Assistenz der Geschäftsführung / Operations (m/w/d) - E-Commerce Sport & Ou at Otaro GmbH

Kirchheim unter Teck, Baden-Württemberg, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

05 Apr, 26

Salary

0.0

Posted On

05 Jan, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

E-Commerce, Organization, Digital Competence, Backoffice Operations, Process Optimization, Customer Communication, Shopify, JTL, Email Marketing, CRM Tools, Accounting, Flexibility, Problem Solving, Team Coordination, Research, AI Understanding

Industry

Sporting Goods Manufacturing

Description

Teilzeit (10–20 Std./Woche) | Remote & Hybrid (Raum Stuttgart/Kirchheim) Wir sind ein junges, digitales Sport- & E-Commerce-Unternehmen. Wir wachsen schnell – und genau deshalb brauchen wir Dich. Aktuell liegen zu viele operative Bälle bei der Geschäftsführung. Dein Job ist es nicht, diese Bälle nur zu fangen, sondern ein System zu bauen, damit sie gar nicht erst herunterfallen.Wir suchen keine reine "Sekretariatskraft", sondern ein Organisationstalent mit E-Commerce-Verständnis, das Lust hat, Struktur ins Chaos zu bringen. Aufgaben Deine Mission: Entlastung & Struktur Du bist der operative Anker für die Geschäftsführung. Du siehst Arbeit, bevor man sie dir gibt, und sorgst dafür, dass das Tagesgeschäft reibungslos läuft. Operatives Backoffice: Du übernimmst klassische kaufmännische Aufgaben – von der Rechnungsstellung über vorbereitende Buchhaltung (DATEV Unternehmen online ist dir kein Fremdwort) bis hin zur Vorbereitung von Gehaltszahlungen. E-Commerce Operations: Du unterstützt im Tagesgeschäft unseres Online-Shops (Shopify). Du pflegst Produkte, behältst Bestellungen im Blick und kümmerst dich um das Fulfillment (idealerweise Erfahrung mit Warenwirtschaftssystemen wie JTL). Prozess-Optimierung: Wir sind noch nicht perfekt. Du hilfst uns, Prozesse zu dokumentieren und zu verbessern, damit Aufgaben dauerhaft effizienter laufen (Erfahrung mit ASANA o.ä. Tools). Kunden & Kommunikation: Du unterstützt im E-Mail-Marketing und bist auch mal bereit, Kundenanfragen lösungsorientiert zu beantworten (CRM-Tools für E-Mail Marketing wie KLAVIYO, Omnisend o.ä.).Die rechte Hand: Du hältst der GF den Rücken frei, koordinierst Termine und übernimmst Recherche-Aufgaben (gerne auch mit KI-Support). Qualifikation Dein Profil: Digital-Native & Zuverlässigkeits-Monster Ob du ein ambitionierter Absolvent bist oder ein erfahrener Profi im Wiedereinstieg (z.B. nach Elternzeit), ist uns egal. Wichtig ist dein Skillset und deine Einstellung. Digitale Kompetenz (Muss): Du bist fit am Computer. Wir arbeiten remote und digital. Schnelles Tippen (oder diktieren), sicherer Umgang mit Tools wie Slack, Google Workspace und ein Grundverständnis für KI (ChatGPT & Co.) setzen wir voraus. E-Commerce Erfahrung: Du hast idealerweise schon im Online-Handel gearbeitet. Begriffe wie Shopify, JTL, Retourenmanagement oder E-Mail-Flows sind dir bekannt. Organisationstalent: Du bist strukturiert, gewissenhaft und verlässlich. Wo andere Chaos sehen, schaffst du Ordnung. Kaufmännisches Verständnis: Du hast keine Angst vor Zahlen, Rechnungen oder Buchhaltungsthemen. Mindset: Du wartest nicht auf den perfekten Prozess, sondern packst an. Du bist flexibel und denkst mit. Benefits Was wir bieten Maximale Flexibilität: Die Stelle ist auf 10–20 Stunden ausgelegt (auch ausbaufähig). Wir wissen, dass das Leben nicht immer nach Plan läuft – solange die Ergebnisse stimmen, kannst du dir deine Zeit sehr flexibel einteilen. Remote & Hybrid: Wir arbeiten "Digital First". Wenn du aus dem Raum Kirchheim Teck / Stuttgart kommst, treffen wir uns gerne regelmäßig zum persönlichen Austausch im Büro – ansonsten arbeitest du bequem von zu Hause. Verantwortung & Vertrauen: Du bist kein Rädchen im Getriebe, sondern eine wichtige Stütze des Unternehmens. Modernes Arbeiten: Wir nutzen die neuesten Tools und verzichten auf verstaubte Konzern-Bürokratie.Perspektive: Wir wachsen. Wenn du willst und es passt, kann diese Stelle mit der Zeit auch an Verantwortung und Stundenumfang wachsen. Schick uns deinen Lebenslauf (oder LinkedIn-Profil). Ein formelles Anschreiben brauchen wir nicht. Schreib uns lieber kurz per E-Mail: Welche Erfahrungen bringst du im Bereich E-Commerce / Backoffice mit? Welches digitale Tool (außer Excel) nutzt du am liebsten, um dich zu organisieren? Wie viele Stunden pro Woche strebst du idealerweise an und ab wann könntest du starten?

Responsibilities

You will serve as the operational anchor for the management, ensuring smooth daily operations and relieving them of various tasks. Your role includes managing back-office operations, supporting e-commerce activities, optimizing processes, and assisting with customer communication.