Assistant ou Assistante de direction - 80% at Hôpitaux Universitaires de Genève

Geneva, Geneva, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

23 Apr, 26

Salary

0.0

Posted On

23 Jan, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Support, Project Management, Communication, Teamwork, Confidentiality, Event Organization, Scheduling, Documentation, Bilingual Communication, Microsoft Office, Initiative, Responsibility, Interpersonal Skills, Time Management, Problem Solving, Attention to Detail

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Description de l'entreprise Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici. La Direction des projets et processus (DPP), rattachée à la direction générale, pilote les grands projets institutionnels et contribue activement au développement organisationnel. Elle professionnalise la gestion de projets, supervise les portefeuilles stratégiques et accompagne les changements liés aux projets transversaux. Elle se compose de deux pôles complémentaires. Le pôle Projets assure le pilotage des projets majeurs, mène une veille stratégique, gère les ressources externes en gestion de projet, renforce les synergies entre les initiatives clés, exerce la chefferie de projets, accompagne les équipes, suit les aspects financiers et valorise les expériences acquises. Le pôle PMO institutionnel met à disposition les outils et le réseau nécessaires à la mission de la DPP. Il gère les portefeuilles et le reporting, coordonne le guichet unique, anime la cellule PMO, propose un centre de soutien et de formation, supervise la gestion des processus et développe les outils collaboratifs. Description du poste La Direction des projets et processus est à la recherche d'un assistant ou d'une assistante de direction. Vous assistez le directeur et son équipe dans la gestion administrative du service et dans le suivi des projets. Vous organisez et assurez le secrétariat du directeur, gérer l’agenda, suivez les dossiers, planifiez les séances, coordonnez les horaires et absences, et rédigez la correspondance. Vous rédigez de manière autonome les procès-verbaux, organisez divers événements pour la direction et entretenez une communication fluide et professionnelle avec les partenaires internes et externes, en veillant à une transmission optimale des informations. Qualifications Vous êtes titulaire d’un CFC d’employé ou employée de commerce et d’une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d’assistant ou assistante de direction ou titre jugé équivalent. Vous avez une très bonne connaissance des outils bureautiques et informatiques (Niveau ECDL standard sur web, Advanced pour Word, Excel et Powerpoint). La connaissance de VisionRH et Qualiac constitue un atout. Vous maîtrisez parfaitement la langue française et disposez d'excellentes capacités rédactionnelles. Vous justifiez d’une expérience confirmée dans un secrétariat de direction impliquant initiative, sens des responsabilités et respect strict de la confidentialité. Une formation ou une expérience en assistanat de gestion de projet représente un avantage supplémentaire. Le poste exige une aptitude à travailler en équipe, en lien direct avec plusieurs niveaux hiérarchiques, ainsi qu’une excellente aisance relationnelle et communicationnelle dans un environnement pluridisciplinaire. Informations complémentaires Entrée en fonction : dès que possible Nombre de poste : 1 Taux d’activité : 80% Classe de fonction : 14 Contrat : CDD de 12 mois, renouvelable Délai de candidature : 06.02.2026 Demande de renseignements : Mme M. Luque, assistante de direction, 079 553 03 63 Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées. Type de contrat HUG: CDD Département: Direction des projets et processus

Responsibilities

The assistant will support the director and the team in administrative tasks and project follow-up. Responsibilities include managing the director's agenda, organizing meetings, and ensuring effective communication with internal and external partners.