Assistant(e) opérationnel(le) de la gestion de la restauration at OECD

Paris, Ile-de-France, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

07 Jul, 26

Salary

3878.08

Posted On

08 Apr, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Catering management, Event management, Logistics, Inventory management, HACCP, Food safety, Contract management, Vendor management, Microsoft Office, Administrative support, Quality control, Reporting, Customer service

Industry

International Affairs

Description

Description de l'entreprise L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales. LA DIRECTION EXÉCUTIVE (EXD) La Direction exécutive (EXD) administre les ressources de l’OCDE au nom du Secrétaire général. Notre champ d'action couvre les ressources humaines et le bien-être du personnel ; la gestion efficace et efficiente du budget ; la sûreté et la sécurité du personnel, des délégués, des visiteurs et des données de l’OCDE ; la maintenance et l’entretien des infrastructures physiques et numériques ; et la facilitation des conférences, réunions et événements virtuels, physiques ou hybrides pour permettre à l’OCDE de jouer son rôle fédérateur. En plus de fournir des services, d’assurer des fonctions et d’apporter un soutien en matière de gestion pour le compte de l’Organisation, à l’intention de notre personnel et de nos Membres, nous donnons des conseils intégrés, stratégiques et spécialisés sur les politiques internes et les aspects portant sur la gestion au Secrétaire général, au Conseil et aux comités permanents, auxquels nous rendons régulièrement compte de questions propres à l’Organisation. Nous assurons également des fonctions de conformité et de gestion des risques (pour les domaines de gestion relevant de notre compétence). Notre action s’inscrit dans un environnement dynamique et axé, pour l’ensemble de nos fonctions, sur l’excellence managériale. LE SERVICE DES CONFÉRENCES, DE LA SÉCURITÉ ET DE L’INFRASTRUCTURE (EXD/CSI) Rattaché à la Direction exécutive (EXD) de l’OCDE, le Service des conférences, de la sécurité et de l’infrastructure (EXD/CSI) est responsable de la facilitation des conférences – physiques, virtuelles ou hybrides - qui réunissent les délégués des 38 pays Membres, les Partenaires clés et les autres parties prenantes, ainsi que des services linguistiques (interprétation et traduction), de la sécurité incendie du personnel, des délégués et des visiteurs de l’OCDE et de la prévention incendie, et de la gestion et de l’exploitation des bâtiments de l’Organisation, à Paris et dans les centres de l’OCDE à l’étranger. EXD/CSI/CSD recherche un(e) Assistant(e) opérationnel(le) de la gestion de la restauration qui contribuera au bon déroulement opérationnel des activités de restauration collective et événementielle en assurant la coordination des prestataires, la gestion des stocks et du matériel, le suivi de la qualité des prestations, ainsi que l’appui administratif et logistique nécessaire aux opérations et aux projets du service. Il/elle travaillera sous la supervision du Responsable de la Restauration et en étroite collaboration avec l’assistante de Restauration. Compte tenu de la nature du poste, l’agent pourrait être appelé à travailler en dehors des heures normales de bureau, y compris pendant les week-ends et jours fériés. Sauf circonstance exceptionnelle, le télétravail n’est pas prévu pour cette fonction compte tenu des exigences opérationnelles et de la nécessité d’interventions sur site Description du poste Assistance à la gestion de la Restauration événementielle Assister le responsable de la restauration dans l’organisation opérationnelle et le déroulement des réceptions au sein de l’Organisation. Veiller au bon déroulement des réceptions et événements en assurant une collaboration fluide avec les traiteurs et les équipes internes afin de garantir une logistique irréprochable et une expérience client optimale, avant, pendant et après les évènements. Apporter un soutien opérationnel aux clients internes et externes sur l’ensemble des aspects liés aux réceptions. Contrôler la qualité des prestations fournies et formuler des recommandations pour l’amélioration continue du service. Contribuer à l’analyse de l’activité via divers reportings. Gérer divers stocks (linge, cave, etc.) en anticipant les besoins selon les fluctuations de l’activité, en garantissant la qualité des produits fournis, en réalisant des inventaires réguliers et en mettant à jour les outils de suivis. Gestion de la boîte de réception, suivi des courriels et coordination des réponses dans des délais appropriés avec les directions clientes. Assistance à la gestion de la Restauration collective Assister le responsable de la restauration dans la gestion des contrats de restauration collective. Veiller au bon déroulement quotidien du service en anticipant les besoins et en résolvant les éventuels dysfonctionnements. Contrôler régulièrement la qualité des prestations : niveau de service, propreté des espaces, hygiène, conformité aux indicateurs clés, et proposer des actions correctives lorsque nécessaire. Superviser l’entretien et la réparation des équipements de cuisine ainsi que la réalisation des audits d’hygiène, en s’assurant de la bonne exécution par les prestataires concernés. Contribuer au reporting et à l’évaluation de la performance des prestataires. Qualifications Profil du/de la candidat(e) idéal(e) Formation Niveau d'enseignement secondaire, de préférence post-secondaire, et expérience pertinente dans l’hôtellerie, l’événementiel, la restauration ou dans une discipline connexe. Expérience professionnelle Au moins 2 ans d’expérience professionnelle dans le secteur de l’hôtellerie, de l’événementiel ou dans le domaine de la restauration. Un permis de conduire valide reconnu en France (catégorie B ou équivalent). Compétences techniques Connaissance des environnements de la restauration collective et événementielle. Connaissance pratique des règles d’hygiène et de sécurité alimentaire (HACCP). Experience en gestion de stocks, inventaires et logistique. Experience souhaitée dans la gestion de prestataires. Connaissance de la suite Microsoft Office et aptitude à maitriser rapidement les logiciels utilisés dans l’organisation. Compétences clés Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 1) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 2) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1). Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de compétence 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE. Langues Parfaite maîtrise du français et connaissance de l’anglais, ou disposition à l’apprendre. Date de clôture Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 29 avril 2026 à minuit (heure de Paris). Durée du contrat Engagement d’une durée déterminée de 24 mois, avec possibilité de renouvellement pour une durée maximale de 36 mois. Veuillez noter que, conformément aux Statut, Règlement et Instructions applicables aux agents de l’Organisation, l’âge de départ obligatoire à la retraite est fixé à 67 ans. Informations complémentaires Ce qu’offre l’OCDE Le salaire mensuel de base initial de 3 878.08 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France. Cliquez ici pour consulter le Statut applicable au personnel de l’OCDE. Veuillez noter qu’à partir du 1er juillet 2025, tous les agents seront engagés selon les nouvelles modalités contractuelles de l’OCDE. Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel. Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents. Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra être engagé(e) à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle. Votre candidature pourra être retenue afin de constituer un vivier de candidats pour des postes équivalents, que ce soit à durée déterminée ou indéterminée. Processus de sélection Pour les candidats retenus, le processus de sélection peut comprendre un entretien vidéo, une évaluation basée sur le poste et des entretiens avec un panel. Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel. L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif. Directorate: CSI Grade: GA3

Responsibilities

The operational assistant will coordinate catering and event services, manage vendor relationships, and oversee inventory and equipment. They will also provide administrative support and ensure quality standards are met for both collective and event-based catering operations.