Assistenz der Geschäftsführung at HateAid gGmbH

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

25 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

27 May, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Calendar Management, Travel Planning, Office Management, Administrative Support, MS Office, Digital Organization Tools, Coordination, Expense Management, German Fluency, Detail Orientation, Pragmatic Thinking, Flexibility

Industry

Individual and Family Services

Description

Intro Unsere beiden Geschäftsführerinnen Anna-Lena und Josephine haben immer und ohne Ausnahme volle Terminkalender und eine tatkräftige Referentin der Geschäftsführung an ihrer Seite, die sie erfolgreich durch den trubeligen Alltag navigiert und die Schnittstelle in die verschiedenen Teams gewährleistet. Wir suchen zur weiteren Unterstützung eine Person, die tatkräftig mit anpackt, wenn es darum geht, den organisatorischen Alltag zu bewältigen: bei der Kalenderpflege und Reiseplanung zu unterstützen, Buchungen und Kostenerstattungen vorzunehmen und die Office-Managerin sowie die Referentin zu vertreten. Deine zukünftigen Rollen Du hast den Überblick und denkst mit: in enger Rücksprache mit der Referentin der Geschäftsführung liegt die Planung von Reisen der Geschäftsführerinnen zu Veranstaltungen und Vorträgen in deiner Hand. Selbst wenn es mal stressig und unübersichtlich wird, lässt du dich nicht aus der Ruhe bringen. Puzzeln ist dein liebstes Hobby: tagesaktuelle Änderungen im Kalender der Geschäftsführung sind keine Ausnahme und in enger Zusammenarbeit mit der Referentin der Geschäftsführung trägst du mit dazu bei, unterschiedliche Termine über verschiedene Kanäle für zwei Personen zu koordinieren, die Tagesabläufe kurzfristig anzupassen, Buchungen und Umbuchungen vorzunehmen. Auch administrative Aufgaben wollen mit Sorgfalt und dem entscheidenden Blick fürs Detail übernommen werden: (Reise-)Kostenerstattungen und Angebote, Datenbank, Kontaktlisten, Verteiler und Dokumentationen für die Geschäftsführung sowie Dokumentenablage gehören mit zu deinem Verantwortungsbereich. Weil uns Post auch weiterhin auf dem Papierweg erreicht, kümmerst du dich in enger Abstimmung mit dem Officemanagement auch um die Post an die Geschäftsführung. Bei Abwesenheit und Bedarf vertrittst du unser Officemanagement bei akuten organisatorischen und logistischen Anfragen und der Postbearbeitung. Und wenn die Referentin der Geschäftsführung mal im Urlaub ist, übernimmst du die Vertretung zumindest so weit, dass das Alltagsgeschäft weiterläuft. Wir wünschen uns Du hast bereits einige Jahre Erfahrung als Assistenz (der Geschäftsführung) und diese Arbeit geht dir, ungeachtet stressiger Alltagssituationen, leicht von der Hand. Eine kaufmännische Ausbildung (Büromanagement, Bürokommunikation, Office Management o. Ä.) ist hilfreich, aber uns sind Persönlichkeit und Expertise wichtiger als Abschlüsse. Dein Wohnsitz und gewöhnlicher Aufenthaltsort befinden sich in Berlin. Du sprichst und schreibst fließend Deutsch. Du bist ein außerordentliches Organisationstalent und behältst den Überblick. Du hast eine eigenständige und strukturierte Arbeitsweise, du planst alles haargenau und dich zeichnet die Liebe zum Detail aus. Du lässt dich nicht aus der Ruhe bringen, denkst pragmatisch und kannst flexibel auf verschiedene Anforderungen reagieren. Die Nutzung verschiedener digitaler Tools zur Organisation und Kommunikation sind dir vertraut und in der Anwendung des MS Office-Pakets fühlst Du Dich sicher. Du bist ein politisch denkender Mensch und willst dich gegen digitale