Assistant Manager at UTAC

Linas, Ile-de-France, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

22 Feb, 26

Salary

0.0

Posted On

24 Nov, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Financial Tracking, Reporting, KPI Management, Client Relations, Administrative Support, Logistics Management, Document Management, Quality Assurance, Technical Reporting, Cross-Department Collaboration, Initiative, Adaptability, Teamwork, Customer Service, Event Coordination, Time Management

Industry

Motor Vehicle Manufacturing

Description

Description de l'entreprise UTAC, groupe leader dans les domaines de la mobilité numérique et durable, des essais sur mesure, de l’homologation, la certification, le conseil et expertise règlementaire, l’ingénierie véhicule, la formation, le contrôle technique, la normalisation, les évènements corporate et festivals pour voitures anciennes et sportives. Le Groupe fournit des services et des solutions d'essais aux acteurs des secteurs de la mobilité, des transports, des pneumatiques, de l’agriculture, de la pétrochimie et de la défense. UTAC est le seul centre d’essais officiel Euro NCAP en France et possède également une place unique en Europe grâce à ses laboratoires d’essais accrédités ISO 17025. Le Groupe dispose de centres d’essais et de laboratoires en France, au Royaume-Uni, en Finlande et au Maroc et aux USA ainsi que des filiales en Chine, en Corée du Sud, au Japon, en Italie et en Roumanie. UTAC emploie aujourd'hui environ 1300 personnes sur ses différents sites. En tant que groupe, nous partageons une vision forte et claire, celle de fournir à nos clients des solutions et des systèmes sûrs et efficaces. Nous sommes fiers et confiants dans notre héritage, nos capacités et notre personnel, et nous pensons qu'en créant une culture où les individus sentent qu'ils peuvent faire la différence et aiment venir travailler, nous pouvons fournir le meilleur service possible à nos clients. Nos valeurs fondamentales d'expertise, d'innovation et d'intégrité constituent un guide quotidien clair sur la manière dont nous travaillons ensemble en toute sécurité, en tant qu'équipe, en nous aidant mutuellement à réussir. Description du poste ACTIVITES PRINCIPALES Anticiper et préparer le travail du manager ou de l’équipe Suivi financier et reporting Concevoir et suivre les tableaux de bord et KPI (financier, QSE, SQCDP) Gestion des plans de prévention REN / STLA Organiser des réunions, rédiger des comptes rendus Rédaction de notes de service Suivi des flux de vente, livraisons, facturations Organiser les emplois du temps Tenir à jour l’organigramme du service et le publier tous les mois Gestion des flux et commandes : Création des ARC à réception des dossiers (quotidien) Suivi et mise à jour des dates de livraison (hebdomadaire) Gestion des demandes d’achat dans SAGE Relation client et organisation : Gestion des appels et demandes clients Accueil physique des clients et visiteurs sur site Soutien logistique lors des visites ou événements internes Gestion des livraisons (véhicules / pièces) Transversalité : Être l’interface entre les services internes et les interlocuteurs externes Participe au soutien administratif et logistique de tous les services homologation selon les besoins. ACTIVITES SECONDAIRES Gérer les tâches administratives Organiser des déplacements professionnels, voyages et réunions (réservations, convocations, logistique) Répondre aux appels téléphoniques Demande de travaux et entretiens (SIT) Gérer les aspects logistiques (matériel de bureau, ...) Gestion des fournitures magasin ACTIVITES SPECIFIQUES Apporter un support sur le flux avant-vente pour les relances clients et préparation des devis type Apporter un support aux chefs de Projet au sein de la division Maintenir à jour les formes Qualité (rapport, fiches, formulaires) Gestion des flux dossiers et qualité : Mettre à jour les portails qualité et homologation Rédaction de rapports techniques (PVS, PV 2 pages, rapports UK) Vérification de l’envoi des dossiers aux autorités (CNRV..), contrôle « mur qualité » Complétude et correction des documents qualité dans le portail homologation Utiliser les outils numériques et IA pour automatiser les tâches répétitives Recherche de documents d’archives (microfiches / sous anneau) Gestion des flux et envois activité MICHELIN Gestion des « Annule et remplace » Gestion des « Arrêt de production » Activités principales pour Homologation Gestion des flux dossiers et qualité : Mettre à jour les portails qualité et homologation Rédaction de rapports techniques (PVS, PV 2 pages, rapports UK) Vérification de l’envoi des dossiers aux autorités (CNRV..), contrôle « mur qualité » Complétude et correction des documents qualité dans le portail homologation Utiliser les outils numériques et IA pour automatiser les tâches répétitives Recherche de documents d’archives (microfiches / sous anneau) Gestion des flux et envois activité MICHELIN Gestion des « Annule et remplace » Gestion des « Arrêt de production » Qualifications Bac +2 minimum (type BTS Assistant Manager, DUT GEA ou équivalent) Expérience souhaitée dans un environnement technique ou industriel Capacité à travailler en transversalité avec plusieurs services Sens de l’initiative, esprit collaboratif et adaptabilité Informations complémentaires En nous rejoignant, vous intégrerez une entreprise à dimension internationale avec des activités diversifiées. Vous aurez l’opportunité de développer vos compétences ou d’appréhender de nouveaux métiers en fonction de votre sensibilité. UTAC prône l’égalité des chances et favorise l’équité pour tous. UTAC est en constante évolution pour s’adapter à son marché et ses clients, nous comptons sur votre agilité pour contribuer à la réussite du groupe. Nous vous offrons : Rémunération brute annuelle versée sur 12 mois Une prime de transport selon votre lieu d’habitation Prime de participation Congés payés, congés d’ancienneté et RTT Un accord de télétravail Restaurant d’entreprise ou tickets restaurants selon les sites de travail Une mutuelle obligatoire avec de bons niveaux de remboursements Un compte épargne temps PEE PERECO avec abondements Avantages CSE, etc…

Responsibilities

The Assistant Manager will anticipate and prepare the work for the manager or team, manage financial tracking and reporting, and oversee the organization of schedules and meetings. They will also serve as the interface between internal services and external contacts, ensuring smooth operations across various departments.