Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) at Ehrenamtsstiftung MV

Güstrow, Mecklenburg-Vorpommern, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

14 May, 26

Salary

1800.0

Posted On

13 Feb, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Schedule Coordination, Structuring Tasks, Meeting Preparation, Contact Management, Correspondence Handling, Travel Planning, Expense Reporting, Analytical Thinking, MS-365 Proficiency, Organizational Skills, Initiative, Discretion, Loyalty, Integrity, Teamwork, Reliability

Industry

Funds and Trusts

Description

Die Ehrenamtsstiftung MV (EAS MV) besteht als Stiftung des bürgerlichen Rechts seit dem 1. Juni 2015. Stiftungszweck ist es, das ehrenamtliche und bürgerschaftliche Engagement in Mecklenburg-Vorpommern mit Qualifizierung, Anerkennung, Vernetzungs- und Austauschveranstaltungen, juristischer Beratung sowie finanzieller Förderung zu stärken. Aufgaben Terminkoordination der Geschäftsführung (GF) Strukturierung von Tagesaufgaben sowie mittel- bis langfristigen Projekten mittels MS Teams Planner und Outlook-Kalender der GF Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie ggf. Begleitung bei Terminen der Geschäftsführung Kontaktmanagement der GF Korrespondenz der GF, Bearbeitung von analogem und digitalem Posteingang Überwachung des E-Mail-Eingangs der GF; Besprechung wichtiger Eingänge; bei Abwesenheit Weiterleitung und bei Bedarf Kontaktaufnahme zu Absendern Sichtung und Vorlage von Anschreiben, Einladungen, Weihnachtspost etc. Reiseplanung (Anreisemöglichkeiten prüfen: Bahn, Taxi, zu Fuß; Hotel- und Tischreservierungen, Umbuchungsanfragen etc.), Reisekostenabrechnung Vertretung der Assistenz für Gremien und Organe sowie der Geschäftsstelle der Ehrenamtsstiftung MV Qualifikation mindestens abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare mehrjährige Berufserfahrung Analytisches Denken und Freude an der Terminkoordination Versierter Umgang mit MS-365 (MS-Teams, Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative, Organisationsstärke und eine von Selbständigkeit, Engagement, Flexibilität, Zielorientierung und Präzision geprägte Arbeitsweise Hohe Belastbarkeit, absolute Vertrauenswürdigkeit, Diskretion, Loyalität und Integrität Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und selbstständiges Arbeiten sind für Sie selbstverständlich Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen Offene und freundliche Art, souveränes und umsichtiges Auftreten Benefits Die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit beträgt 20 Stunden, verteilt auf die Wochentage Ihrer Wahl Die Vergütung ist angelehnt an den TV-L, Entgeltgruppe 8 Professionelle und moderne Arbeitsbedingungen (Vertrauensarbeitszeit) und mobiles Arbeiten Ein sympathisches Team im angenehmen zentralen Ambiente am Dienstort Güstrow Teamorientierte Fortbildungs- und Qualifikationsmaßnahmen Vereinbarkeit von Beruf und Familie Schwerbehinderte Bewerberinnen oder Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Die Ziele der Gleichstellung von Frauen und Männern gemäß dem Bundesgleichstellungsgesetz werden berücksichtigt. Wir begrüßen Bewerbungen von allen Menschen unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion oder sexueller Identität. Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, richten Sie bitte Ihre Bewerbung ausschließlich digital bis zum 15. März 2026 mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse) in deutscher Sprache – in einem zusammengefassten pdf-Dokument (max. 5 MB) – an die Geschäftsführerin der Ehrenamtsstiftung MV, Frau Dr. Adriana Lettrari-Pietzcker Die Auswahlgespräche sind für die 13. Kalenderwoche 2026 vorgesehen. Für fachliche Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung steht Ihnen Frau Madleen Hoffmeister gerne unter der Telefonnummer 03843 -77499-25 zur Verfügung.

Responsibilities

The role involves coordinating the Executive Director's schedule, structuring daily tasks and projects using MS Teams Planner and Outlook, and preparing for/attending meetings. Responsibilities also include managing the Director's correspondence, monitoring emails, handling travel planning and expense reports, and providing representation for the office when necessary.