Assistant ou Assistante de projet du Pôle Maîtrise d’Ouvrage - 100% at Hôpitaux Universitaires de Genève

Geneva, Geneva, Switzerland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

27 Apr, 26

Salary

0.0

Posted On

27 Jan, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Management, Document Management, Project Support, Team Coordination, Communication Skills, Organizational Skills, Confidentiality, Customer Service Orientation, Technical Document Review, Budget Tracking, Event Organization, ERP Systems, Microsoft Office Suite, Collaborative Platforms, Flexibility, Diplomacy, Interpersonal Skills

Industry

Hospitals and Health Care

Description

Description de l'entreprise Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici. Le poste est rattaché à la Direction de l'immobilier (DI) qui a pour mission de définir une stratégie du parc immobilier, de développer la cohérence du suivi des grands projets selon le schéma directeur hospitalier 2022-2040, en partenariat fort avec les principaux services de l’Etat rattachés au Département du territoire, au Département des infrastructures et celui de la santé, d'optimiser le suivi des surfaces et sa planification future, tout en garantissant un bon fonctionnement des services. Plus de 230 professionnelles et professionnels réalisent leurs missions au quotidien dans un souci constant d'exigence, avec le sens du service et de la responsabilité environnementale. Au sein de cette Direction, le Pôle Maîtrise d’Ouvrage est un prestataire de service dont la mission principale est de conduire les études et travaux liés à la rénovation et à la transformation des bâtiments et installations existants en lien avec le plan stratégique de l'institution pour l’ensemble des sites des HUG. Description du poste Au sein du Pôle Maîtrise d’Ouvrage de la Direction de l’immobilier, nous recherchons une ou un assistant de projet pour soutenir nos équipes des services Maîtrise d’Ouvrage et Maîtrise d’Œuvre. Vos missions principales consistent à assurer la gestion administrative en rédigeant et en suivant les procès-verbaux des séances, en relisant, corrigeant et mettant en forme divers documents techniques, ainsi qu’en organisant des événements internes tels que des activités de team building ou des communications internes. Vous êtes également chargé ou chargée de mettre à jour l’intranet des secteurs, la documentation et les procédures. En matière de gestion documentaire et de reporting, vous créez, suivez et archivez les documents, contrats, factures et commandes. Vous contribuez au développement et à l’amélioration des outils collaboratifs et des méthodologies de travail, tout en participant à la digitalisation et à l’automatisation des informations. Votre rôle inclu également un support actif aux projets, notamment la saisie et la réception des commandes dans l’ERP Qualiac / CEGID, le suivi et la relance des collaborateurs et collaboratrices pour assurer l’avancement des demandes, ainsi que le pré-remplissage et le suivi des contrats entrants et sortants. Vous vérifiez et pré-approuvez les factures des entreprises et des mandataires, apportez votre aide à la préparation des décomptes finaux, au suivi budgétaire et des heures projets, et gérez administrativement les entreprises intervenant sur site, notamment pour les demandes de badges, de clés ou de permis feu. Vous êtes responsable du classement, de l’archivage et de la documentation des projets des secteurs, de la production de rapports et de statistiques, ainsi que de l’organisation des réunions de travail et de chantier et de la diffusion des documents aux partenaires concernés. Enfin, vous assurez la communication et la coordination en veillant à la diffusion des informations relatives aux projets via l’intranet et les communications internes, et vous gérez les commandes de matériel, qu’il s’agisse de fournitures ou d’équipements de protection individuelle. Nous recherchons une personne orientée service clients et solutions, qui se reconnaît dans les valeurs des HUG et les incarne pleinement dans l’exercice de ses fonctions. Qualifications Vous êtes titulaire d’un diplôme de maturité commerciale ou d'une formation jugée équivalente dans le domaine de la construction et de l’immobilier. Vous bénéficiez d’une expérience professionnelle de trois ans minimum dans une fonction similaire. La connaissance du milieu médical et/ou du secteur public genevois est un atout. Votre expérience vous a conduit à développer un sens de la discrétion et de la confidentialité ainsi qu'une grande faculté d'organisation. Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques usuels tels que Word, Excel, PowerPoint et Outlook mais aussi des plateformes collaboratives (MS Teams, SharePoint, OneDrive) et gestion visuelle de l’information (MindManager, MS Whiteboard). Vous maîtrisez parfaitement la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit. Personne rigoureuse, organisée et dotée d’un bon sens relationnel, vous savez travailler en équipe et développer des relations harmonieuses avec vos interlocutrices et interlocuteurs en faisant preuve de flexibilité, de diplomatie et d’entregent. Enfin, vous êtes capable de gérer un important volume de travail et de fixer des priorités. Informations complémentaires Vous avez un horaire régulier mais vous savez vous rendre disponible hors horaire y compris la nuit, le weekend et les jours fériés pour le service de piquet selon tournus et interventions urgentes. Entrée en fonction : 01.02.2026 Nombre de postes : 1 Taux d'activité : 100% Classe de fonction : 12 Contrat : Contrat de durée maximale de 36 mois Délai de candidature : 10.02.2026 Demande de renseignements : M. D. Mathiot,responsable secteur projets techniques, [email protected] Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées. Type de contrat HUG: CDM Département: Direction de l’immobilier

Responsibilities

The assistant will manage administrative tasks, including drafting meeting minutes, organizing internal events, and updating documentation. They will also support project management by handling orders, tracking budgets, and ensuring effective communication among team members.