Gewalt engagieren. Du schätzt unsere vielseitige Gesellschaft und hast den Willen, dich dahingehend weiterzuentwickeln, deinen Blickwinkel zu wechseln und dazuzulernen. Wir bieten Eine auf zunächst ein Jahr befristete Stelle mit 20 Stunden an 5 Tagen / Woche Einen spannenden und relevanten Job für Kopf & Herz an der Schnittstelle gesellschaftlicher Debatten, Netzpolitik und Recht Teilnahme an Workshops und Fortbildungen (z.B. zu fachlichen Themen – allein und auch im Team) Versch. Benefits zur Auswahl inkl. Urban Sports Mitgliedschaft sowie eine Plattform für Mitarbeiter*innen-Angebote Betriebliche Altersvorsorge mit einem erhöhten Zuschuss von 30% Individuelle Supervision/Präventionspsychologie Freizeitausgleich für jede Überstunde 30 Tage Urlaub im Jahr bei einer 5-Tage-Woche Bezahlte Freistellung am 24.12. und 31.12. Mobiles Arbeiten innerhalb Deutschlands nach Absprache Arbeiten aus dem Ausland (EU, EWR, Schweiz) nach Absprache Haben wir dein Interesse geweckt? Wir benötigen einen aussagekräftigen Lebenslauf ohne Foto und relevante Zeugnisse. Damit wir vorab schon einmal einen persönlichen Eindruck von dir erhalten: Nenne uns deine drei wichtigsten Learnings aus deiner bisherigen Erfahrung als Assistent*in (der Geschäftsführung) und teile mit uns dein größtes Missgeschick und wie du damit umgegangen bist (wir verraten es auch niemandem, versprochen!). About us Hass im Netz ist eine gesellschaftliche Herausforderung. Menschen, die digitale Gewalt erleben, stehen oft allein da. Meist sind sowohl das persönliche Umfeld als auch die Behörden überfordert, wenn Menschen im Internet massiv angegriffen werden. Auch die Plattformen übernehmen selten Verantwortung. Das wollen wir ändern – am liebsten mit dir an unserer Seite. Was HateAid tut HateAid ist eine gemeinnützige Organisation, die sich seit 2018 für Menschenrechte im digitalen Raum einsetzt. Alle Betroffenen, die selbst keine digitale Gewalt verbreiten, können sich an die Beratung von HateAid wenden. In ausgewählten Fällen unterstützen wir Betroffene zudem bei der Durchsetzung ihrer Rechtsansprüche. In digitaler Gewalt sehen wir eine große Gefahr für die Demokratie. Deswegen wollen wir die Grundvoraussetzungen für Menschen, die digitale Gewalt erleben, nachhaltig verbessern, etwa über Veränderungen im Straf- und Zivilrecht oder im Verbraucherschutz. Dazu stehen wir in regelmäßigem Austausch mit Politik, Strafverfolgungsbehörden sowie Plattformbetreibenden und veröffentlichen Positionspapiere sowie Stellungnahmen. Mittels Kampagnen, Aktionen und Medienarbeit adressieren wir das Thema digitale Gewalt gegenüber einer breiten Öffentlichkeit. Vielfalt ist uns wichtig… … und unsere Organisation befindet sich im stetigen Prozess, ein möglichst sicherer Ort für alle Menschen zu werden – hierfür dürfen wir noch viel lernen und umdenken. Sollte dir das ebenso wichtig sein wie uns, freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung. Solltest du dich aus Gründen, die weder fachlicher noch inhaltlicher Natur sind, gegen eine Bewerbung bei uns entschieden haben, fühl dich eingeladen uns via jobs@hateaid.org mitzuteilen, was wir anders/besser machen können. Weitere Infos zu HateAid findest du auf unserer Website.

How To Apply:

Incase you would like to apply to this job directly from the source, please click here

Responsibilities

Provide high-level organizational support to two managing directors, focusing on calendar management, travel planning, and administrative tasks. Act as a liaison between management and various teams while representing office management during absences.