Assistante administrative Centre de formation continue at Les Compagnons du Devoir et du Tour de France

Dijon, Bourgogne – Franche-Comté, France -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

14 Feb, 26

Salary

0.0

Posted On

16 Nov, 25

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Organizational Skills, Autonomy, Priority Setting, Responsiveness, Interpersonal Skills, Stress Management, Time Management, Document Management, Inventory Management, Regulatory Knowledge, Office Software Proficiency, Internal Software Proficiency, Financial Management, Event Coordination, Data Quality Assurance, Client Relationship Management

Industry

Education Management

Description

Elle -il doit être en mesure : De recenser, de classer et d’archiver les différents documents inhérents aux parcours de formation de chaque apprenant. D’utiliser les tableaux de bord et outils de contrôle mis à sa disposition pour adapter l’organisation de son travail et traiter les dossiers par priorité. De suivre la planification des événements, d’assurer l’organisation de réunions et de coordonner ces événements entre les différents acteurs. De rédiger des synthèses ou des comptes rendus De présenter les formations et le dispositif du compagnonnage De présenter les processus de gestion de la formation en interne et externe. D’entrer en contact avec les partenaires de la région ou répondre à leurs sollicitations Compétences requises : Avoir une organisation du travail stricte Savoir travailler en autonomie Savoir définir les priorités Être réactive Avoir un bon relationnel Gérer son stress Gérer son emploi du temps et celui des autres acteurs de la région (AOCDTF) S’exprimer avec clarté Savoir recenser, classer et archiver les documents Gréer des stocks (passer des commandes, faire des inventaires) Connaître la réglementation des diplômes et certifications et la législation de la formation par apprentissage et de la formation continue Maîtrise les outils bureautiques (traitement de texte, tableur...) Maîtrise des logiciels internes de gestion de la formation (BJE, YPAREO,SALESFORCE) Processus Administratif Connaitre et savoir expliquer les règles du financement, les règles de l’alternance et l’accord cadre spécifique à l’AOCDTF Mise à jour des données Candidats/Entreprises/Représentants légaux/apprenants dans les différentes applications Veille à ce que tous les apprenants soient couvert par un contrat ou une convention permettant l’entrée et le financement de la formation Veille à la qualité de la donnée afin de répondre aux différentes enquêtes Processus Développement Assister le Prévot et/ou Equipe de développement pour le placement des candidats en entreprise Suivi des fichiers clients et de l’activité commerciale Devis et factures : édition, transmission, suivi, classement et archivage Processus Production Préparation des dossiers administratifs (contrats, conventions) : constitution, saisie, enregistrement, transmission dans les outils internes, suivi, contrôle, , Identification des différents publics en provenance des autres régions de l’AOCDTF Suivi régulier durant les formations : gestion des présences et absences, gestion des justificatifs d’absences et alerte aux équipes de direction sur les forts taux d’absence envoi et suivi de courriers aux différents destinataires concernés, préparation de dossiers, gestion des imprévus, vérification de la conformité et de l’exhaustivité des émargements (heures DHT, heures TPP, heures en distancielles) Planification des rendez-vous avec les entreprises selon les consignes nationales Préparation des documents de fin de formation : attestations de formation, de présence, attestation hebdomadaire Suivi et alertes sur les ruptures (définir le statut, établir les documents afférents à la rupture et au nouveau contrat) Gestion et suivi des sanctions des apprenants Gestion de la relation avec différents partenaires financiers ou institutionnels (Opco , France travail, Conseil régional, Rectorat,) Gestion des formations avec le Conseil régional et la rémunération des stagiaires Inscription aux examens sur cyclade ou autre portail a disposition (préparation du dossier admin, transmission des convocation, saisie des résultats aux examens ou des évaluations de fin de contrat et envoi ou remise des diplômes aux apprenants Processus Finances Gestion et suivi des accords de prises en charges financiers pour toutes types d’action de formation Facturation dans les délais des toutes actions de formation Relance des factures Opco, apprenants, entreprises Ce Que Nous Offrons Un environnement de travail collaboratif et stimulant. Des perspectives d'évolution au sein de l'entreprise. Accès à une restaurant d'entreprise avec des tarifs préférentiels. Complémentaire santé avantageuse prise en charge à 60% Options de télétravail selon la faisabilité du poste. La prise en charge partielle des transports en commun Une prime de fidélité déclenchée à partir de 3 ans d'ancienneté Un accord Compte Epargne Temps et PERCO Entreprise inclusive et engagée en faveur de l’égalité des chances, nous accueillons avec attention les candidatures de toutes et tous, et nous sommes sensibilisés à l'intégration et au maintien en emploi des personnes reconnues en situation de handicap (RQTH)

Responsibilities

The administrative assistant is responsible for organizing and archiving training documents, managing event planning, and coordinating meetings. They also handle communication with regional partners and ensure compliance with training regulations.