet affectant la sécurité et l’environnement de travail du personnel, des délégués et des visiteurs. Soutien administratif Participer à toutes les étapes des procédures d’achat relatives à l’équipe bâtiment, préparer et traiter les bons de commande, contrats et paiements associés pour les prestataires via les outils internes de l’OCDE, et tenir à jour l’inventaire des biens. Aider à la préparation des contenus pour le site SharePoint CBS, en veillant à la mise à jour régulière des informations. Adopter une démarche d’apprentissage continu concernant l’évolution des systèmes et procédures internes et des autres outils informatiques utilisés au sein du CBS. Effectuer toute autre tâche, selon les besoins. Qualifications Profil du/de la candidat(e) idéal(e) Formation académique : Diplôme d’un Brevet de Technicien Supérieur (BTS) dans les domaines du bâtiment, du facility management, de l’électricité, du CVC, de l’électronique, de l’audiovisuel ou discipline similaire. Expérience professionnelle : Minimum 3 ans d’expérience dans les activités liées aux services technique des bâtiments, avec supervision de prestataires externes et une expérience dans les achats (appels d’offres publics ou privés, cahiers des charges techniques). Bonne connaissance des réglementations françaises du bâtiment ainsi que de l’hygiène, sécurité et protection de la santé. Une expérience avec des systèmes de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) serait un atout. Une expérience avec des logiciels de contrôle d’accès serait un atout. Une expérience avec des systèmes audiovisuels et de visioconférence serait un atout. Une expérience dans un environnement multiculturel et diplomatique serait un atout. Outils : Bonne maîtrise du pack Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et capacité à apprendre rapidement la gamme standard des logiciels utilisés dans l’Organisation. Une bonne connaissance du logiciel AutoCAD serait un atout. Compétences clés Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1). Il existe trois niveaux possibles par compétence, le niveau requis pour chaque compétence étant déterminé en fonction des besoins propres à chaque fonction et du grade correspondant. Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de maîtrise 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE. Langues Maîtrise d’une des deux langues officielles de l’OCDE (anglais ou français) et connaissance de l’autre, avec engagement à atteindre un bon niveau professionnel. Informations complémentaires Date de clôture Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues d’ici à la fin septembre 2026, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 22 mai 2026 à minuit (heure de Paris). Durée du contrat Engagement d’une durée déterminée de deux ans, avec possibilité de renouvellement. Ce qu’offre l’OCDE Le salaire mensuel de base initial de 3,878.10 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France. Cliquez ici pour consulter le Statut applicable au personnel de l’OCDE. Veuillez noter qu’à partir du 1er juillet 2025, tous les agents seront engagés selon les nouvelles modalités contractuelles de l’OCDE. Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel. Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents. Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra être engagé(e) à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle. Votre candidature pourra être retenue afin de constituer un vivier de candidats pour des postes équivalents, que ce soit à durée déterminée ou indéterminée. Processus de sélection Pour les candidats retenus, le processus de sélection peut comprendre un entretien vidéo, une évaluation basée sur le poste et des entretiens avec un panel. Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel. L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif. Directorate: IEA Grade: GA3

Responsibilities

The Project Assistant provides technical and administrative support for the management of IEA buildings and facilities, supervising external providers and ensuring operational continuity. Responsibilities include coordinating technical repairs, managing health and safety plans, and handling procurement processes.