Assistenz (m/w/d) des Hauptgeschäftsführers & der Präsidentin at IHK Köln

Cologne, North Rhine-Westphalia, Germany -

Full Time

Start Date

Immediate

Expiry Date

06 Aug, 26

Salary

0.0

Posted On

08 May, 26

Experience

2 year(s) or above

Remote Job

Yes

Telecommute

Yes

Sponsor Visa

Skills

Calendar Management, Travel Planning, Meeting Organization, Correspondence Management, Presentation Design, Website Maintenance, Microsoft 365, English Proficiency, German Proficiency, Office Organization, Communication Skills, Time Management

Industry

Government Administration

Description

Wir suchen Für den Bereich der Hauptgeschäftsführung sind wir ab sofort auf der Suche nach einer engagierten Assistenz (m/w/d) des Hauptgeschäftsführers und der Präsidentin. In dieser Position übernehmen Sie gemeinsam mit einer weiteren Assistentin die Organisation und Koordination des Büroalltags und tragen maßgeblich dazu bei, einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Sie arbeiten eng mit den relevanten Schnittstellen im Haus zusammen und unterstützen dabei, Abläufe effizient und strukturiert zu gestalten. Unbefristet in Vollzeit (40 Stunden/Woche). Sie wollen etwas bewegen? Wir auch! Gestalten Sie die Zukunft mit - an der Schnittstelle von Wirtschaft und Politik! Über uns Ihre Aufgaben bei uns Ihre Aufgaben Übernahme klassischer Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für den Hauptgeschäftsführer und die Präsidentin, insbesondere Termin- und Kalendermanagement sowie Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen Organisation und Betreuung von Sitzungen, Gremien und Veranstaltungen, insbesondere das Präsidium und die Vollversammlung Postfach- und Korrespondenzmanagement sowie strukturierte Weiterleitung eingehender Informationen Fristenüberwachung und zuverlässiges Nachhalten von Zulieferungen Erstellung und Gestaltung von Präsentationsunterlagen Pflege und Aktualisierung von im Verantwortungsbereich liegenden Inhalten auf der Website Betreuung der Auszubildenden während ihrer Einsatzzeit im Büro Dein Ausbildungsplatz Das erwartet Dich bei uns Deine Aufgaben Gemeinsam Zukunft gestalten! Ihr Profil Was Sie mitbringen Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich professionelle Büroorganisation oder Assistenz Einschlägige Berufserfahrung in der Büroassistenz Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, um in jeder Situation den Überblick zu behalten Ausgeprägte Kommunikationsstärke und sicheres, souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern Das zeichnet Sie aus Persönliches Engagement und Kundenorientierung auf allen Ebenen Teamplayer oder Teamplayerin aus Leidenschaft Sicherheit in der schriftlichen und mündlichen Korrespondenz in Deutsch und Englisch Routinierter Umgang mit den Anwendungen von Microsoft 365 Das bringst Du mit Dein Profil Das zeichnet Dich aus Darauf können Sie sich freuen Fachliche Vielfalt: Ein spannender Aufgabenbereich mit Raum für eigenverantwortliches Arbeiten. Motiviertes Team: Teilhabe an einer der wichtigsten Institutionen der Region. Karriere: Weiterbildungsmöglichkeiten für Ihre persönliche Entwicklung Zukunftssicherung: Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsmanagement Mobilitätsvorteil: Vergünstigtes Deutschlandticket und Fahrrad-Leasing Weitere Informationen zu unseren Zusatzleistungen finden Sie auf unserer Website. Was wir Ihnen bieten Interesse geweckt? Klingt spannend? Dann werden Sie Teil unseres Assistenz-Teams und unterstützen Sie unser Leitungsbüro mit Kompetenz, Organisationsstärke und Leidenschaft. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen über unsere Karriereseite. IHK Köln – Starke Wirtschaft. Starke Region! Darauf kannst Du Dich bei uns freuen Bereit für Deinen nächsten Schritt? Kontakt Interessiert, aber noch Fragen? Melden Sie sich gerne jederzeit bei uns - wir freuen uns auf den Austausch! Felicia Graber Personalmanagement und Ausbildung 0221 1640 2050 felicia.graber@koeln.ihk.de Interessiert, aber noch Fragen? About us Die Industrie- und Handelskammer zu Köln ist starke Partnerin von über 150.000 Unternehmen in Köln, Leverkusen, dem Rhein-Erft-Kreis, dem Rheinisch-Bergischen Kreis und dem Oberbergischen Kreis. Wir vertreten die Interessen unserer Mitgliedsunternehmen mit klarer Stimme und setzen uns aktiv für optimale wirtschaftliche und politische Rahmenbedingungen ein, um Innovation, Wachstum und Erfolg in der Region zu fördern. Unser engagiertes Team aus Expertinnen und Experten sorgt mit Leidenschaft und Know-how dafür, dass die Anliegen unserer Mitgliedsunternehmen auf allen Ebenen gehört werden. Zudem ermöglichen wir in der Aus- und Weiterbildung optimale Rahmenbedingungen, um die Entwicklung unserer jungen Nachwuchstalente sowie die Weiterbildung bestehender Fachkräfte voranzutreiben.

Responsibilities

Provide comprehensive executive assistance to the CEO and President, focusing on calendar management, travel organization, and meeting coordination. Manage correspondence, monitor deadlines, and maintain website content while supporting the office's daily operations.