Assistenz der Geschäftsführung und Office Management in Teilzeit im INSTITU at INSTITUT SOMMER

Berlin, , Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

19 Jun, 26

Salary

1140.0

Posted On

21 Mar, 26

Experience

0 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Office Management, Assistenz, Organisatorische Prozesse, Kommunikativ, Zuverlässig, Strukturiert, Loyal, Eigeninitiative, Teamwork, Digitale Tools, Cloud-Ablagen, Führerschein Klasse B, Fahrzeugbesitz

Industry

Business Consulting and Services

Description

Du suchst nach einem langfristigen und sicheren Arbeitsplatz in Teilzeit und möchtest direkt an der Seite der Geschäftsführung wirken? Dann bist du bei uns genau richtig! Wir sind ein kleines Team mit großen Aufgaben, das auf Augenhöhe miteinander arbeitet. Dein Aufgabengebiet wird vielseitig sein und dir Einblicke in unterschiedlichste Themenfelder ermöglichen. Wir freuen uns darauf, dich als umsetzungsstarken und kommunikativen Allrounder in unserer Mitte willkommen zu heißen. Das INSTITUT SOMMER arbeitet an der Schnittstelle von Organisationen mit der Entwicklung von Unternehmer*innen und Führungskräften sowie der Durchführung von Coaching-Ausbildungen. Zu unserem Umfeld gehören neben der Institutsarbeit auch der Kulturhof Dretzen sowie das Projekt Shoppen bei Anke. Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige, strukturierte Persönlichkeit, die Freude daran hat, organisatorische Prozesse im Hintergrund zusammenzuhalten und stets den Überblick zu behalten. Start: Möglichst zum 1. April 2026 (ein späterer Einstieg ist aufgrund der kurzfristigen Ausschreibung ebenfalls möglich) Wie viele Stunden unterstützt du uns? 12 Stunden pro Woche bei einer 4-Tage-Woche Aufgaben Deine Aufgaben: Werktägliche Betreuung diverser E-Mail-Postfächer Terminplanung und Kalenderbetreuung sowie Behalten des Gesamtüberblicks Zuarbeiten für die Projektmanagerinnen, wie Unterstützung bei der Professionalisierung der institutsinternen Zertifizierungen mit Anbindung an anerkannte Verbände, Ausbau des Renommee des INSTITUT SOMMER u. v. m. Selbstständige Bearbeitung sich ergebender operativer und organisatorischer Aufgaben für die Geschäftsführung und das Team Direkte Weitergabe wichtiger Anliegen an die Geschäftsführerin sowie Verteilen von Informationen und Aufgaben im Team Führung von (E-Mail-)Korrespondenz sowie Lektorat und Versand von Unterlagen Allgemeine technische Betreuung und Unterstützung der Geschäftsführerin Feelgood-Management und Betreuung von Kund*innen vor Ort Persönliche Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung, wie Organisation von und Begleitung zu Arzt-, Friseur- und anderen Terminen, die Erledigung von Besorgungen oder die Buchung und Organisation von privaten und beruflichen Reisen Administrative Tätigkeiten und Professionalisierung der Ablage – digital via OneDrive und physisch Bearbeitung der Post der Geschäftsstelle Unterstützung bei einzelnen Akquise-Aufgaben Überprüfung bestehender Verträge Pflanzenbetreuung und Pflege der Geschäftsräume Sorge und Betreuung des alten INSTITUTS-Hundes Qualifikation Flexibler Arbeitsplatz: Du wechselst zwischen der Geschäftsstelle, deinem Homeoffice und der Dienstwohnung der Geschäftsführerin. Das bringst du idealerweise mit: Du bist lebensfroh und kannst mit vielen unterschiedlichen Aufgaben, die sich auch spontan verändern können, gut umgehen Du bist ein Organisationstalent und zeichnest dich durch eine strukturierte Arbeitsweise aus Du bist verlässlich, verantwortungsbewusst, sehr loyal und für Wandel und Entwicklung im Unternehmen aufgeschlossen Du identifizierst dich mit deinem Aufgabengebiet und zeigst gerne Eigeninitiative Du hast Freude an Teamwork und gemeinsamer Arbeit mit der Geschäftsleitung Du bist kommunikativ, eine gute Seele und liebst es, Dinge zu koordinieren Du hast Erfahrungen im Office-Management sowie in Assistenz- oder Verwaltungsaufgaben Du gehst souverän mit digitalen Tools und technischen Anwendungen um (z.B. Office-Anwendungen und Cloud-Ablagen) Du bringst exzellente Deutschkenntnisse mit, schriftlich wie mündlich Du hast Interesse an organisatorischen, finanziellen und administrativen Prozessen Du hast einen Führerschein der Klasse B und idealerweise ein eigenes Auto, um die Geschäftsführung zu Terminen zu fahren oder Besorgungen zu erledigen (teilweise mit Hund | Fahrten werden via Kilometerpauschale erstattet) Benefits Wir bieten: Ein unbefristetes Anstellungsverhältnis in Teilzeit mit 12 Wochenstunden bei einer 4-Tage-Woche Eigenes Diensthandy oder eine separate SIM-Karte Einen Arbeitsplatz mit Wohlfühlatmosphäre, der auf Langfristigkeit setzt und Entwicklungschancen bietet Eine gründliche Einarbeitung in unsere Strukturen, Inhalte und die Abläufe unseres Unternehmens Eine vielseitige Tätigkeit in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld zwischen Organisation, Gesellschaft, Kultur und Projektverantwortlichkeiten Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Gestaltungsspielraum Ein kleines, engagiertes Team Teilweise Homeoffice-Optionen Einen Bruttolohn von 1.140 EUR Wer wir sind: Wir sind eine systemische Unternehmensberatung mit Sitz in Berlin-Zehlendorf, die soziologisch orientiert ist und bundesweit arbeitet. Wir entwickeln Unternehmen sowie deren Inhaber*innen und Führungskräfte weiter. Ziel ist es, die Unternehmungen krisensicher auf dem Markt zu platzieren. Außerdem bilden wir zum Business-Coach nach der SOMMER-Methode © 2011 aus und vermitteln die Ausbildungsteilnehmer*innen nach dem 2. Ausbildungs- und Entwicklungsjahr als Referent*innen und Coaches weiter. Haben wir dein Interesse geweckt? Wir freuen uns auf deine aussagekräftige Bewerbung, bestehend aus einem kurzen Motivationsschreiben, Lebenslauf (gerne mit Foto) und dem frühestmöglichen Eintrittsdatum. Sende deine Bewerbung bitte per E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse. Wir freuen uns sehr auf deine Bewerbung! Dein INSTITUT SOMMER-Team

Responsibilities

The role involves daily management of various email inboxes, comprehensive calendar and appointment scheduling, and providing support to project managers on tasks like professionalizing internal certifications. Additional duties include handling operational tasks for management, managing correspondence, personal assistance for the CEO (appointments, errands, travel organization), and administrative duties like digital filing.