Wir sind eine etablierte Physiotherapiepraxis mit MediFit-Trainingsbereich in München. Zur professionellen Entlastung suchen wir eine vorausschauende Assistenz mit sehr guten MS-Office-Kenntnissen und Erfahrung in der digitalen Akten- und Prozessführung.

Ihre Aufgaben

• Executive Support und Kommunikation: E-Mail- und Kalendermanagement, Priorisierung von Aufgaben, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Wiedervorlagen und Follow-ups.
• Vertrags- und Vorlagenmanagement: Erstellung und Pflege von Word-Vorlagen und Standardverträgen, Fristenkontrolle, revisionssichere Ablage in der digitalen Akte.
• Digitalisierung und Prozessmanagement:
• Aufbau einer strukturierten digitalen Ordner- und Dokumentenlogik in SharePoint oder OneDrive inklusive OCR-Scan und Versionierung.
• Einführung effizienter Workflows mit Microsoft Forms und Power Automate sowie Einsatz von E-Signaturen.
• Erstellung kurzer Verfahrensanweisungen und Anwenderleitfäden für das Team.
• Office-Management: Beschaffung, Dienstleisterkoordination, Terminorganisation, Reiseplanung und allgemeine Administration.
• Projekt- und Eventorganisation: Planung und Umsetzung wechselnder Themen wie Weihnachtsfeier oder interne Aktionen mit Budget- und Terminsteuerung.
• Buchhaltungsvorbereitung: Beleglauf, Vorkontierung und Übergabe an die Steuerberatung, Zusammenarbeit mit DATEV.

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