Assistant to the executive Board (m/w/d) at UnternehmerTUM gGmbH

Garching bei München, Bavaria, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

07 Oct, 26

Salary

0.0

Posted On

09 Jul, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Executive Assistance, Stakeholder Management, Calendar Management, Event Organization, AI Literacy, Social Media Management, Travel Planning, Presentation Design, Salesforce, MS Office, Google Workspace, German (C1), English, Process Optimization, Communication Management, Discretion

Industry

Research Services

Description

Über uns UnternehmerTUM ist Europas führendes Zentrum für Entrepreneurship und Innovation. Wir begleiten Gründer:innen, Unternehmen und Talente auf ihrem Weg von der Idee zum Markt und fördern einen positiven Impact für Mensch und Umwelt. Rund 350 Menschen arbeiten hier täglich daran, Ideen in Wirkung zu verwandeln: für Startups, Konzerne und die Gesellschaft. Unser Executive Board bewegt sich in einem Tempo, das eine außergewöhnliche Unterstützung verlangt. Genau die suchen wir jetzt. Deine Aufgaben Du steuerst den Informationsfluss rund ums Board E-Mails, LinkedIn, Post, Telefon – du bist die erste Instanz. Du priorisierst, clusterst und sorgst dafür, dass die Kommunikation gut fließt. Für jede relevante Anfrage gibt es einen Owner und einen Entwurf. Das Board gibt nur noch frei. Du machst aus jedem Termin ein scharfes Ereignis Kein Meeting ohne Briefing-Paket, kein Call ohne Follow-up. Du koordinierst Kalender, Räume und Unterlagen, fasst Entscheidungen in strukturierten Action-Item-Listen zusammen und sorgst dafür, dass vereinbarte Dinge tatsächlich passieren. Du hältst die richtigen Beziehungen am Laufen Stakeholder-Management ist bei dir kein Buzzword, sondern Handwerk. Du pflegst eine Top-Stakeholder-Liste, steuerst Kontakt-Rhythmen und bereitest Ansprachen sowie Gesprächspartner-Dossiers so vor, dass das Board immer den richtigen Ton trifft – Datenpflege in Salesforce inklusive. Du orchestrierst Events auf höchstem Niveau Aufsichtsratssitzungen, CEO Dinners, strategische Besuchergruppen – du organisierst von der Logistik-Checkliste bis zum einheitlichen Foliensatz alles, was einen professionellen Eindruck ausmacht. Nachbereitung und Action-Tracking sind für dich selbstverständlich. Du planst Reisen so, dass sie produktiv sind Zweck, Route, Buchungen, Trip Book und Spesenabrechnung – du optimierst den Ablauf, minimierst Leerlauf und sorgst dafür, dass das Board auch unterwegs kommunikationsfähig bleibt. Du bringst Keynotes auf die Bühne Vortrags-Intake, Storyline, Foliensatz, Qualitätscheck (DE/EN), Technik-Koordination – du begleitest den gesamten Prozess vom ersten Briefing bis zur Nachbereitung und baust so eine wachsende Präsentationsbibliothek auf. Du gibst dem Board ein Gesicht auf Social Media Themenplanung, Posting-Rhythmus, Entwürfe in der richtigen Stimme, Reaktion auf Kommentare, du verantwortest die Außenwirkung von der Idee bis zur Freigabe. So bleibt das Board sichtbar, nahbar und unverwechselbar, ohne dass Sichtbarkeit dem Zufall überlassen wird. Du machst KI zum Hebel des Boards Du bedienst KI-Tools nicht nur, du orchestrierst sie: Recherchen, Entwürfe, Zusammenfassungen, Präsentationen und Dossiers entstehen bei dir schneller und schärfer, weil du weißt, welches Tool wann den Unterschied macht. Neue Anwendungen probierst du aus, bevor jemand danach fragt, und machst das Beste davon im Team nutzbar. Dein Profil Abgeschlossenes Hochschulstudium 2–3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Chief-of-Staff-Rolle, idealerweise auf C-Level oder einem schnell wachsenden Unternehmen Exzellentes Deutsch (mind. C1) und sehr gutes Englisch – du wechselst mühelos, auch wenn es mal schnell gehen muss Du denkst in Systemen: Prozesse, Priorisierung und strukturiertes Nachhalten sind deine natürliche Arbeitsweise Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace; Salesforce-Kenntnisse und Circular sind ein Plus Du bist diskret, verlässlich und weißt, wie man auf Augenhöhe mit Entscheidungsträger:innen kommuniziert Du antizipierst, bevor jemand fragt und löst, bevor es ein Problem wird Hohe AI Literacy: Du bedienst gängige KI-Tools souverän, hast Freude daran, dich fortlaufend in neue Anwendungen einzuarbeiten, und setzt sie gezielt ein, um Qualität und Tempo zu steigern" Deine Vorteile Jährliches, großzügiges Fortbildungsbudget und Katalog für interne Trainings, externe Seminare, Konferenzen und Keynotes. Viel Raum für Kreativität, Eigeninitiative und Verantwortung Unbegrenzter Zugang zu unserer Hightech-Werkstatt “MakerSpace” weitere Benefits findest du auf unserer Karriereseite Die flexiblen Arbeitszeiten und die Homeoffice-Möglichkeit ermöglichen eine gute Work-Life-Balance. Zugang zu TU-Krippenplätzen, Teilzeit- und Elternzeitmodelle, Kinderbetreuungszuschuss Flexibles, monatliches Mobilitätsbudget über die Moovster App (MVG, Lime, Uber, Jobrad, etc.). Umfangreiches Sportprogramm (Yoga, Pilates, Achtsamkeit, Cross Fit, Wellpass-Mitgliedschaft, sowie Zugang zu TUM-Sportangebote). Vielfalt ist uns wichtig Vielfalt bereichert unser Team. Wir ermutigen ausdrücklich alle qualifizierten Personen zur Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, sozialer und ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Religion, Alter oder Behinderung. Kontakt Peter Drews, Senior Talent Acquisition Manager UnternehmerTUM GmbH Lichtenbergstraße 6, 85748 Garching/München

Responsibilities

Manage the executive board's communication flow, calendars, and stakeholder relationships to ensure operational efficiency. Orchestrate high-level events, travel, social media presence, and the integration of AI tools to optimize board productivity.