Assistent för ledningen at University of Helsinki

Helsinki, Uusimaa, Finland -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

29 Mar, 26

Salary

3500.0

Posted On

29 Dec, 25

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Administrative Tasks, Event Planning, Travel Arrangements, Meeting Coordination, Communication Skills, Organizational Skills, Digital Systems Proficiency, Service Attitude, Flexibility, Collaboration, Initiative, Multilingual Communication

Industry

Higher Education

Description

Vi söker en assistent för ledningen till en fast anställning för att komplettera serviceteamet på Centrumcampus samt assistera ledarna. Anställningen börjar 1.3.2025 eller enligt överenskommelse. Som assistent till ledningen fungerar du som ett viktigt stöd för ledningen och säkerställer att deras vardag löper smidigt. Du är en del av vårt assistentteam och ansvarar för svenska social- och kommunalhögskolans rektor samt för 1 – 3 dekaner eller direktörer för de fristående institutionerna. Du övervakar prioriteringen i dina chefers kalendrar och ser till att tidsplanerna är realistiska och smidiga. I dina mångsidiga arbetsuppgifter ingår också evenemangs- och researrangemang, mötesarrangemang, mötessekreterarens uppgifter, granskning av inköpsfakturor, beredning av olika material och du är även ett stöd för ledaren i kommunikationsrelaterade uppgifter. Tidvis hjälper du även till med andra uppgifter inom den allmänna förvaltningen. I ditt arbete använder du mångsidigt digitala system och hjälpmedel. Som assistent till ledningen är du en viktig länk i vår mångsidiga gemenskap, där dina arbetsspråk är svenska, finska och engelska. Du arbetar huvudsakligen på Centrumcampus och kan även utnyttja möjligheterna till distansarbete. Om dig Du främjar ditt arbete med en professionell serviceattityd och vågar modigt föra fram din sakkunniga uppfattning. Du har erfarenhet av administrativa uppgifter och har avlagt en examen som lämpar sig för de ifrågavarande uppgifterna. Du inspireras av arbetet i forskar- och expertgemenskapen, där arbetets värdegrund är särskilt viktig för många av oss. Du är en skicklig organisatör, tar snabbt till dig nya saker och arbetar på eget initiativ. Vi värdesätter flexibilitet och goda samarbets- och kommunikationsfärdigheter som gör det möjligt för dig att navigera smidigt i vår mångskiktade organisation där de studerande och personalen bildar en flerspråkig gemenskap och där svenskan har sin plats. Du kommunicerar flytande muntligen och skriftligen på svenska, finska och engelska. Varför arbeta vid universitetet Vi erbjuder dig ansvarsfulla och mångsidiga arbetsuppgifter i vår utvecklingsvänliga verksamhetsmiljö. Som stöd i ditt arbete har du vår yrkeskunniga expertorganisation. Vi tar hand om dig genom vårt erbjudande av mångsidiga tjänster för välbefinnande, såsom personalutbildning och företagshälsovård samt flexibla arbetsmöjligheter (distansarbete, hybridarbete och närarbete). Lönen för anställningen uppgår i början av anställningen till cirka 3 200 - 3500 euro i månaden utifrån den valda personens kompetens och arbetserfarenhet. Blev du intresserad? Berätta för oss om dig själv och varför just du är rätt person för den här uppgiften. Vi väntar på din ansökan via vårt rekryteringssystem senast 12.1.2026. Helsingfors universitet önskar sökande från olika kön, språk- och kulturbakgrund samt minoriteter på ett mångsidigt sätt. Ytterligare information om anställningen ges av utvecklingschef Jonna Katajisto (jonna.katajisto@helsinki.fi, tfn 02941 57562), anträffbar torsdag 8.1 kl. 10 - och fredag 9.1 kl. 10 -. Det mångvetenskapliga Centrumcampus ligger i hjärtat av Helsingfors och är Helsingfors universitets största campus. Det finns fem fakulteter, Svenska social- och kommunalhögskolan samt flera fristående institutioner på campus. Hos oss studerar cirka 17 000 grundexamensstuderande inom det humanvetenskapliga området. Vår undervisning och forskning i människor, kulturer och samhällen, dess väsen och förändringar, utvecklar vår bildning och vårt samhälle samt hjälper oss att svara på förändringarna. Universitetsservicen Som stöd för forskning, undervisning och studier erbjuder Helsingfors universitet en Universitetsservice. Detta är en helhet som består av personaltjänster, undervisnings- och studenttjänster, ekonomitjänster, forskningstjänster, kommunikations- och samhällsrelationer samt tjänster för allmän förvaltning. Vid Universitetsservicen arbetar sammanlagt cirka 1 100 experter inom de lokala tjänsterna på campus samt inom de tjänster på universitetsnivå som stöder de lokala tjänsterna. KOM ATT ARBETA MED OSS FÖR VÄRLDENS BÄSTA – TILLSAMMANS #helsinkiunicareers

Responsibilities

As an assistant to the management, you will provide essential support to ensure the smooth operation of daily activities for the leadership team. Your tasks will include managing calendars, organizing events and meetings, and assisting with communication-related duties.